Les appels de fonds sont envoyés aux copropriétaires pour le paiement de leurs charges de copropriété, chaque trimestre pour les charges courantes, et selon un planning voté en AG pour les charges travaux

Les copropriétaires doivent régler leur appels de fonds dans un délai d'un mois à réception du courrier, via différents modes de paiement : prélèvement, virement ou chèque.

ℹ️ Selon le solde copropriétaire à la date où l’appel de fonds est envoyé, une “demande de paiement” de la somme équivalente à ce montant est créée.

Vous pouvez transmettre cette documentation aux copropriétaires :

📖 Lire et comprendre son appel de fonds

Les copropriétaires peuvent envoyer un chèque par voie postale.

ℹ️ Un coupon de retour est inclus dans chaque appel de fonds pour le règlement par chèque. Ce coupon permet d’identifier les coordonnées du copropriétaire concerné et d’accéder facilement au compte copropriétaire via un QR code.

Les chèques réceptionnés par courrier sont importés dans Lobby, puis triés dans le centre des courriers (en tant que "Chèque") pour finalement se retrouver dans le module dédié au traitement des chèques dans Lobby.

Depuis la page Chèques, vous pouvez alors traiter chacun des chèques reçus :

• Au clique sur un chèque, vous accédez à la modale de saisie

• Reportez les informations du chèque dans le formulaire : montant, date, numéro de chèque, copropriété, type d’encaissement, copropriétaire

• Cliquez sur le bouton Marquer comme prêt pour remise

La prochaine étape est de générer les remises de chèques :

• Accédez à la page Remise de chèques

• Au niveau d’une remise, cliquez sur l’action Générer un document de remise

  • La remise passera alors sous le statut “A envoyer”

  • Une fois l’enveloppe de chèques envoyée à la banque, mettez à jour le statu de la remise en cliquant sur Marquer comme envoyé

🏦 Une écriture de banque est ajoutée dans le plan comptable sous un statut “A venir” (elle n’existe pas encore en banque) avec les lignes suivantes :

• une ligne au crédit sur chaque compte débiteur 45XX-Y du copropriétaire

• une ligne au débit sur le compte 515-X de la copropriété

Après la synchronisation bancaire automatique, les écritures liées au paiement du copropriétaire seront affichées comme confirmées.

🤓 Traiter les chèques

En cas de paiement par chèques en plusieurs fois ,vous devez :

• Saisir tous les chèques

• Ne mettre en remise que ceux que ceux que souhaitez encaisser en banque

• Si besoin, aller sur le copropriétaire et repousser toutes les relances à au moins 3-6 mois pour être certain qu'il sera pas relancé ( 📖 Snoozer les relances).

Les copropriétaires peuvent payer leurs charges par virement sur le compte bancaire de la copropriété, en indiquant les bonnes coordonnées.

Dès que le virement est enregistré par la banque, la réconciliation se fait automatiquement entre l’écriture de paiement du copropriétaire et l’opération bancaire.

Chaque copropriétaire peut activer le prélèvement automatique ou décider d’être prélevé ponctuellement, via son portail en ligne, pour régler ses appels de fonds.

⚠️ Le copropriétaire doit avoir réglé ses charges et avoir un solde à jour, avant de pouvoir activer le prélèvement automatique via son compte.

Le copropriétaire reçoit son appel de fonds et souhaite le régler ponctuellement depuis son portail en ligne, par prélèvement SEPA.

• Il se connecte à son portail en ligne et clique sur le bouton Payer maintenant

  

• Il choisit le montant qu’il souhaite payer (la totalité de ce qu'il doit ou juste une partie - minimum de 10€)

• Il renseigne ses coordonnées bancaires (qu’il peut décider d’enregistrer ou pas, en cochant la case Enregistrer mes coordonnées bancaires)

• Il clique sur le bouton Payer [montant] pour valider son paiement

Son paiement est enregistré et son solde est mis à jour ! 🥳

ℹ️ Son ordre de paiement est enregistré dans le logiciel, mais il n’est pas immédiatement envoyé à la banque. En effet, quand le copropriétaire valide manuellement un prélèvement ponctuel, celui-ci est comptabilisé (une écriture comptable est créée sous le statut “A venir”).

