Configurer les paramètres de la copropriété

Les paramètres de la copropriété permettent de définir certaines informations indispensables pour que la copropriété soit correctement configurée dans Lobby et que tout fonctionne bien dès le début.

On y accède via le portail copropriété, en cliquant sur le menu Paramètres dans le menu de navigation de la copropriété.

Ces informations ont été renseignées dès la création de la copropriété (Noms, Adresse, Code postal, Ville, Gestionnaire), puis complétées lors de l’onboarding.

Cette page vous permet d'enregistrer un modificatif de RCP, ajouter une nouvelle clef de répartition, remplacer ou supprimer une clef existante, modifier le libellé d'une clef, mettre à jour les tantièmes sur les lots.

📖 Consulter, créer et modifier les clefs de répartition de la copropriété

Cette page vous permet de consulter, créer modifier les lots de la copropriété.

📖 Consulter, créer et modifier les lots de la copropriété

Enregistrez le numéro d'immatriculation du SDC :

📖 Rattachement au registre des copropriétés

Sélectionnez les paramètres de visibilité par défaut que vous souhaitez donner sur votre copropriété.

Chaque copropriété est considérée comme un créancier, désigné par un numéro ICS unique : celui-ci se compose de 13 caractères qui permet d'identifier chaque créancier dans le but de mettre en place le prélèvement.

⚠️ Le numéro ICS doit obligatoirement être renseigné pour chacune des copropriétés.
Tant qu’aucun numéro ICS n’est renseigné pour la copropriété, il n’est pas possible de donner d’ordre à la banque de prélever le copropriétaire.

ℹ️ Chaque fois qu’une copropriété est récupérée par votre cabinet et que vous ouvrez un compte bancaire, n’oubliez pas de demander l’attribution d’un numéro ICS. Cela peut prendre du temps - parfois jusque deux semaines - ce qui bloque les paiements des copropriétaires par prélèvement.

Cette page vous permet d'offboarder une copropriété lorsque vous avez perdu un mandat : l'action d'offboarder déclenche un certain nombre d'actions automatiques dans le logiciel.

📖 Gérer l'offboarding d'une copropriété

Les comptes bancaires d’une copropriété doivent être renseignés dans la page Comptes bancaires des paramètres de la copropriété afin de les ajouter dans les documents d’appels de fonds.

• Cliquez sur le bouton Ajouter un compte

• Renseignez les informations de votre compte bancaire

• Pour paramétrer l’un des comptes en “Compte principal”, allez dans les options du compte que vous souhaitez utiliser en principal, et cliquez sur Définir comme principal.

  ℹ️ Le compte principal est le compte utilisé pour effectuer les opérations bancaires (prélèvements copropriétaires, encaissement remises de chèques, paiement facture)

ℹ️ Si les appels de fonds ne s’envoient pas alors que vous avez paramètre vos comptes bancaires, vérifiez que l’un de vos comptes est bien configuré comme “Compte principal”.
Si ce n’est pas le cas, allez dans les options du compte que vous souhaitez utiliser en principal, et cliquez sur Définir comme principal

Vous pouvez modifier les dates et le statut des exercices d'une copropriété, de manière exceptionnelle, via la pages des Exercices comptables.

• Modifier le statut d'un exercice via le menu "Statut" sur la ligne de l'exercice concerné, en enregistrer vos modifications.

• Modifier les dates de début et fin des exercices, et cliquez sur Enregistrer.
  ⚠️ Les dates des exercices doivent obligatoirement se suivre.

• Supprimer un exercice

  

  ⚠️ Une écriture ne doit pas se retrouver sans exercice.
  Il n'est pas possible de modifier les dates d'un exercice clôturé ou approuvé.