Gérer l'offboarding d'une copropriété par étapes

Lorsque vous voulez offboarder une copropriété, la première étape est de modifier le statut dans les paramètres de la copropriété, section "Offboarding" :

• Sélectionnez le statut d’offboarding En cours dans le menu déroulant

• Renseignez les informations du nouveau syndic

• Cliquez sur Enregistrer

⚠️ Attention, tant que vous ne faites pas cette action, les actions automatiques sur cette copropriété perdurent (ex : envoi des relances, emails automatiques aux copropriétaires...).

Cliquez sur le bouton Stopper la facturation.

Cette action permet de lancer les tâches indiquées dans la section “Progression".

En clôturant la comptabilité, vous allez mettre toute la comptabilité de la copropriété à 0. Vous pourrez exécuter cette action autant de fois que vous le souhaitez.

Concrètement, cela va créer une écriture de clôture, de manière à passer tous les comptes comptables à 0.

Ce qui permet d'être certain que le solde des comptes comptables ne soient plus pris en compte dans les exports (ex : pointe comptable).

Ce n'est pas obligatoire, mais cela permet d'être certain que tout soit propre.

Si vous voulez revenir en arrière, il faudra supprimer l'écriture en comptabilité.

Une fois la facturation à jour, vous devez régulariser le paiement des honoraires en payant le solde à régler ou rembourser la copropriété.

Ensuite, traitez le PV d'AG en faisant l'approbation des comptes et en préparant les soldes de charges et approbation travaux.

ℹ️ Il est possible de générer les soldes de charges sans les envoyer pour éviter les frais postaux et laisser le nouveau syndic se charger de l’envoi.

Vous pouvez extraire les documents de la copropriété à transmettre au nouveau syndic, depuis la section “Export des documents” dans la page d’offboarding.

Cliquez simplement sur le bouton Export pour lancer l'export :

Rechargez ensuite la page pour visualiser le ZIP et cliquez sur l'icône pour télécharger le dossier sur votre ordinateur :

Une fois toutes les actions d'offboarding terminées, vous pouvez modifier le statut par “Terminé” dans les paramètres de la copropriété.

ℹ️ La copropriété n’est alors plus rattachée à son gestionnaire, et les dossiers de la copropriété disparaissent de son dashboard.

Les documents d’une copropriété offboardée sont conservés dans la page Archives de la copropriété.

Vous devez appliquer le filtre “offboardées” dans le menu Immeubles pour accéder à la copropriété et à ses archives.

⚠️ Nous ne stockons pas les archives que vous récupérez auprès de l'ancien syndic, lorsque vous gagnez une nouvelle copropriété.

⚠️ Si vous êtes utilisateur d'AT Patrimoine (Gestion du social), vous devez déclarer la perte d'un mandat dans le CRM.

Sans cette action, AT Patrimoine n’est pas notifié et continue d’établir les bulletins de paie pour vous, ce qui aura un coût pour vous et ce qui pourrait vous mettre en difficulté si le SDC venait à contester les actions menées par AT Patrimoine post perte du mandat.

Par ailleurs, vous êtes responsables de l’envoi des pièces Social au nouveau syndic. Il suffit de récupérer l’ensemble des documents sur votre Drive et de les envoyer via WeTransfer. Au besoin, vous pouvez demander des éléments complémentaires (par exemple anciens bulletins de salaire) à AT Patrimoine.

Pour déclarer la perte d'un mandat dans le CRM d'AT Patrimoine :

1. Allez dans la section "Immeubles"

2. Sélectionnez l'immeuble concerné

3. Sélectionnez "Fin de Mandat" en précisant la date de fin de mandat.

AT Patrimoine gère ensuite les actions sociales inhérentes à la perte de mandat (traitement de la dernière paie, suspension de la copro dans le logiciel de paie, sortie de la copro du compte URSSAF)

Pour la sortie de la copro auprès des autres organismes sociaux (médecines du travail, Opco, Retraite/Prévoyance), si vous ne souhaitez pas faire cette tâche vous-même, ceci peut-être demandé sur devis:

• soit auprès d’AT Patrimoine

• soit auprès de Dalila Hulin via sa société de conseil

Depuis les Paramètres > Suppression de la copropriété.

ℹ️ Si vous ne pouvez pas le faire ici, c'est que votre copropriété est trop avancé dans l'onboarding, vous devrez donc l'offboarder, nous ne pourrons pas la supprimer.