En revanche, le solde du copropriétaire est instantanément mis à jour.

Lorsque le copropriétaire décide d’enregistrer ses coordonnées bancaires pour les prochains paiements, un mandat SEPA est automatiquement généré dans son compte (même sans avoir activé le prélèvement automatique).

Vous pouvez avoir besoin en tant que gestionnaire d’ajouter vous-même les coordonnées du copropriétaire dans son compte.

Dans ce cas, vous avez besoin de récupérer de sa part une autorisation signée : vous devrez ensuite ajouter ce document dans la zone “Autorisation signée” (cette zone ne s’affiche pas sur le portail du copropriétaire).

Le copropriétaire peut configurer le prélèvement automatique pour ne pas avoir besoin de revenir sur son portail pour les prochains paiements :

• Il se connecte à son portail et accède à l’onglet Paiements de son compte

• Il active le prélèvement automatique

• Il sélectionne la fréquence de paiement : mensuel ou trimestriel

• Il applique une limite de prélèvement (s’il le souhaite)

• Il renseigne ses coordonnées bancaires

• Il clique sur le bouton Enregistrer les modifications

Le prélèvement automatique est bien activé ! 🥳

Les prochains prélèvements seront réalisés sans aucune action du copropriétaire, au début du mois autour de la date du 5.

On indique au copropriétaire que la date de prélèvement réel sera dans les 7j après la date d'échéance, car cela se passe souvent comme ça dans les faits.

ℹ️ Pour chaque appel de fonds, le logiciel programme automatiquement un ou plusieurs prélèvements (dans le cas où la fréquence de prélèvement est mensuelle). Ces prélèvements sont créés sous un statut “Paiement à prélever”, mais ils ne sont pas tout de suite comptabilisés.

Lorsque le prélèvement automatique est activé, un échéancier s’affiche pour montrer une estimation des montants qui seront prélevés les prochains mois.

⚠️ L’échéancier est prévisionnel : il s'agit d'une estimation des prochains paiements sur la base des appels de fonds planifiés, mais il n’a pas de valeur comptable. Les paiements pourront évoluer selon ce qui est voté en AG.

Le copropriétaire peut choisir d’être prélevé tous les trimestres ou tous les mois (il n’existe pas d’option semestrielle).

Les montants affichés prennent en compte :

• Les appels de fonds charges courantes et fonds travaux ALUR

• Les appels de fonds travaux planifiés

• Le solde précédent (le solde du copropriétaire lorsqu'il est créditeur ou débiteur, et qui vient s'ajouter ou se soustraire aux appels de fonds)

ℹ️ Lorsque l’échéancier est mensuel, seuls les appels de fonds charges courantes et fonds travaux ALUR sont mensualisés.

Les appels de fonds travaux et le solde antérieur ne peuvent être mensualisés.

Les charges travaux doivent en général être réglées en totalité au début du trimestre, selon le planning de financement voté par l’assemblée générale.

Dans le cas où le décompte des charges est en faveur du copropriétaire, nous faisons un recalcul du montant du prélèvement afin d'éviter de prélever le copropriétaire alors que son reste à payer a diminué, voire que son solde est devenu créditeur.

Si le décompte des charges est à payer, cela sera pris en compte dans le calcul du prochain appel de fonds.

⚠️ Il n'est pas possible de modifier comme on le souhaite les montants prélevés automatiquement. Néanmoins le copropriétaire peut réaliser un virement ou un prélèvement ponctuel avec le montant souhaité afin de régulariser son solde antérieur avant de repasser en prélèvement automatique.

