Réconcilier les transactions bancaires

Lobby rapatrie automatiquement 100% des opérations bancaires pour chaque copropriété, tous les jours grâce à la synchronisation bancaire. Vous n’avez aucune saisie d’écriture bancaire à effectuer.

Les transactions bancaires sont synchronisées tous les jours, mais peuvent arriver jusqu'à 2 jours ouvrés pleins.

Chaque transaction est réconciliée automatiquement avec la bonne contrepartie du compte 512 : il peut s'agir du règlement d'une facture de prestataire, un paiement par chèque, un virement ou prélèvement d'un copropriétaire etc.

ℹ️ Tant que le libellé de l’opération comporte bien le nom du copropriétaire, la réconciliation se fera automatiquement dans 90% des cas.

10% des transactions restantes ne sont pas réconciliés automatiquement : elles viennent se mettre en compte d’attente 471. Il faut donc aller les réconcilier manuellement.

Au clic sur le lien Voir les transactions du dashboard comptable, vous arrivez sur la liste des transactions à réconcilier sur vos copropriétés :

Au clic sur chaque ligne du tableau, vous accédez à une fenêtre qui vous permet de sélectionner la bonne contrepartie pour chaque écriture bancaire :

Vous pouvez uniquement sélectionner des comptes Tiers (classe 4XX ou banque 501, 502, ...) depuis la page de réconciliation des transactions. Si vous souhaitez rattacher la transaction à un autre compte, vous devrez vous rendre sur l'écriture dans le plan comptable.

Vous pouvez créer autant de lignes d’écriture que nécessaire pour imputer la transaction, en cliquant sur le bouton + Nouvelle ligne d’écriture

Une fois votre saisie terminée, cliquez sur Confirmer pour enregistrer la réconciliation.

ℹ️ Lorsque vous confirmez, Lobby passe directement à l’écriture suivante (mais vous pouvez également passer à l’écriture suivante sans confirmer votre réconciliation, en cliquant sur le bouton Suivant en bas à gauche).

⚠️ Si votre balance n’est pas à 0, le bouton sera grisé et cela ne sera pas possible de valider la réconciliation de l’écriture.

ℹ️ Lorsqu'un virement bancaire est réconcilié avec une facture via la modale de lettrage, alors la facture apparaîtra normalement sous le statut "Payé".

Vous retrouvez les écritures bancaires dans le plan comptable (qui sont en 512 avec la contrepartie en 471).

Il vous suffit de sélectionner l’écriture et remplir/modifier les champs du formulaire qui s’affiche tout en bas pour pouvoir imputer la transaction.

En cliquant sur Ouvrir, vous accédez à la page de modification d’une écriture.

Il s’agit d’une autre manière d’imputer la transaction : en l’occurence modifiez le compte 471, en cliquant dans le champ “Code” par le compte concerné.

⚠️ La banque étant synchronisée avec le plan comptable, vous ne devez pas toucher pas au compte 512. Vous pouvez modifier une écriture de banque (par exemple si l’écriture a été imputée sur le mauvais copropriétaire), mais dans ce cas modifiez seulement la contrepartie, pas le compte 512.

Dès que vous cherchez à modifier une écriture de type banque, un message s’affiche :

La page Banque est le miroir de votre compte bancaire dans Lobby, elle est visible par le Conseil Syndical.

Chaque mouvement sur le compte bancaire de la copropriété remonte sur cette page, avec le libellé de l’opération, le montant, la date, la contrepartie, le PDF de l’écriture (quand il s’agit d’une facture), et le lien vers l’écriture comptable.

Vous pouvez rechercher une transaction à l’aide des filtres par montant, par type d’opération et ou par date.

1. Vous pouvez accéder à l’écriture comptable, via l’icône de redirection à l’extrémité de la ligne de l'opération.

2. Vous pouvez télécharger toutes les transactions depuis Lobby (export Excel).

Il s'agit probablement d'un problème avec le paramétrage de votre banque.

Vous pouvez vérifier cela dans les paramètres de votre cabinet, onglet Banque, dans la section "Paramétrage EBICS" :

• Cliquez sur le lien "Voir" à côté du nombre de comptes bancaires synchronisés afin d'accéder à la liste des comptes remontés par votre banque

• Vérifiez que le numéro de votre compte bancaire apparaît bien dans cette liste

Pour trouver votre numéro de compte dans Lobby, allez dans les paramètres de la copropriété, page des Comptes bancaires.

Exemple IBAN : FR76 3007 6300 5100 0801 5890 109

Le n° de compte est sur-ligné en jaune.

⚠️ Si ce n'est pas le cas, vous devez demander à votre banque de vérifier si le compte bancaire est bien rattaché à leur contrat EBICS afin que la synchronisation puisse fonctionner correctement.

⚠️ Lorsque la banque rattache un compte bancaire à votre contrat EBICS, il faut attendre au moins 24-48h pour que cela soit pris en compte et remonté dans les fichiers que l'on reçoit de la part de la banque.

Un copropriétaire ne peut pas payer tant que son précédent prélèvement n'a pas été reçu.

