Il est nécessaire de modifier le règlement d’une copropriété chaque fois que les lots existants sont modifiés.

Par exemple, lorsqu’un appartement est vendu pour former deux lots distincts (division) ou que deux lots sont réunis après acquisition (réunion), ou lorsqu’une partie commune est transformée en partie privative et inversement, les lots et leur quote-part de parties communes sont mis à jour.

Dans cette section, nous vous expliquons comment :

• Consulter, créer et modifier les clés de répartition

• Consulter, créer et modifier les lots

Accédez aux paramètres de la copropriété (en bas à droite) > Clés de répartition :

Depuis cette section, vous aurez la possibilité de :

• Consulter toutes les clés de répartition de la copropriété

• Modifier une clé de répartition existante

• Définir une clé comme clé principale

• Faire un modificatif de RCP

• Créer une clé de répartition

• Supprimer une clé de répartition

• Cliquez sur les trois petits points à droite de la clé de répartition > Modifier

Depuis la page de modification, vous pourrez :

• Modifier le nom de la clef de répartition

• Modifier le type (Générale / Consommation d'eau)

• Ajouter une date de début

• Ajouter une date de fin (optionnel)

Une fois les modifications effectuées, cliquez sur "Enregistrer".

• Cliquez sur les trois petits points à droite de la clef

• Cliquez sur "Définir comme principale"

ℹ️ Si cette clé correspond à la clé des charges communes générales, actualisez le fonds de roulement (avances de trésorerie) et le fonds travaux ALUR

• Cliquez sur les trois petits points à droite de la clé > Modificatif de RCP

ℹ️ Lobby créé alors un brouillon de votre modificatif de RCP (le statut "Brouillon" s'affiche en haut à droite du titre).Cela permet d'enregistrer le travail en cours sans impacter les infos de lobby.

Vous pourrez modifier :

• Le nom de la clef

• Le total des tantièmes

• La date effective
  ℹ️ détermine la date de début de la nouvelle clef et la date de fin de l'ancienne clef

• L'automatisation de mise à jour des lignes d'écritures (à cocher ou non).
  ℹ️ Cette action permet de déplacer les lignes d'écritures de dépenses des exercices ouverts dont la date est supérieure à la date effective.

Les lots affichés sont tous les lots actifs de la copropriété rattachés à la clef et les tantièmes affichés sont ceux de la clef actuelle.

Vous pouvez indiquer les nouveaux tantièmes de répartition ; Lobby vous indique le changement effectué sur ce lot :

Vous devez contrôler les modifications avant de pouvoir les importer.

Enregistrer les modifications n'entraine aucune modification sur Lobby et vous permet de sauvegarder votre travail.

ℹ️ En cas d'incohérence, Lobby vous l'indiquera (par exemple, si la somme des tantièmes des lots ne correspond pas au total des tantièmes de la clé).

Une fois les modifications correctement vérifiées, cliquez sur "Importer" :

⚠️ Pour que la nouvelle clef soit prise en compte, vous devez obligatoirement créer une nouvelle version du budget.

📖 Modifier ou créer un nouveau budget

Cliquez sur les trois petits points en haut à droite > Créer une clef de répartition

Inscrivez :

• Le nom de la clef

• Le total des tantièmes

• La date effective
  ℹ️ détermine la date de début de la clef

Les lots affichés sont tous les lots actifs de la copropriété.

Ajoutez les tantièmes correspondants.

Vous devez contrôler les modifications avant de pouvoir les importer.

Enregistrer les modifications n'entraine aucune modification sur Lobby et vous permet de sauvegarder votre travail.

ℹ️ En cas d'incohérence, Lobby vous l'indiquera (par exemple, si la somme des tantièmes des lots ne correspond pas au total des tantièmes de la clé indiqués dans le bloc "Informations").

Une fois les modifications correctement vérifiées, cliquez sur "Importer".

⚠️ Pour que la nouvelle clef soit prise en compte, vous devez obligatoirement créer une nouvelle version du budget.

📖 Modifier ou créer un nouveau budget

ℹ️ Si cette nouvelle clé correspond à la clé des charges communes générales, actualisez le fonds de roulement (avances de trésorerie) et le fonds travaux ALUR

• Cliquez sur les trois petits points à droite de votre clef > Modifier

• Ajouter la date de fin

Si la date de fin est antérieure à la date du jour, la clef sera automatiquement supprimée.