Il arrive que certains appels de fonds dépassent le montant des charges habituellement prélevées, par exemple lorsqu’un appel de fonds travaux vient s’ajouter à l’appel de fonds trimestriel pour les charges courantes.

Le copropriétaire a la possibilité de définir une limite de prélèvement, afin d’éviter d’être prélevé d’une somme trop importante sur son compte bancaire.

ℹ️ Par défaut, une limite est appliquée d’un montant de +/- 30% de ses charges courantes. Par exemple, si les charges sont de 600€, la limite par défaut sera de 900€.

Un prélèvement qui dépasse cette limite est bloqué : on va demander au copropriétaire son autorisation pour prélever la somme en mode “ponctuel”.
Il peut décider de payer la totalité ou une partie du montant, et son ordre de paiement sera immédiatement comptabilisé.

⚠️ Tant que le copropriétaire n'approuve pas le paiement et que son solde n'est pas à jour (≥0€), les futurs prélèvements automatiques seront également suspendus.

⚠️ La limite de prélèvement doit être paramétrée avant l'envoi des appels de fonds. Sinon, elle ne pourra pas s'appliquer automatiquement.

Le copropriétaire renseigne ses coordonnées bancaires et donne son autorisation pour être prélevé.

Lorsqu’il valide le formulaire avec ses coordonnées bancaires, on considère alors qu’il a accepté d’être prélevé et on génère automatiquement un mandat de prélèvement.

Le mandat est accessible dans l’onglet Paiements du compte d’un copropriétaire.

Chaque copropriété est considérée comme un créancier, désigné par un numéro ICS unique : celui-ci se compose de 13 caractères qui permet d'identifier chaque créancier dans le but de mettre en place le prélèvement.

⚠️ Le numéro ICS doit obligatoirement être renseigné pour chacune des copropriétés, dans les paramètres de la copropriété (Configuration des prélèvements).
Tant qu’aucun numéro ICS n’est renseigné pour la copropriété, il n’est pas possible de donner d’ordre à la banque de prélever le copropriétaire.

📖 Configuration des paiements (ICS)

ℹ️ Chaque fois qu’une copropriété est récupérée par votre cabinet et que vous ouvrez un compte bancaire, n’oubliez pas de demander l’attribution d’un numéro ICS. Cela peut prendre du temps - parfois jusque deux semaines - ce qui bloque les paiements des copropriétaires par prélèvement.

La remise bancaire des prélèvements doit être réalisée ponctuellement par les comptables.

Une fois que l’ordre de prélèvement est envoyé en banque, celui-ci est traité rapidement à partir de la date d’échéance (généralement le 5 du mois).

📖 Gérer les remises bancaires

Tant que le prélèvement n’a pas été transmis à la banque, le copropriétaire a la possibilité d’annuler le prélèvement en cliquant sur le bouton Annuler le prélèvement dans son compte copropriétaire.

Pour un prélèvement validé ponctuellement :

Pour un prélèvement automatique :

Une fois le prélèvement annulé, le copropriétaire peut choisir de le ré-autoriser, ou alors le moduler en payant seulement une partie.

Si le prélèvement a déjà été envoyé à la banque, il faudra que le comptable le rembourse. Sinon, le copropriétaire restera créditeur jusqu'au prochain appel de fonds.

Il n'est pas possible de modifier le montant d'un prélèvement automatique, mais le copropriétaire peut valider un prélèvement ponctuel pour régler une première partie de la somme due.

Il pourra programmer un autre prélèvement pour régler le reste de la somme plus tard (mais seulement à partir du moment où le premier prélèvement est marqué comme reçu sur Lobby).

L'échéancier des prélèvements automatiques se met à jour avec le nouveau montant qui reste à payer suite aux règlements du copropriétaire.

