Comptabiliser et payer les factures

Après codification par le gestionnaire, la facture arrive dans l'interface des comptables pour comptabilisation et paiement.

Accédez au centre de traitement des factures depuis le dashboard comptable ou en cliquant sur le menu Comptabilité > Factures dans la navigation.

Vous arrivez sur la liste des factures à comptabiliser et à payer (en tant que comptable) :

• Cliquez sur une facture dans la liste pour y accéder.

• Toutes les informations de la facture sont déjà saisies, à l'exception du code comptable qui permet de comptabiliser la facture et des informations de paiement qui permettent de la payer.

  ℹ️ Vérifiez que la clé de répartition est la bonne, sinon vous pouvez toujours la modifier sur approbation du gestionnaire.

  ℹ️ Vérifiez que le compte bancaire de la copropriété est bien défini comme principal (Depuis les paramètres de la copropriété > comptes bancaires > ... à droite du compte > Définir comme principal).

ℹ️ La page de détail d'une facture s'affiche différemment pour les comptables.
Si vous souhaitez accéder à cette vue et aux fonctionnalités de comptabilisation, allez sur votre profil et modifier votre profil par "Comptable ".

L'interface de comptabilisation d'une facture se compose de plusieurs sections :

• Formulaire de codification & comptabilisation

• L'écriture de dépense existe-t-elle déjà ? (réconciliation)

• L'écriture de paiement existe-t-elle déjà ? (rattachement)

• Paiement (mode de paiement, montant à payer, etc.)

• Visionneuse document PDF

Pour enregistrer une facture dans la comptabilité, vous devez vérifier qu'elle est imputée sur la bonne clé de répartition et lui attribuer un code comptable.

Dans le champ "Code comptable", sélectionnez le code correspondant au type de dépense (compte de charges) :

ℹ️ Actuellement il n'est pas possible d'éclater une facture sur différents comptes comptables, et donc de sélectionner différents codes comptables.
Vous devez saisir la facture sur un compte pour pouvoir la traiter et la payer, puis aller sur l'écriture pour modifier l'imputation comptable.

Vous avez la possibilité de sélectionner un paramétrage de comptabilisation (si des paramétrages ont été définis au préalable au niveau des contrats).

Cela vous permet de ventiler vos factures sur les bons codes et comptes comptables avec la bonne répartition.

• Cliquez sur le lien Choisir un paramétrage au-dessus du champ de sélection du code comptable

  

• Choisissez l'un des paramétrages dans la liste : la répartition correspondante est alors automatiquement appliquée.

  

📖 Ajouter un paramétrage de comptabilisation sur un contrat

⚠️ Il n'est pas possible d'imputer une même facture sur différents comptes comptables actuellement.

Lorsque les fonds ne sont pas suffisants ou que vous avez l’instruction “Paiement en attente” de la part du gestionnaire, vous pouvez simplement comptabiliser la facture sans la payer immédiatement.

• Sélectionnez Aucun au niveau du “Montant à payer”

• Cliquez sur le bouton Comptabiliser

ℹ️ Une écriture de type “dépense” est créée dans le plan comptable :

• Une ligne au débit sur le compte 6XX de la/les clé(s) de répartition concernée(s)

• Une ligne au crédit sur le compte 401-X du fournisseur

  

Lorsque vous avez suffisamment de fonds pour régler la facture, vous pouvez simplement comptabiliser et payer la facture :

• Sélectionnez La totalité ou Une partie au niveau du “Montant à payer”

• Cliquez sur le bouton Comptabiliser et payer XX€

  

ℹ️ Un ordre de virement est alors créé dans le tableau des Virements.
Vous devrez télécharger les documents XML depuis ce tableau, et les transmettre à la banque pour que les virements soient réalisés.

📖 Remise bancaire des paiements fournisseurs

ℹ️ La facture apparaîtra comme "Payée" lorsque la transaction bancaire sera réconciliée l'écriture d'encaissement correspondante.

📖 Réconcilier les transactions bancaires

Il est possible de réinitialiser une facture déjà comptabilisée, dont le paiement est en cours ou qui est payée. La facture repassera alors sous le statut "À payer" mais les lignes d’écritures sont toujours présentes.

