Retraitements comptables

Le plan comptable est le miroir de votre grand livre, il est accessible depuis le menu Plan comptable dans le portail de chaque copropriété.

📖 Le plan comptable

Retrouvez facilement vos écritures en utilisant les filtres :

• Exercice

• Date

• Code comptable

• Type d’écriture

• Libellé du compte comptable

• Montant

Vous pouvez aussi rechercher une écriture par libellé depuis l’onglet Ecriture :

Utilisez les flèches à gauche de chaque ligne comptable dans la première colonne pour dévoiler les différents comptes :

• Un par un, en cliquant sur la flèche en face d’un compte en particulier

• Tous les comptes d’un coup, en utilisant la flèche tout en haut à gauche

Vous pouvez créer une écriture en cliquant sur Nouvelle écriture en bas à droite du plan comptable :

Cela ouvre une page de création d'une écriture d’OD classique avec :

• le nom de l’écriture, le type d’écriture, la date, la TVA

• puis le détail de l’écriture avec le code comptable, le compte (clé de répartition, copropriétaire, fournisseur…) et le montant

Pour rajouter des lignes de code comptable, cliquez sur le + en bas à gauche :

Pour créer des nouveaux comptes 461 ou 462 (comptes d’attente), vous devez saisir le compte 462, puis renseigner un libellé même si le compte n'existe pas.

Lobby va alors créer un nouveau compte 461 / 462 avec ce libellé.

Une fois le compte créé, vous le retrouvez dans la liste des comptes disponibles :

Cette fonctionnalité permet de répartir le montant global en fonction des tantièmes de clés de répartition de chaque copropriétaire. Le but étant de simplifier la création d’une écriture à lignes multiples.

• Cliquez sur la petite clé en bas à gauche

• Saisissez le code comptable sur lequel vous voulez que le montant soit réparti, la clé de répartition, puis le montant global.

• Cliquez sur Valider

Exemple : Remboursement de parties communes à effectuer sur les copropriétaires

Lobby permet de calculer automatiquement la part de chaque copropriétaire sur le montant total avec la clé de répartition concernée.

Ajoutez ensuite la ligne de contrepartie à l’aide du + :

Une fois que votre balance est à 0, vous pouvez valider votre écriture en cliquant sur le bouton Enregistrer.

ℹ️ Vous avez la possibilité de joindre des documents PDF à votre écriture.

Chaque PDF que vous ajoutez dans une écriture de charge sera également visible dans la page “Charges courantes” qui est le reflet de votre RGDD (donc visible par le copropriétaire).

Pour pouvoir enregistrer une écriture de salaire en compte 421 et y associer un employé d'immeuble, vous devez au préalable avoir créé un contrat de type "Gardien" sur la copropriété, en sélectionnant le gardien concerné.

Puis le salarié pourra être sélectionné lors de la création / édition des écritures de cette copropriété.

Vous pouvez créer une écriture de report à nouveau, depuis le plan comptable.
L'option est proposée dès lors qu'aucune écriture de report à nouveau n'existe dans la comptabilité de l'exercice.

Cliquez sur le bouton Créer RAN : cela reprend alors les soldes de l'exercice N-1.

ℹ️ Si l'option Créer RAN n'apparaît pas, il est probable qu'une écriture de type "A nouveaux" existe déjà dans le plan comptable.

Tant que l'exercice N-1 n'est pas clôturé, le report à nouveau est temporaire.

Si vous effectuez des modifications dans la comptabilité de l'exercice N-1, il vous suffit ensuite d'aller dans l'écriture de RàN et de cliquer sur MAJ écriture de reprise temporaire pour les prendre en compte.

ℹ️ Les reports à nouveau sont automatiquement mis à jour chaque nuit.
Vous avez néanmoins la possibilité de forcer le recalcul des RàN en cliquant sur le bouton Recalculer tous les reports à nouveau dans le plan comptable.

Vous avez la possibilité d’effectuer des actions sur des écritures déjà existantes, en allant dans la page de l’écriture dans le menu Options.

Cette fonctionnalité est pratique pour les longues écritures à créer plusieurs fois, par exemple les salaires.

Cette fonctionnalité est pratique pour les charges constatées d’avance.

Attention ne pas supprimer les écritures de banque qui sont liées à la synchronisation bancaire.

Pour modifier une écriture, cliquez sur la ligne de l’écriture dans le plan comptable. Sinon cliquez sur Ouvrir dans le menu à l'extrémité de la ligne :

⚠️ Veillez à bien enregistrer l’écriture à chaque fois que vous créez une nouvelle écriture ou que vous modifiez une écriture, en cliquant sur Enregistrer.

Si vous souhaitez simplement modifier le libellé d’une écriture, cliquez sur l’icône crayon Editer qui s’affiche au survol de la ligne d’écriture.

Un volet s’ouvre en bas de la page avec différents champs pour modifier le libellé de l’écriture, et si besoin modifier aussi le code et le compte comptables.

Lorsque l’on sélectionne plusieurs lignes d’écriture associées à un même compte, à l’aide des cases à cocher dans la 1ère colonne, il est possible de modifier le compte comptable pour ces lignes en une seule fois.

Il suffit de sélectionner les informations du nouveau compte dans le volet qui s’ouvre en bas de page, puis de cliquer sur le bouton Enregistrer.

La mise à jour est instantanée.

Lorsque certaines écritures s’annulent et qu’on ne veut pas qu’elles apparaissent dans le RGDD, un moyen simple est de lettrer ces écritures en allant sur le plan comptable > onglet "Lettrage charges".

1. Mettre les intérêts dans le compte fournisseur et valider.

2. Une fois dans le compte fournisseur, allez sur la copropriété > Plan comptable.

3. Cliquez sur "Nouvelle écriture"

4. Indiquez le libellé "Intérêts Livret", sélectionnez "Opérations diverses", indiquez la date et les informations nécessaires en compte 401 et le montant au débit.

5. Supprimez ensuite la ligne vide.

6. Cliquez sur la clé en bas à gauche et choisir le compte 105 du fonds travaux et la clé de répartition souhaitée.

7. Validez.

8. Vérifiez dans les montants répartis s'il y a des montants à 0 -> Si c'est le cas, supprimez les lignes.

Vous devez d'abord identifier d'où provient l'écart en comptabilité par rapport à la banque, puis vous devez saisir manuellement l'opération bancaire manquante en comptabilité.

Oui cela est possible de manière exceptionnelle, via les paramètres de la copropriété.

📖 Exercices comptables

Il faut avoir deux écritures distinctes. Si vous avez déjà une écriture existante : la modifier, puis la dupliquer et appliquer le bon montant sur la seconde écriture.

⚠️ si il s'agit d'une écriture de reprise, il faut contre-passer l'écriture existante et après passer deux OD.

1. Détacher : détacher le PDF de l'écriture et l'écriture comptable est toujours en comptabilité. La facture repasse à "à comptabiliser"

2. Supprimer : supprime l'écriture comptable et la facture repasse à "à comptabiliser".