6- Clôturer les comptes travaux

⚠️ Pré-requis à la clôture d’un compte travaux :

• Borner les exercices via le plan comptable (période personnalisée)

• Vérifier les dépenses et facturer les honoraires travaux si nécessaire

  • Au niveau du contrat de syndic, facturer les honoraires du syndic votés en AG

• Vérifier les comptes 671 et 702

• S’assurer que le compte 12 est correct

En tant que gestionnaire, vous devez vous assurer que vous avez bien reçu, comptabilisé et payé toutes les factures d’un travaux terminé.

Puis vous pouvez demander la clôture du compte travaux, via la page Travaux, en cliquant sur le bouton Demander la clôture.

⚠️ Il est impossible de demander la clôture d'un compte travaux si des appels de fonds n'ont pas encore été envoyés.

Le statut “A clôturer” s’affiche alors sur le compte travaux.

ℹ️ Il est possible d’annuler la demande de clôture (tant que le travaux n’a pas été clôturé par le comptable), en cliquant sur “…” puis Annuler la demande de clôture.

Le comptable est notifié de la demande de clôture, et il peut aller sur le compte travaux pour clôturer à la date de la fin de l’exercice. En tant que comptable :

• Cliquez sur le bouton Voir la clôture

  

• Renseignez la date de clôture (fin d’exercice concerné par la clôture)

• Cliquez sur Clôturer

  

Le statut “A clôturer” est remplacé par “Clôturé” et le compte travaux est désormais rattaché aux annexes pour clôture comptable : il figurera sur l’annexe 4 et prêt à être approuvé en AG.

⚠️ Le RGDD du travaux n'est pas inclus dans les annexes comptables. Vous pouvez les inclure en créant une résolution spéciale d'approbation du compte travaux et télécharger le RGDD en PJ de la résolution.

ℹ️ Si besoin d’annuler la clôture, revenez sur le travaux, cliquez à nouveau sur le bouton Voir la clôture, puis Annuler la clôture.

Lorsqu’un compte travaux est approuvé en AG :

• Allez sur le compte travaux clôturé dans les travaux

• Cliquez sur le bouton Voir la clôture

• Sélectionnez l’AG ayant approuvé ce compte

• Renseignez une date de comptabilisation de l’écriture si besoin (par défaut, la répartition du compte travaux se fera à la date d’AG)

Le compte Travaux est alors marqué comme “Approuvé en AG”.

Une fois l’import comptable réalisé, l’annexe 5 de l’exercice N-1 permet de reprendre les comptes travaux en cours en reprise travaux :

• 702 - Crédit

• 671 - Débit

• 12 - Solde en attente de clôture

Vous avez la possibilité de modifier le statut d'un travaux. Pour se faire, cliquez sur votre travaux. En cliquant sur les trois petits points à droite :

Vous pouvez :

• Annuler la demande de clôture

• Modifier le travaux

• Forcer le statut (...) : uniquement pour les anciens travaux issus des migrations qui n'auraient pas été migrés avec le bon statut. Vous ne pouvez pas utiliser cette option pour faire des corrections comptables

• Supprimer le travaux

1. Rouvrir l'exercice concerné → Ca va supprimer toutes les écritures de clôtures

2. Annuler la clôture du travaux en passant par l'écran de clôture de celui-ci

3. Reclôturer l'exercice → Les écritures de clôture vont être recréées, et le travaux sera reporté sur l'exercice suivant

Nous ne pouvons pas supprimer un compte travaux qui a déjà été utilisé.

Si vous souhaitez toutefois le rouvrir, il faut suivre la procédure suivante :

• Annuler l'approbation du travaux

• Rouvrir les exercices jusqu'à celui qui a clôturé ce travaux

• Rouvrir le travaux

• Refaire les clôtures / approbations

Cliquez sur votre travaux > trois petits points en haut à droite > supprimer

Allez sur votre travaux et cliquez sur les trois petits points en haut à droite > "Annuler la demande de clôture" - le statut du travaux va passer "en cours".

Le fait de forcer le statut est uniquement pour les anciens travaux issus des migrations qui n'auraient pas été migrés avec le bon statut. Vous ne pouvez pas utiliser cette option pour faire des corrections comptables.

Vous devez :

• Annuler la clôture comptable de l'exercice

• Annuler la clôture du travaux

• Faire ses modifications

• Refaire les clôtures

Exemple : si les comptes 671 et 702 sont soldés, vous pouvez faire "forcer le statut en clôture" même si le compte n'est pas supprimé il n'apparaitra pas dans les annexes.

⚠️ à bien faire les étapes ci-dessous :

1. S'assurer que le compte travaux soit soldé en créant une écriture entre les comptes de dépense et de revenu

2. Lancer le recalcul des RAN sur tous les exercices

3. A partir de là, vous pourrez forcer le statut des travaux en approuvé.

Il n'est pas possible de supprimer un travaux si des écritures comptables existent. La suppression d'un travaux va supprimer les comptes comptables liés à ce travaux, d'où ce blocage.

-> Il suffit de faire en sorte qu'il n'y en ait plus en recherchant dans votre plan comptable où elles se trouvent :

Par exemple, ce peut être un solde à nouveau qui doit être recalculé. Dans ce cas, il faut forcer le recalcul puis supprimer le travaux :

Il y a un contrôle entre le budget voté et ce qu'il y a en comptabilité.

-> Si vous avez annulé l'ADF directement en comptabilité mais que le budget reste à X €, alors il faut modifier le budget pour le mettre à zéro et considérer les ADF comme appelés.

Il n'est pas possible de lancer un décompte en cours d'exercice. La clôture d'un compte travaux est en effet liée à la clôture d'un exercice comptable afin de pouvoir l'afficher dans l'annexe 4.