Les factures contractuelles (gaz, eau etc.) peuvent être payées par prélèvement automatique. Ainsi, il suffit parfois de rattacher une facture à une écriture déjà existante sans passer par un paiement.

• Dans la section “Écritures de paiement”, vérifiez s'il existe une écriture de paiement correspondant à la facture

• Si oui, cliquez sur le bouton Rattacher à côté de l'écriture en question

• Enfin cliquez sur bouton Comptabiliser et réconcilier tout en bas pour que la réconciliation soit bien enregistrée

  

ℹ️ En cas d'erreur de rattachement de la facture au règlement, vous pouvez annuler votre action en cliquant sur le bouton Détacher.

Si la facture est un doublon d'une facture déjà comptabilisée, vous verrez une écriture de dépense similaire remonter dans la section "Ecritures de dépense" :

• Dans la section “L’écriture de dépense existe-t-elle déjà ?”, vérifiez s'il existe une écriture semblable.

• Si oui, cliquez sur Rattacher à côté de l'écriture en question

• Enfin cliquez sur le bouton Associer ce doublon tout en bas pour que le rattachement soit bien enregistré.

ℹ️ Le logiciel détecte parfois les doublons et sélectionne automatiquement l'écriture concernée dans les écritures de dépense, mais vous pouvez toujours détacher la facture de cette écriture en cliquant sur Détacher.

Si l'écriture de dépense existe déjà, et l'écriture de paiement aussi, vous devez cliquer sur Rattacher à côté de chacune des deux écritures et cliquez sur le bouton Rattacher et réconcilier pour réaliser ces actions en même temps.

Si besoin de modifier ou "dé-lettrer" une écriture, vous pouvez aller sur la page de l'écriture pour faire vos modifications, en cliquant simplement sur le libellé qui remonte dans la liste des écritures de paiement sur la facture.

Le prestataire reçoit normalement un email automatique, si le champ "Email administratif" sur ce prestataire est bien renseigné au moment du paiement.

Vous pouvez néanmoins éditer un avis de virement depuis le plan comptable sur l'écriture de paiement elle-même, en cliquant à l’extrémité de la ligne sur “…” puis sur Attestation virement.

⚠️ Plusieurs conditions pour avoir accès à cette fonctionnalité :

• Disponible sur les comptes 401 fournisseur (à venir sur 43X et 44X) → Pas depuis le compte 512

• Le paiement doit être effectué depuis Lobby

• Le paiement doit avoir été réconcilié avec la banque (quand la facture a vraiment été payée en banque)

Oui cela est possible. Vous devez réinitialiser la facture, détacher et supprimer l'écriture, pour pouvoir la comptabiliser avec le bon fournisseur associé.

Veuillez vérifier que la date de votre facture n'est pas ultérieure à la date actuelle. Nous calculons le solde du prestataire jusqu'à la date d'aujourd'hui.

Si la facture est un doublon, vous verrez apparaître une écriture de dépense similaire :

• Dans la section “L’écriture de dépense existe-t-elle déjà ?”, vérifiez s'il y a une écriture semblable.

• Cliquez sur Rattacher à côté de la bonne écriture, puis sur le bouton Associer ce doublon tout en bas pour valider votre action.

Il ne doit y avoir qu'un seul fournisseur DGFIP sur Lobby en principe, qui est créé de base, sans adresse ni coordonnées de renseignées. C'est un fournisseur "spécial" qui ne comporte pas d'IBAN.

En effet, nous avons fait le choix sur Lobby de n'avoir qu'un seul fournisseur DGFIP pour éviter de se retrouver en comptabilité avec plusieurs fournisseurs DGFIP différents sur un même immeuble, afin d'éviter les erreurs de solde et des erreurs de paiement sur le mauvais DGFIP.

La procédure est la suivante :

• Importer le document dans le module facture

• Sélectionner le fournisseur "DGFIP" déjà créé sur le portail.

• Saisissez l'IBAN pour chaque facture en reprenant celui renseigné sur la facture (généralement détecté automatiquement).

Il faut la mettre en négatif et les champs à payer seront automatiquement désactivés.

Pour modifier le montant d'une facture déjà comptabilisée, en cas d'incohérence entre le montant de la facture saisie et celui de l'écriture comptable par exemple, vous pouvez supprimer l'écriture comptable et la facture repassera au statut "A comptabiliser".
Vous pourrez ensuite comptabiliser la facture avec le bon montant et la mettre en paiement.

