Paramétrer les appels de fonds charges courantes

Pour chaque exercice à venir, le comptable et le gestionnaire définissent ensemble un budget qui permettra de couvrir les frais de la copropriété.

Ce budget est accessible dans la page Budgets du portail de la copropriété.

En fonction de ce qui a été décidé en assemblée générale, vous pouvez ensuite procéder à la création du budget défini.

Le budget est divisé en 3 parties :

• Charges courantes : on y définit un montant par compte de charge (601-Eau, 6021-Electricité).

• Fonds ALUR : obligation légale qui permet de couvrir d’éventuels travaux. Son montant est décidé collégialement par la copropriété, mais il ne peut être inférieur à 5% du budget total annuel de la copropriété. Il est toujours appelé sur le compte 105 sur la clé de distribution Charges communes générales.

• Avances de trésorerie : fonds destiné à constituer des réserves ou qui représente un emprunt pour des dépenses futures. Son montant dépend du règlement de copropriété mais ne peut dépasser 1/6 du budget. Il est toujours appelé sur le compte 1031 sur la clé de distribution Charges communes générales.

Vous devez d’abord créer l’exercice concerné via la page Charges courantes, pour pouvoir ensuite créer le budget pour cet exercice.

ℹ️ Si c'est le 1er exercice de cette copropriété, vous pouvez le créer directement sur sa page d'onboarding, depuis la section "Import de la comptabilité"

Sur la page des budgets :

• Cliquez sur le “+” dans la colonne de l’exercice concerné

• Cela permet de créer une “nouvelle version” du budget que vous pouvez modifier à votre convenance, à l’intérieur de chaque clé de répartition, et sur chaque code comptable.

⚠️ Lorsque vous modifiez le budget des charge courantes, n’oubliez pas de modifier le budget du fonds ALUR également qui doit être à 5% la plupart du temps.

Les nouveaux budgets vont par défaut reprendre le budget de l’année précédente, donc le plan comptable de l’année précédente.

Si vous souhaitez rajouter un compte comptable à l’intérieur d’une clé de répartition, il vous suffit de cliquer sur le “+” à droite de la clé de répartition.

Avant d’approuver votre budget, vous devez configurer votre échéancier d’appels de fonds.

Une fois que vous avez paramétrer vos budgets, vous allez créer votre échéancier d’appels de fonds en cliquant sur le $ en dessous du budget.

Par défaut, les 4 échéances trimestrielles des charges courantes et des fonds ALUR se créent automatiquement, vous avez juste besoin de vérifier.

Vous pouvez également modifier ces échéances si vous le souhaitez (par exemple en rajoutant une 5e échéance en cliquant sur le + à côté de “Charges courantes” ou “ALUR”).

Une fois que votre échéancier est bon, cliquez sur le bouton Valider.

⚠️ Vous ne pourrez pas valider votre échéancier tant que votre balance n’est à 0, car cela veut dire que vos échéances ne sont pas cohérentes avec le budget saisi précédemment.

Le budget doit être approuvé lors de l’assemblée générale.

Il est disponible dans les annexes 2 et 3 de la convocation (générées automatiquement à partir des informations saisies dans la page des budgets).

Une fois qu’il a été approuvé, le comptable peut prendre en compte cette décision dans le logiciel, en cliquant sur le bouton Approuver en-dessous du budget validé.

Les appels de fonds sont alors ajoutés aux appels de fonds sous le statut “Planifié”.

La période est renseignée lors de l'import de la comptabilité. Si vous avez besoin d'effectuer un changement, postez une demande depuis Lobby pour que nous fassions le changement pour vous.

Il est possible d'éditer les libellés des écritures via le plan comptable, ici :

Et au moment de l'envoi des ADF on peut également personnaliser le libellé initial. En effectuant une nouvelle version du budget, vous pouvez faire les modifications ici :

Allez dans les page “Charges courantes”, puis cliquez sur le document voulu.

Toutes les nuits, le RGDD et grand livre se mettent à jour automatiquement, mais si vous avez besoin de le mettre à jour dans la minute, vous avez juste besoin de cliquer sur les 3 petits points à droite des factures, puis cliquer sur “re générer les documents”. Laissez mouliner 30 secondes et c’est à jour !

Vous pouvez exporter le budget avec part récupérable sur un exercice en particulier depuis cette page : https://lobby.bellman.immo/exports

Sur la vue plan comptable, il faut sélectionner l'exercice et vous trouverez l'ID dans l'url.

Exemple : https://lobby.bellman.immo/plancomptable/clmpusydz1607516pqq4st

C'est la dernière partie après /plan-comptable/

Non, il n'est pas possible de créer des appels de fonds négatifs. Toutefois, les deux solutions possibles sont les suivantes :

• Imputation des fonds dans un compte 718 de Produits exceptionnels avec une répartition selon la clé souhaitée lors de la répartition des comptes de l’exercice.

• Création d'un compte travaux avec imputation des fonds dans le compte 702 directement. Lors de la clôture et de l'approbation des comptes, le remboursement sera effectué sur le compte des copropriétaires.

Pour palier à cela, vous devez créer une nouvelle version du budget et l'approuver : cela recalcule les montants des ADF.

Sur la page des budgets :

• Cliquez sur le “+” dans la colonne de l’exercice concerné :

• Cela permet de créer une “nouvelle version” du budget que vous pouvez modifier à votre convenance, à l’intérieur de chaque clé de répartition, et sur chaque code comptable en cliquant sur le logo $ en bas du budget :

• Une modale s'affiche alors (vous pourrez modifier les montants si nécessaire) puis validez :

  

• Ensuite, cliquez sur "Approuver" :

Même principe que la création d'un budget classique. Il faut

• Mettre le budget annuel dans la partie "avance de trésorerie", donc mettre le montant par clé de répartition

  

• Entrer dans le calendrier d'ADF et cliquer sur le + pour ajouter les dates d'ADF et le montant à appeler

  

  L'écriture comptable est par défaut le compte d'avance 1031. Donc si ça concerne des avances sur le compte 1032 ou 1033, il faut modifier l'écriture comptable une fois que l'ADF est comptabilisé pour imputer les sommes sur les comptes 103.

Il n'est pas possible de supprimer un budget car les ADF ne seraient pas recalculés.

-> Il faut créer une nouvelle version du budget à re-paramétrer, en cliquant sur le "+" :

Cela fonctionne exactement de la même manière que pour les avances 1031 :

• il faut paramétrer un budget sur ce compte, ainsi que les appels de fonds

• vous pouvez comptabiliser et envoyer ces ADF comme pour les autres

• les écritures sont comptabilisées sur le compte 1032 et 1033 de la copropriété, par copropriétaire

Vous devez effectuer une nouvelle version de budget et mettre le montant en négatif dans la partie 1031. 

Ainsi, le remboursement de l'avance de trésorerie s'affichera dans le détail des ADF. 

Lorsqu'on utilise le fond ALUR pour des travaux, si un copropriétaire n'avait pas assez sur son fond ALUR de disponible, alors on créé une écriture d'équilibrage automatiquement (le compte 105 de fond ALUR du copropriétaire ne peut pas être < 0).

Une fois l'écriture de régularisation créée > allez dans le plan comptable et cliquez sur "Recalculer l'écriture de régul ADF"

Cela corrigera les QP des copropriétaires des ADF déjà envoyés en fonction du nouveau budget. Cette écriture est comptabilisée à la date du prochain ADF afin d'apparaitre sur la position de compte. 

Cela ne se fait pas automatiquement, il faut créer une nouvelle version de budget et mettre le budget sur la clé de consommation.