8- Approuver les comptes

Le comptable est notifié lorsque l’assemblée générale a eu lieu et il peut alors accéder au PV d’AG pour approuver les comptes.

⚠️ Si les copropriétaires ont émis des réserves lors de l'AG (par exemple pour modifier l'affectation d'une facture), vous devez réouvrir l'exercice, effectuer les modifications, puis le clôturer à nouveau avant d'effectuer l'approbation des comptes.

La première action que le comptable doit traiter post-AG consiste à approuver les comptes.

Sur la page de clôture de l’exercice, dans l’onglet “Approbation et soldes” :

• Sélectionnez l’AG qui a approuvé les comptes de l’exercice

• Renseignez une date d’approbation (optionnel)

  ℹ️ Si vous ne remplissez pas le champ “Date d’approbation”, le logiciel génère par défaut les écritures à la date de l’assemblée générale.

• Cliquez sur le bouton Approuver l’exercice

L’exercice est alors marqué comme approuvé et les soldes de charges sont créés pour chaque copropriétaire (dans la section “Solde de charges” juste en-dessous).

Revenez sur la page des actions post-AG, au niveau de la tâche “Approuver les comptes” :

• Cliquez sur Marquer comme terminé

ℹ️ Il est possible de revenir en arrière et annuler l’approbation de l’exercice en cliquant sur le bouton Désapprouver l’exercice, tant que les soldes de charges n’ont pas été envoyés.

Comme pour approuver un exercice, la page d'un travaux permet de clôturer le travaux en spécifiant l'AG pendant laquelle le compte a été approuvé et la date de l'écriture qui en ressort :

• Allez sur le compte travaux clôturé dans les travaux

• Cliquez sur le bouton Voir la clôture

• Sélectionnez l’AG ayant approuvé ce compte

• Renseignez une date de comptabilisation de l’écriture si besoin (par défaut, la répartition du compte travaux se fera à la date d’AG)

Le compte Travaux est alors marqué comme “Approuvé en AG”.

Les écritures comptables correspondantes sont créées (transfert des comptes 4508 de chaque copropriétaire vers leur compte 4502) et les soldes de charges travaux sont générés pour tous les copropriétaires concernés.

ℹ️ Il est possible d’annuler l’approbation du compte travaux en cliquant sur Annuler l’approbation, tant que les soldes de charges n’ont pas été envoyés.

Une fois les comptes approuvés et les soldes de charges générés, les courriers peuvent être envoyés à chaque copropriétaire pour leur communiquer le solde de leur compte.

Dans l’action post-AG “Envoyer les soldes de charges” :

• Sélectionnez tous les exercices & les travaux pour lesquels envoyer un solde de charges

• Cliquez sur Préparer l’envoi

Les courriers sont prêts à être envoyés, vous pouvez accéder aux documents au niveau de chaque copropriétaire pour une dernière vérification avant l’envoi.

• Cliquez sur le bouton Envoyer

En savoir plus : 🤓 Envoyer les soldes de charges

La dernière action que le comptable doit traiter post-AG consiste à paramétrer les budgets :

• Les budgets charges courantes sont paramétrés sur la page des budgets

• Les budgets travaux sont paramétrés automatiquement au niveau de chaque travaux : au clic sur le bouton Créer le travaux dans l’action post-AG, les budgets et appels de fonds sont créés avec les informations renseignées dans les résolutions.

Sur la page des paiements d’un copropriétaire, les décomptes de charges remontent dans le tableau récap de ses charges et paiements, sous le libellé “Décompte de charges courantes” ou “Décompte de charges travaux”.

Il est possible de télécharger le document de décompte en cliquant sur l’icône de téléchargement.

Pour les provisions appelées :

1. Lobby recalcule les montants totaux appelés par clef de répartition en 701 (ou 702 pour les travaux)

2. Lobby recalcule la répartition par copropriétaire selon les tantièmes de chaque clef

→ En théorie, cela devrait faire retomber sur les mêmes montants que les appels de fonds effectués.

Cependant, il peut y avoir des écarts qui peuvent être dus à plusieurs choses :

• Les ADF ont été faits sur votre ancien logiciel, et Lobby ne calcule par les répartitions de la même façon (ex : erreur de clef)

• Les lignes d'écritures 701 ont été modifiées par rapport aux écritures des ADF initiaux (ex : changement de clef ou de montant)

• Les lots ont été vendus / achetés

• Il y a eu des modifications sur la clef de répartition

• Etc.

Pour rouvrir un travaux que vous avez approuvé, il faut aller sur l'écran de clôture du travaux et cliquer sur "Annuler l'approbation".

Cela permet de repasser le travaux en clôture, et de supprimer les écritures d'approbation automatiquement :

Retournez dans votre plan comptable > clôture > approbation et soldes > désapprouvez l'exercice :

Puis, rouvrir l'exercice dans l'onglet "Clôture et annexes". L'exercice est ouvert.
Faites les modifications souhaitées sur l'exercice puis, reclôturer et réapprouver.

Pour plus de détails :

• Annuler l'approbation de compte : Lien ici pour les charges courantes et ici pour les travaux

• Rouvrir l'exercice : Lien ici pour désapprouver un exercice

• Effectuer les modifications souhaitées : Lien ici pour créer une écriture et ici pour modifier des écritures en masse

• Reclôturer et approuver les comptes : Lien ici pour la clôture des comptes travaux et ici pour les charges courantes. Lien ici pour approuver les comptes.

Le compte 4508 concerne le solde de l'exercice en attente d'approbation par copropriétaire.

-> Vous n'avez rien à faire. 

Lorsque vous clôturez un exercice, les comptes 6 et 7 sont soldés pour aller sur les comptes 4508. Dès que l'AG passe et que vous souhaitez éditer les soldes de charges, une écriture se génèrera automatiquement pour solder les 4508 et effectuer la répartition sur les comptes 4501 pour le solde des charges courantes et sur les comptes 4502 pour les soldes des comptes travaux. 

Les décomptes de charges sont calculés à partir de la comptabilité. Si le montant des provisions remboursées est erroné, il faut vérifier si les totaux des comptes 701 par clé reflètent bien le budget réellement appelé.

• Approuvez les 2 exercices avec la même AG

• Sur la tâche d'envoi des soldes de charge (Actions Post AG), sélectionnez bien les 2 exercices approuvés pour envoyer d'un coup les soldes de charges des 2 exercices