Gérer les remises bancaires

Les prélèvements automatiques et ceux validés par les copropriétaires sont mis en attente dans le logiciel jusqu’à être transmis à la banque, via une remise bancaire (qui sert à regrouper les prélèvements dans un seul fichier).

L’opération de remise bancaire est manuelle, elle doit être réalisée par un comptable de manière régulière pour respecter les échéances de paiement.

ℹ️ Nous préconisons de réaliser cette action un même jour chaque semaine.

La page Prélèvements permet de visualiser les prélèvements copropriétaires à transmettre à la banque (menu Comptabilité > Prélèvements).

ℹ️ Le type de prélèvement indique si un prélèvement est automatique ou bien s'il a été validé par le copropriétaire.

La date d’échéance permet de savoir à quelle date le prélèvement doit être fait, et de remarquer ainsi quand des prélèvements sont en retard (pas de remise bancaire générée pour faire passer le prélèvement).

Prélèvements automatiques :

Tous les prélèvements automatiques ont une échéance au 5 du mois et sont cochés par défaut pour les remises en banque.

ℹ️ Si vous voulez décaler le traitement de certains prélèvements auto, décochez-les au moment de générer la remise, puis vous ferez une autre remise après le 5.

Prélèvements validés manuellement :

La date du prélèvement correspond à la date de confirmation du copropriétaire.

Néanmoins, on indique au copropriétaire que la date de prélèvement réel sera dans les 7j après cette date car cela se passe souvent comme ça dans les faits.

Sur la page Prélèvements :

• Sélectionnez les prélèvements à transmettre à la banque (tous ou juste certains - plutôt les prélèvements dont l’échéance est proche)

• Cliquez sur le bouton Générer les remises de prélèvement
  

Les prélèvements sont alors comptabilisés (s’ils ne l’étaient pas déjà) : l’écriture d’encaissement est ajoutée dans le plan comptable sous un statut “A venir”, en attendant que le prélèvement passe en banque.

Vous retrouvez ensuite les remises générées dans l'onglet “Remise de prélèvements” :

• Téléchargez le fichier à remettre à la banque (fichier textuel)

• Déposez ce fichier dans l’interface de votre banque

Après la synchronisation bancaire automatique, les écritures liées au paiement du copropriétaire seront affichées comme confirmées.

Lorsque le paiement a été comptabilisé, mais qu’il reste “en cours de traitement”, vous pouvez l’annuler afin de redemander la somme au copropriétaire.

Depuis le tableau des remises de prélèvements, vous pouvez indiquer qu’un paiement a échoué pour pouvoir le décomptabiliser en cliquant sur Marquer comme échoué.

Si le prélèvement a été rejeté par la banque après son encaissement (à cause d’un manque de fonds sur le compte bancaire du copropriétaire, ou s’il a fait opposition à sa banque), vous devrez imputer le rejet avec les frais de rejet bancaire sur le compte du copropriétaire via les transactions à réconcilier.

📖 Réconcilier les transactions bancaires

Une fois l’opération réconciliée, le compte du copropriétaire est remis à jour et le copropriétaire pourra relancer sa demande de prélèvement.

Une fois tous les chèques complétés et marqués comme “prêts pour remise”, vous pouvez procéder à la remise de ces chèques en banque.

• Cliquez sur le bouton Remise de chèques

Une fois sur la page de remise de chèques :

• Cliquez sur le bouton Générer la remise sur la ligne concernée

• Cela permet de générer le fichier TLMC à envoyer à la banque, ainsi qu'un PDF qui pourra être inséré dans l'enveloppe de remise.

Retrouvez tous les chèques en remise sur la page Remises de chèques.

Une ligne contient les chèques à encaisser pour une même banque, par ex. la Palatine.

Vous pouvez alors demander à votre comptable de modifier le statut de la remise, en cliquant sur le bouton Marquer comme envoyé.

⚠️ Les chèques envoyés par les assurances pour des sinistres ne peuvent pas être encaissés via Lobby pour le moment : on doit télécharger le document, créer l’écriture correspondante en comptabilité, et encaisser le chèque manuellement en remplissant une remise de chèque puis on archive dans Lobby.

⚠️ Les chèques de remboursement ne peuvent pas non plus être encaissés via Lobby.

Un ordre de virement est créé dans le tableau Virements. Ce tableau permet de regrouper toutes les demandes de paiement dans un document XML.

Depuis le tableau des Virements, téléchargez les documents XML et transmettez-les à la banque pour que les virements soient réalisés.

Une fois le fichier transmis à la banque, le groupe de virement doit être marqué comme Validé par le comptable.

Pour chacun des virements SEPA de ce groupe, une écriture de banque est générée dans le plan comptable :

• Une ligne au débit sur le compte 401-X du fournisseur au débit

• Une ligne au crédit sur le compte 512 lié au compte en banque débité

Cette écriture est dans un premier temps sous le statut "À venir".

Elle passe automatiquement au statut "Confirmée" lorsque la synchronisation bancaire détecte qu’une transaction correspond au virement rattaché à cette écriture.

ℹ️ Si vous voulez annuler le paiement d’une facture avant de générer la remise, cliquez sur Supprimer dans le tableau des virements, ou réinitialiser une facture depuis la page de paiement. La facture repassera au statut "À payer".

Si le copropriétaire supprime son mandat SEPA et que le prélèvement n'a pas encore été transmis à la banque, alors il ne sera pas prélevé. En effet, il manquera les infos nécessaire pour le prélever dans le fichier de remise bancaire.

En revanche si la remise bancaire a déjà été faite, il sera prélevé.

Dans certains cas, il est nécessaire de forcer la validation du paiement :

• Allez sur le plan comptable de la copropriété

• Cocher l'entête de colonne "à venir" pour afficher toutes les écritures en attente

• Cliquez sur Confirmer l'écriture

ℹ️ Cette option n'est disponible que pour les écritures de type Banque en compte 5XX de plus de 14 jours.

Il n'est plus possible d'annuler une remise validée : nous n'avons pas cette fonctionnalité car normalement, si on clique sur "valider la remise", c'est qu'elle a été transmise à la banque. Cela permet de ne pas faire de paiement en double.

La date de prélèvement inscrite dans le fichier de prélèvement pour la banque est calculé comme ça :

• Si la date de prélèvement (5 du mois) est dans le passé (ex : on est le 8), alors la date de prélèvement dans le fichier sera au 8

  • Si tu modifies la date de prélèvement via cette popup, c'est cette date qui sera prise en compte par la banque

• Si la date de prélèvement (5 du mois) est dans le futur (ex : on est le 3), alors la date de prélèvement sera au 5

Sauf si le prélèvement a été validé manuellement par le copropriétaire, alors le prélèvement est exigible immédiatement (c'est à dire que la date qui sera inscrite dans le fichier de prélèvement sera la date du jour de génération du fichier)