Comment supprimer l'écriture comptable ?

Lorsque vous mettez le curseur sur l'écriture de dépense à côté de "détacher", vous avez une poubelle pour supprimer l'écriture.

La facture repasse en statut "à comptabiliser". Vous pouvez ainsi comptabiliser avec le bon montant et réconcilier le paiement.

Vous devez importer les factures PDF sur Lobby, puis les rattacher à l'écriture comptable déjà comptabilisée, et vous pourrez payer la facture normalement.

Le solde fournisseur prend en compte vos factures "A payer" ; si le solde est à 0€, c'est sûrement parce que la facture est déjà saisie en comptabilité.

Pour considérer une facture comme payée, vous devez effectuer le lettrage des comptes. 📖 Pointer et lettrer les comptes

ℹ️ A côté de l'indication du solde fournisseur, une icône vous redirige directement sur le plan comptable pour contrôler le compte fournisseur et effectuer le lettrage. 

Le solde fournisseur est à 0 avec la comptabilisation de votre facture. Il faut contrôler votre compte pour voir s'il ne manque pas une facture ou s'il y a eu un règlement en double par exemple.

Les reports à nouveau sont automatiquement mis à jour chaque nuit (uniquement pour les exercices encore ouverts).

Néanmoins vous avez la possibilité de forcer le recalcul des reports à nouveau de la copropriété en allant sur le plan comptable, et en cliquant sur le bouton Recalculer tous les reports à nouveau.

Vous pouvez également aller sur l'écriture de report à nouveau temporaire et cliquer sur le bouton MAJ écriture de reprise temporaire. 

Tant que la synchronisation du compte bancaire n'est pas activée sur une copropriété, Lobby empêche de réaliser des paiements fournisseurs. Ce blocage permet d'éviter des erreurs par la suite dans le logiciel.

ℹ️ Vous devez demander à votre banque de faire le nécessaire sur le n° de compte de cette copropriété.

⚠️ a bien avoir défini votre compte bancaire comme compte principal dans les paramètres de la copropriété.

(Depuis les paramètres de la copropriété > comptes bancaires > ... > définir comme principal)

Cela n'est pas possible via l'interface de comptabilisation d'une facture. Vous devez affecter la facture à l'un des copropriétaires, la comptabiliser, puis aller modifier l'écriture comptable pour la répartir sur le reste des copropriétaires.

Il faut délettrer et relettrer les opérations pour mettre à jour le statut :

Il vous suffit de décocher la case pour consulter les groupes de lettrages. Vous pouvez délettrer ce que vous souhaitez. 

Si vous délettrez une facture payée, elle repasse en "à payer". Il ne faut pas oublier de les relettrer. 

Lors des migrations les comptes fournisseurs ne sont pas lettrés. 
Depuis la facture, vous pouvez accéder directement au compte fournisseur, puis effectuer le lettrage du compte.

Autre option : vous avez comptabilisé la facture dans le futur → le solde fournisseur affiché est le solde à la date du jour. Vous devez soit :

• attendre que la date de la facture soit échue

• soit, modifier la date de l'écriture à la date du jour pour payer (quitte à re-modifier ensuite)

Cela signifie qu'il y a un doublon avec deux prestataires avec le même IBAN. Il faut fusionner les prestataires selon la procédure décrite ici : Fusionner deux prestataires (en cas de doublon)

Lorsqu'il y a un avoir, il faut lettrer l'avoir avec la facture. L'avoir sera considéré comme payé en totalité et il y aura le solde à régler sur la facture. L'écriture de paiement lettrera ensuite totalement la facture une fois.

Cela peut se faire dans les deux sens. On peut payer le solde et lettrer l'avoir avec la facture après pour considéré les deux comme totalement payé.

Dans l'onglet Factures > filtrez par copropriété et fournisseur, vous pouvez retrouver toutes les factures de ce fournisseur.

Il est possible qu'il y est une vieille facture qui est toujours considérée comme en "paiement en cours".

Elle doit être déjà payée en totalité et c'est simplement un vieux virement qui ne s'est pas bien réconcilié.

Donc vous pouvez > la réinitialiser et la marquer comme payée.