Afin de générer un nouveau mandat, vous pouvez supprimer les coordonnées bancaires enregistrées dans les préférences de paiement du copropriétaire. Puis renseignez à nouveau les coordonnées bancaires, ou demandez au copropriétaire de le faire, ce qui permettra de générer un nouveau mandat de prélèvement (avec un nouvel identifiant).

Il arrive que le solde du copropriétaire et le montant qu’on lui demande de payer ne soient pas synchronisés dans le logiciel. En effet ce n’est que dans le cas où un appel de fonds est envoyé, que la demande de paiement est mise à jour.

La fonctionnalité Recalculer la demande de paiement permet de corriger des éventuelles dérives (lorsque le solde a évolué, sans lien avec les ADF). A noter que le moment, il est impossible de recalculer le solde du copropriétaire lorsqu'il est en prélèvement !

ℹ️ Ce bouton ne s’affiche que pour les comptables et si la demande de paiement est “en attente de paiement” (pas encore envoyé à la banque / pas encore validé par le copropriétaire).

Il peut y avoir plusieurs raisons pour lesquelles un prélèvement n’a pas eu lieu :

• Les fichiers de prélèvement sont générés à partir du 5 du mois ; il faut donc attendre cette date.

• Est-ce que le prélèvement a bien été mis dans une remise de prélèvement ?

• Est-ce que la remise de prélèvement a bien été transmise à la banque ?

  ℹ️ si indiqué comme "En cours de traitement", il est possible que la banque n'ai pas traité le fichier.

  Si cela concernant uniquement quelques prélèvement et que le prélèvement n'apparait effectivement pas sur le compte bancaire -> contactez banque pour en savoir plus.

Autres options :

• Facteur technique : on a été incapables de prélever le copropriétaire (faute de coordonnées bancaires, parce qu’elles ont été supprimées…). On demande alors au copropriétaire de remettre ses coordonnées, ou éventuellement on le fait à sa place.

• Le montant à payer dépasse la limite de prélèvement définie dans le compte du copropriétaire, ce dernier doit approuver manuellement le prélèvement via son portail.

Lorsqu’un prélèvement est envoyé en banque mais échoue, vous avez la possibilité de l’annuler (c’est-à-dire le décomptabiliser et faire revenir la demande de paiement à l’état précédent).

Sur la page des paiements du copropriétaire, ou dans la liste des remises des prélèvements, cliquez sur l’action Marquer comme échoué à côté du prélèvement envoyé : l'écriture comptable rattachée sera supprimée et la somme sera redemandée au copropriétaire.

Lorsqu’un prélèvement automatique n’a pas pu être correctement effectué, à cause de la limite dans le compte du copropriétaire par exemple, il n’est pas possible de relancer un prélèvement.

Les prélèvements automatiques se déclenchent uniquement à la suite d'un envoi d'appel de fonds.

Les copropriétaires en prélèvement automatique reçoivent un email avec leur appel de fonds sur lequel on leur rappelle que le prélèvement se fera automatiquement avec la date prévue.

Les copropriétaires qui valident un prélèvement via leur portail (prélèvement ponctuel) ne reçoivent pas d’email car c’est une action de leur part.

Lorsque la banque rejette un prélèvement, le rejet est automatiquement détecté par le logiciel et une nouvelle demande de paiement est faite auprès du copropriétaire.

Le copropriétaire doit alors se connecter à son portail en ligne pour autoriser à nouveau le prélèvement.

ℹ️ Il n’est pas possible de réaliser cette action à la place du copropriétaire.

Non, il n'est pas possible de payer via espèces. Seuls les prélèvements, virements ou chèques sont acceptés et gérés dans Lobby.

Vous pouvez recalculer le report à nouveau temporaire pour mettre à jour les soldes. 
Pour cela, vous devez aller sur l'écriture de report à nouveau temporaire et cliquer sur le bouton MAJ écriture de reprise temporaire. 

Si un copropriétaire n'a plus de lot dans la copropriété, ses prochains prélèvements automatiques sont désactivés.