ℹ️ Pour afficher les clefs supprimées, cliquez sur "Filtrer" > Afficher les clefs supprimées

Accédez aux paramètres de la copropriété (en bas à droite) > Lots :

Depuis cette section, vous aurez la possibilité de :

• Consulter tous les lots actifs de la copropriété

• Modifier un lot

• Créer un lot

• Supprimer un lot

• Cliquez sur les trois petits points à droite du lot à modifier > modifier

Vous avez la possibilité de :

• Modifier le numéro de lot

• Modifier le type de lot dans le menu déroulant

• (Optionnel) Modifier le numéro de porte / l'étage / l'escalier / le bâtiment

• (Optionnel) Indiquer une date de création de lot

• (Optionnel) Indiquer une date de fin de lot

• (Optionnel) Ajouter des commentaires

Une fois les modifications effectuées, cliquez sur Enregistrer.

• Cliquez sur les trois petits points en haut à droite > créer un lot

• Sélectionnez le nom du copropriétaire dans le menu déroulant

• Ajoutez le numéro de lot

• Sélectionnez le type de lot dans le menu déroulant

• (Optionnel) Ajoutez le numéro de porte / l'étage / l'escalier / le bâtiment

• (Optionnel) Ajoutez une date de création de lot

• (Optionnel) Ajoutez une date de fin de lot

• (Optionnel) Ajoutez des commentaires

Une fois les champs remplis, cliquez sur Enregistrer.

⚠️ il faut faire une modification RCP dans la foulée pour attribuer les bons tantièmes à ce nouveau lot, cf. https://help.bellman.immo/en/articles/366978#faire_un_modificatif_de_rcp

À noter que les tantièmes affichés dans la fiche des copropriétaires sont ceux de clé principale.

⚠️ si vous avez supprimer ce même numéro de lot en amont, il faudra avant de la re-créer :

• cliquer sur 'Filtrer' > Afficher les lots supprimés

• cliquer sur les 3 petits points > Modifier

• renommer le lot en ajoutant "supprimé" par exemple.

• Cliquez sur les trois petits points à droite du lot à supprimer > supprimer

Pour afficher les lots supprimés, cliquez sur "Filtrer" > afficher les lots supprimés :

ℹ️ Lors de la clôture comptable et de la répartition des charges entre copropriétaires, si des lots ont été supprimés en cours d’exercice, les tantièmes ne pourront pas être répartis en totalité car les lots n'existent plus. La répartition se fera donc sur les tantièmes restants.

• Paramètres de la copropriété > clés de répartition > cliquez sur les trois petits points à droite de la clé > modificatif de RCP.

• Modifiez les tantièmes

• Cliquez sur Enregistrer et contrôler les modifications

• Cliquez sur Importer

• Créez une nouvelle version du budget pour prendre en compte cette nouvelle clef.

• Paramètres de la copropriété > lots > cliquez sur les trois petits points à droite du lot concerné > supprimer

• Paramètres de la copropriété > lots > cliquez sur les trois petits points en haut à droite > créer un lot

• Sélectionnez le copropriétaire concerné, le nouveau n° de lot et le type de lot > enregistrer

• Retournez dans les paramètres de la copropriété > clés de répartition > sélectionnez la clé de répartition concernée > modificatif de RCP > inscrivez les tantièmes associés au nouveau lot.

• Cliquez sur Enregistrer et contrôler les modifications

• Cliquez sur Importer

• Créez une nouvelle version du budget pour prendre en compte cette nouvelle clef.

Si vous souhaitez mettre à jour la répartition des charges en utilisant des nouvelles clés (alors que des appels de fonds ont été envoyés avec les anciennes clés) :

• Créez d’abord les nouvelles clés de répartition

• Une fois les nouvelles clés créées, vous pouvez mettre à jour votre comptabilité :

  • Laissez les ADF sur le compte 701 des anciennes clés étant donné qu'ils ont été appelés ainsi

  • Mettez à jour les dépenses pour les imputer sur les nouvelles clés de répartition en allant sur le plan comptable
    📖  Déplacer plusieurs lignes d'écriture vers un autre compte

Lorsque les comptes seront approuvés, tout sera régularisé avec la génération des décomptes de charges.

Cliquez sur les trois petits points à droite de la clé concernée > définir comme clé principale.

Ce n'est pas faisable d'avoir des tantièmes à virgule sur lobby. Vous pouvez faire x100 sur tous les tantièmes de la clé.