Dans le cas où le prélèvement ne s'est pas correctement réconcilié automatiquement avec l'opération bancaire, cela créé un doublon :

Pour corriger cela, allez sur l'écriture qui correspond à la transaction bancaire :

• Supprimez les lignes en 450X

• Remettez le montant en 471

Cela permet de repasser l'écriture dans les transactions à réconcilier. Puis, revenez dans les réconciliations bancaires et faites le rattachement via les prélèvements.

Des doublons apparaissent car l'opération bancaire de la remise de chèques n'a pas pu se réconcilier automatiquement avec l'écriture comptable qui est "à venir". 

Dans ce cas, il ne faut pas imputer la transaction sur le compte du copropriétaire mais l'imputer avec l'opération à venir :

• Remettez l'écriture comptable en 471 afin qu'elle apparaisse dans vos transactions à réconcilier

• Cliquez sur l'onglet "Chèques" : vous avez l'ensemble de vos chèques en attente d'encaissement

• Sélectionnez le/les chèque(s) en question. 

• Cliquez sur le bouton Confirmer : cela va réconcilier l'opération avec l'écriture comptable et supprimer l'écriture en doublon automatiquement 

ℹ️ Lorsque vous avez une remise de chèques qui a été encaissée partiellement, il faut passer par ce process. Cela va modifier les écritures comptables pour mettre de côté les chèques non passés en banque. 

Lorsqu'on envoie des fichiers de virement, Lobby créé une écriture de banque "A venir" en comptabilité. 

Lorsque la transaction passe en banque lors de la synchro bancaire, Lobby essaie de rattacher la transaction aux écritures "A venir" qui étaient déjà créé. 

Si le matching ne se fait pas, ce qui est visiblement le cas ici, on constate des doublons en comptabilité.

Pour corriger cela, il faut traiter la transaction bancaire en sélectionnant le virement qui était en attente. Cela va permettre de "fusionner" les deux écritures comptables et passer "A venir" dans le bon statut.

Vous devez d'abord identifier d'où provient l'écart en comptabilité par rapport à la banque, puis vous devez saisir manuellement l'opération bancaire manquante en comptabilité.

Il faut imputer des transactions dans le compte fournisseur, puis saisir une OD vers le compte de charges, ou faire un traitement via les factures.

Dans ce type de cas, il faut aller regarder dans l'onglet "banque" de la copropriété si la transaction bancaire existe.

Si c'est pas le cas : c'est que la synchronisation n'a pas fonctionné ou n'était pas encore paramétrée (par exemple, si le compte bancaire n'a pas été rattaché au contrat EBICS par votre banque).

Puis allez sur le copropriétaire en question afin de constater que l'écriture d'encaissement de chèque s'est bien créée et modifiez-la si nécessaire.

Dans ce genre de cas, vous pouvez effectuer ces vérifications de base :

1. Est-ce que l'IBAN du compte bancaire est bien renseigné sur Lobby ? à quelle date a t-il été renseigné ? (sinon Lobby est incapable de réconcilier les transactions remontées par la banque avec le compte bancaire correspondant sur Lobby)

2. Est-ce qu'il y a une synchro du compte bancaire active et de quand date la dernière ? Il suffit de se rendre sur la page du compte bancaire et de regarder en haut "Solde: XXXX, synchronisé le XX/XX/XXXX"

Si la synchro du compte bancaire fonctionne, voici les options possibles :

1. Les transactions bancaires qui manquent sont des transactions qui ont eu lieu AVANT que l'on commence à synchroniser ce compte bancaire, car

   1. la synchro EBICS a été paramétrée après ces transactions

   2. vous avez renseigné l'IBAN après que ces transactions aient eu lieu

   3. la banque a rattaché ce compte à la connexion EBICS après la date de ces transactions

Pour creuser plus : il faut regarder dans le fichiers EBICS qu'on a reçu de la banque si ces transactions étaient présentes ou non.

• Faites un exports de la liste des fichiers EBICS de transactions bancaires que l'on a reçu pour ce cabinet. 

• A partir de cet export, vous avez accès aux fichiers EBICS que la banque nous a envoyé, journée par journée (il faut regarder les quelques jours autour de cette date, car on ne reçoit pas forcément les transactions à la date exacte)

• Il faut rechercher dans ce fichier le numéro du compte bancaire pour voir :

  • 1. Est-ce que le compte bancaire est bien présent : s'il n'est pas présent, c'est qu'il n'est pas transmis du tout par la banque. En principe si le compte apparait comme synchronisé sur Lobby, c'est le cas, mais la banque peut faire n'importe quoi et retirer le compte de la connexion EBICS...

  • 2. Est-ce que vous voyez la transaction à la date recherchée. S'il n'y a pas de transaction, c'est que la banque ne nous l'a pas transmise. Si vous la voyez, alors c'est un bug de Lobby.

Si la synchronisation du compte bancaire ne fonctionne pas, les options possibles sont :

• La connexion EBICS ne fonctionne pas (ou pas depuis au moins 2 plusieurs jours ouvrés échus) → sûrement le certificat expiré

• Le compte bancaire est mal paramétré sur Lobby (ex : mauvais IBAN)

• Le compte bancaire n'est pas remonté dans les fichiers EBICS transmis par la banque → C'est à voir avec la banque.

Dans tous les cas, Lobby ne re-synchronise pas les transactions bancaires dans le passé. Il est donc possible que vous deviez saisir les écritures manuellement sur Lobby.