Gérer le recouvrement des impayés

Les appels de fonds sont envoyés chaque début de trimestre. Les copropriétaires disposent alors d’un délai d’un mois maximum pour régler leurs charges.

ℹ️ Avant toute action de recouvrement, assurez-vous que le copropriétaire a bien reçu les appels de fonds. Vous pouvez vérifier cela en allant sur son profil du copropriétaire > onglet Activités, puis filtrez la liste des activités pour retrouver les communications envoyées à ce copropriétaire.

Si le paiement n’est pas effectué un mois après la date d’échéance :

• Une première relance automatique est envoyée (déclenchée uniquement si le montant du est supérieur à 100€)

  • L’email / courrier envoyé au copropriétaire est visible dans le tableau récapitulatif de ses charges et paiements

    

    

• Une relance peut aussi être faite manuellement

  • Depuis la fiche d’un copropriétaire, cliquez sur le lien Voir les appels de fonds pour accéder à la section “Relances et procédures”

  • Cliquez ensuite sur Envoyer une relance simple

ℹ️ Une relance programmée peut être modifiée sur une date plus lointaine, en cliquant sur le lien Modifier cette date de relance

Si le paiement n’est toujours pas effectué deux mois après la date d’échéance :

• Une mise en demeure est envoyée automatiquement

  ℹ️ L’email / courrier envoyé au copropriétaire est visible dans le tableau récapitulatif de ses charges et paiements (profil du copropriétaire > section "Balance copropriétaire" > cliquer sur "Voir les appels de fonds")

  

• Une autre relance peut être envoyée manuellement avant la mise en demeure, si le Conseil Syndical le demande par exemple

  ℹ️ La date d’envoi de la mise en demeure programmée peut également être modifiée.

ℹ️ Il est toujours possible de modifier les dates de relance via le bloc des “Relances et procédures” sur le profil d’un copropriétaire.

Vous pouvez également “snoozer” l’ensemble des relances automatiques durant un certain temps sur une copropriété, via la fonctionnalité Snoozer accessible sur la page de Balance des copropriétaires.

ℹ️ Le snooze des relances est de maximum 6 mois. Passé ce délai, il faut renouveler le snooze, sinon les relances se réactivent.

Une fois la première relance automatique envoyée, si le copropriétaire règle partiellement ses charges suite à cette relance, le logiciel remet les compteurs de relance "à zéro" et ne prévoit pas d'envoi de mise en demeure. Il faudra envoyer une mise en demeure manuelle dans ce cas.

Si les actions de recouvrement amiable n’ont pas entraîné de réaction du copropriétaire, le gestionnaire sollicite alors le service juridique pour lancer une procédure de recouvrement.

Si la mise en demeure reste sans réponse :

• Le service juridique ou le gestionnaire contacte le copropriétaire par mail ou par courrier pour l’encourager à payer rapidement.

• Le copropriétaire peut faire une demande d’échéancier : allez sur le profil du copropriétaire, dans la section Relances et procédures de la page des paiements, et cliquez sur Mettre en place un échéancier

• Un document se génère et doit être signé par le copropriétaire pour que l’échéancier soit mis en place. Le légal ou le gestionnaire paramètre l’échéancier avec les montants des prochains paiements du copropriétaire, qui se mettent à jour sur Lobby.

Une fois que l’échéancier a été démarré :

Si le paiement n’a toujours pas lieu, une sommation de payer peut être lancée via une procédure d'huissier :

• Depuis le profil du copropriétaire, dans la section Relances et procédures de la page des paiements, cliquez sur Démarrer une procédure d’huissier

⚠️ Pour sélectionner votre Huissier, il est impératif que vous ayez un prestataire avec un Corps de métier "Huissier".

• Cette action entraîne l’envoi d’un mail automatique à l’huissier (avec le gestionnaire en copie) avec un lien vers le dossier Drive qui contient les éléments nécessaires pour le lancement de la procédure

  🤓 Partager un dossier Drive à un fournisseur

• Un dossier de type “Procédure” est automatiquement créé dans les dossiers de la copropriété sur Lobby, par défaut visible uniquement par le Conseil Syndical. Tous les emails concernant la procédure pourront être rattachés à ce dossier.

• On voit qu’une procédure d’huissier est en cours lorsque l’on consulte le profil du copropriétaire, au niveau de la section Relances et procédures de la page des paiements.

Si après le passage de l’huissier, le paiement n’est toujours pas effectué, une procédure judiciaire peut être lancée avec un avocat :

• Depuis le profil du copropriétaire, dans la section Relances et procédures de la page des paiements, cliquez sur Démarrer une procédure d’avocat

• Comme pour les procédures d’huissier, un mail automatique est envoyé à l’avocat (avec le gestionnaire en copie) avec un lien vers le dossier Drive qui contient les éléments nécessaires pour le lancement de la procédure

• Un dossier de type “Procédure” est automatiquement créé dans les dossiers de la copropriété

• On voit qu’une procédure d’avocat est en cours lorsque l’on consulte le profil du copropriétaire, au niveau de la section Relances et procédures de la page des paiements.

