Partager un dossier Drive à un fournisseur

Chaque fois qu’une procédure de recouvrement est ouverte auprès d’un avocat ou d’un huissier :

• Un dossier de procédure est créé dans les dossiers de la copropriété

• Un dossier de procédure est créé sur Google Drive avec tous les documents utiles pour la procédure (appels de fonds et relances, PV d’AG, attestations de non-recours, RCP…)

Au moment de lancer la procédure, vous sélectionnez un fournisseur (avocat/huissier). Un email est alors envoyé avec le lien vers le dossier Drive de la procédure.

Exemple de mail :

Pour que l’avocat ou l’huissier puisse accéder au dossier Drive, on ajoute son adresse email dans les utilisateurs ayant le droit d’accéder au dossier Drive (dans les paramètres de partage).

Cependant, il est assez rare que l'adresse mail de l'huissier soit une adresse mail Google (Gmail ou Google Workspace). Il est donc souvent nécessaire de renseigner une adresse email supplémentaire au niveau du contact de l’avocat / huissier.

Pour cela, vous devez mettre à jour le contact renseigné au niveau du prestataire :

• Accédez à l’annuaire des prestataires et recherchez le cabinet d’avocat ou d’huissier

• Cliquez sur Modifier au niveau du contact concerné

• Complétez le champ Email Google avec une adresse mail Google valide

• Enregistrez vos modifications

Cette adresse mail sera désormais prise en compte chaque fois qu’un dossier Drive est partagé avec ce prestataire comme destinataire de la procédure ! 🥳

⚠️ Il faut renseigner l'email AVANT la création du dossier. Si vous le renseignez après avoir créé le dossier, les permissions du dossier Google Drive ne seront pas mises à jour et il faudra ajouter manuellement l'email du prestataire sur le Drive.