1- Réaliser une clôture comptable par étapes

A l’approche de l’assemblée générale, les comptes de l’exercice doivent être clôturés et les annexes comptables rattachées à la convocation.

Plusieurs étapes doivent être réalisées pour préparer la clôture :

• Contrôler et pointer les comptes

• Clôturer les comptes et générer les annexes

Il s’agit de vérifier les comptes de l’exercice, corriger les anomalies, pointer les factures, revoir les libellés et faire en sorte que tout soit prêt pour la réunion de préparation avec le Conseil syndical.

📖 Pointer les comptes

📖 Traiter les anomalies sur le plan comptable

En plus de pointer les comptes, il est nécessaire de répartir la facture des consommations fluides en fonction des relevés de chaque logement (dans le cas de compteurs individuels).

📖 Saisir les compteurs d’eau

Le fait de clôturer les comptes travaux permet de les prendre en compte lorsque vous générerez les annexes comptables de l’exercice.

📖 Clôturer les comptes travaux

Le fait de générer les annexes comptables vous permet de réaliser la clôture comptable. Vous pouvez d’abord générer des annexes temporaires, puis les annexes PDF à joindre à la convocation.

📖 Générer les annexes comptables

L’approbation des comptes est la dernière étape de la clôture : une fois les comptes approuvés en AG, il ne reste plus qu’à approuver l’exercice dans le logiciel.

📖 Approuver les comptes

L'exercice est approuvé et clôturé, donc il n'est plus possible d'y toucher en principe.

Il y a 2 options :

• Rouvrir l'exercice et le ré-approuver ensuite (attention si c'est un exercice approuvé sur l'ancien logiciel du cabinet ça risque de poser des soucis, car ce n'est pas Lobby qui a fait l'approbation)

• Créer une nouvelle écriture sur l'exercice approuvé (au lieu de modifier une écriture existante) : Quand vous créez une écriture sur un exercice clôturé, il y a une option qui s'affiche pour vous permettre de forcer l'ajout de l'écriture

Vous devez désapprouver l'exercice en cliquant sur le bouton Désapprouver l'exercice, puis le rouvrir dans l'onglet "Clôture & annexes".

Oui, il est toujours possible de modifier le libellé de l'écriture, ainsi que la TVA, même lorsqu'un exercice est clôturé.

Les reports à nouveau sont automatiquement mis à jour chaque nuit.

Néanmoins vous avez la possibilité de forcer le recalcul des reports à nouveau de la copropriété en allant sur le plan comptable, et en cliquant sur le bouton Recalculer tous les reports à nouveau.

Vous pouvez également aller sur l'écriture de report à nouveau temporaire et cliquer sur le bouton MAJ écriture de reprise temporaire. 

Vous devez d'abord vérifier dans vos comptes bancaires si les opérations sont réellement passées en banque.

Si c'est bien le cas, vous avez la possibilité de "confirmer" une écriture de banque en attente. Allez sur le plan comptable et depuis l'onglet "Plan comptable" ou "Ecriture", cliquez sur l'option Confirmer l'écriture.

Depuis les Paramètres > Exercices comptables, vous pouvez forcer la clôture d'un exercice.

Si ce message s'affiche, c'est qu'il reste des écritures de clôture dans les comptes charges et produits et travaux.

-> Il faut les supprimer pour pouvoir relancer la clôture. Une fois supprimées, vous pouvez actualiser votre page et cliquez sur "Clôturer".

L'approbation faisant l’exigibilité du décompte, il n'est pas possible d'avoir accès aux décomptes avant l'AG. Toutefois, l’annexe 1bis vous indique le montant de la répartition.

La seule possibilité pour qu’un décompte soit faux c’est suite à une reprise. En effet, si la ventilation du 701 par clés n’est pas faite, alors le remboursement des ADF sera faux.