Liste des documents disponibles dans le dossier :

• RIB du SDC

• Extrait de compte actualisé au jour du déclenchement de la procédure

• RCP

• PV d’AG tenues par le syndic

• Attestations de non recours des PV (éditées depuis le logiciel)

• ADF depuis le début du mandat Bellman

Lorsqu’une mise en demeure ou une procédure légale est lancée, la facturation de la prestation peut être réalisée en même temps de manière automatique.

Laissez la case "Facturer la prestation" cochée, ce qui permettra de créer la facture et de l’envoyer directement en comptabilité sur le copropriétaire concerné.

ℹ️ Le prix de la prestation est automatiquement repris dans la grille des tarifs renseignés au niveau du contrat de la copropriété.

Le gestionnaire et le service juridique assurent ensemble le suivi du recouvrement sur les différentes copropriétés d’un portefeuille.

Pour cela ils consultent la liste des copropriétaires débiteurs, et pour chaque copropriétaire, ils vérifient si les actions et procédures ont permis de recouvrer une partie des créances.

Un dashboard permet de suivre les procédures de recouvrement de manière transverse sur l’ensemble du portefeuille de copropriétés que vous gérez.

Il est accessible via le sous-menu Recouvrement du menu Comptabilité dans la navigation principale.

Il liste l’ensemble des copropriétaires débiteurs sur chaque copropriété, l’état de leur balance, les relances déjà effectuées et pour certains, l’avancement des procédures en cours.

Depuis ce dashboard, on peut accéder directement au profil de chaque copropriétaire débiteur (au clic sur le nom du copropriétaire), et au dossier de procédure en cours s’il y en a un.

Le type de procédure est indiqué (échéancier, sommation de payer ou procédure judiciaire), ainsi que la date de démarrage de la procédure.

La page de Balance copropriétaires permet de visualiser la situation du solde de tous les copropriétaires d’une copropriété donnée.

Les copropriétaires débiteurs apparaissent en haut de cette liste par ordre de dette décroissante pour pouvoir identifier rapidement ceux qui présentent les dettes les plus importantes. On peut également voir si des relances ou une procédure ont déjà été lancées.

Si un ADF est envoyé en cours de trimestre (ex : travaux), le système de relance se recalcule.

• Les relances simples sont envoyées au 5 du mois suivant si L'ENVOI de l'ADF a été fait avant le 5 du mois. Sinon, elles sont repoussées au mois encore suivant.

  Par exemple :

  • Si l'envoi est fait le 01/02, alors les relances seront le 05/03

  • Si l'envoi est fait le 07/02, alors les relances seront le 05/04 

    MAIS :

    • On n'envoie jamais de relance les mois des ADF trimestriels, car on considère que les copropriétaires vont recevoir un nouvel ADF

    • Donc, ce sera le 05/05

  Autre exemple :

  • L'envoi de l'ADF en date du 04/02 a été fait le 14/02

  • C'est la date du 14/02 qui est retenue car le copropriétaire n'a été prévenu qu'à partir du 14/02.

  • Donc la relance se recalcule au 05/04.

    MAIS :

    • Comme avril est un mois de trimestre, la prochaine relance sera effectuée le 05/05.

• Les mises en demeure sont envoyées le 5 du mois suivant la relance simple.

  • Notre système de relance recalcule la date de relance à chaque fois qu'on envoie un ADF. 

  • Donc si vous envoyez un ADF travaux pour le mois de février, cela re-décale toutes les relances :

    • Il faut dans ce cas là faire partir les relances manuellement

Il est possible de modifier les dates de relance de manière individuelle, via la section “Relances et procédures” sur le profil d’un copropriétaire, au clic sur Modifier la date de relance.

Vous pouvez également “snoozer” l’ensemble des relances automatiques durant un certain temps sur une copropriété, via la fonctionnalité Snoozer sur la page de Balance des copropriétaires.

Non, mais il est possible sur chaque copropriété de "snoozer" les relances pendant 6 mois. Aucune relance automatique ne sera envoyée avant cette date pour tous les copropriétaires de la copropriété.

Lorsque vous ne parvenez pas à relancer un copropriétaire (affichage d'un message "Le copropriétaire ne peut pas être relancé"), cela peut être parce qu'il n'a pas reçu le dernier appel de fonds à cause d'un problème d'envoi.

Dans ce cas, vous devez vérifier les envois d'appels de fonds et si le dernier appel de fonds a bien été envoyé pour ce copropriétaire.

Non, les relances simples ne sont pas facturées.

Les relances automatiques ne s'activent qu'après l'envoi du premier ADF sur Lobby.

Via le bandeau du haut, cliquez sur Comptabilité > Factures

Puis sélectionnez le filtre "Afficher les mises en demeure" :

L'échéancier généré ne reprend pas les charges courantes, uniquement les dettes. On permet uniquement la génération d'un document avec un montant à étaler sur X mois. Cela ne met pas en place de prélèvement automatique non plus.

C'est juste pour générer un document à faire signer pour s'accorder avec le propriétaire.

⚠️ Si les budgets des charges courantes sont planifiés, on les ajoute dans l'échéancier.

En revanche, on ne prend pas en compte le mode de prélèvement du copropriétaire pour générer l'échéancier, car il n'y a aujourd'hui pas de lien entre l'échéancier est les prélèvement automatiques (le fait de générer un échéancier ne génère pas les prélèvements qui correspondent à ce qui est inscrit).

Si il y a un échéancier en cours, le copropriétaire ne sera pas relancé.