En revanche, si des prélèvements étaient déjà planifiés (en automatique ou validé par le copropriétaire), ceux-ci ne sont pas automatiquement annulés, vous devez exclure ce prélèvement lorsque vous générez votre remise.

Lorsqu'un prélèvement est déjà planifié, si le copropriétaire décide de faire un virement en parallèle, on ne recalculera pas automatiquement son solde et le montant du prélèvement restera donc inchangé.

Le copropriétaire a la possibilité d'annuler le prélèvement depuis son compte (avant que celui-ci soit transmis à la banque), et il pourra le réactiver plus tard pour un prochain paiement.

Vous pouvez activer le prélèvement automatique pour vos copropriétaires, via les préférences de paiement dans leur compte. Les prochains appels de fonds seront alors prélevés automatiquement sans aucune action de leur part.

⚠️ Si les appels de fonds ont été envoyés avant l'activation du prélèvement auto sur un compte copropriétaire, le prélèvement ne sera pas effectué pour ces appels de fonds mais pour les suivants.

Oui, les copropriétaires peuvent désormais consulter le montant des charges locatives récupérables sur leurs documents d'appels de fonds.

Dans le tableau des charges courantes, une colonne "Locatif" donne le détail de ces charges pour chaque lot et chaque clé de répartition.

ℹ️ La répartition des charges est figée lors de l'approbation des comptes, et visible sur les décomptes de charges envoyés aux copropriétaires après l'AG.

Si le copropriétaire supprime son mandat SEPA et que le prélèvement n'a pas encore été transmis à la banque, alors il ne sera pas prélevé. En effet, il manquera les infos nécessaire pour le prélever dans le fichier de remise bancaire.

En revanche si la remise bancaire a déjà été faite, il sera prélevé.

2 méthodes :

1. Mettre en place un échéancier sur le compte du copropriétaire :

FAQ ici : Gérer le recouvrement des impayés: Mettre en place un échéancier de paiement

En utilisant cette fonctionnalité, vous aurez à disposition le courrier d'échéancier à faire signer au copropriétaire et un dossier de type Procédure sera créé afin d'avoir le suivi. 

2. Décaler les envois de relances :

Vous pouvez aussi décaler l'envoi des relances directement sur le compte du copropriétaire. 

Il vous suffit de choisir la prochaine date de relance et vous pouvez également mettre un commentaire pour avoir le suivi et informer le CS. 

Astuce : Vous avez la possibilité de "snoozer" les chèques en attente d'encaissement. Ainsi, les chèques réapparaitront sur votre dashboard pour éviter les oublis.

Les paiements par prélèvement ne sont générés que lors de l'envoi des ADF. 

Or, il s'agit d'un montant à payer issu du solde de charge qui a été envoyé après l'ADF 

→ Ce montant pourra être payé lors du prochain ADF

C'est quelque chose qui a vocation à évoluer mais nous ne pouvons pas encore donner de temporalité.

• Depuis Lobby : il faut créer le copropriétaire en tant que fournisseur et saisir son solde créditeur comme une facture imputée sur le compte du copro

• ou faire virement manuel depuis l'espace bancaire

Le fonctionnement est le suivant :

• Lobby génère les prélèvement mensuels automatiques au moment de l'envoi des ADF

• Il faut donc que :

  • Le copro soit à jour de ses charges avant cette date là

  • Qu'il ait mis en place le prélèvement auto mensuel avant cette date là

⚠️ La limite de prélèvement doit être paramétrée avant l'envoi des appels de fonds. Sinon, elle ne pourra pas s'appliquer automatiquement.

Comment vérifier :

• Allez sur l'ADF envoyé au copropriétaire. L'ADF doit mentionner la limite de prélèvement.

• Si la limite de prélèvement n'est pas indiquée, alors allez dans la fiche copropriétaire > Activités et vérifiez la date de mise en place du prélèvement automatique avec limite.