Créer et gérer les contrats d'une copropriété

Allez sur la page Contrats de la copropriété pour ajouter des nouveaux contrats ou mettre à jour les contrats existants.

⚠️ Les contrats doivent être actualisés dans Lobby dès qu’un nouveau contrat est signé, afin que les infos de la copropriété restent bien à jour.

ℹ️ Vous pouvez utiliser les dossiers de la catégorie "Contrat" pour suivre les renégociations ou la résiliation de vos contrats.

Cliquez sur le bouton Nouveau Contrat en haut à droite.

Renseignez un nom pour votre contrat, par ex. "Contrat ascenseur OTIS", et sélectionnez la catégorie correspondante au contrat :

Renseignez toutes les informations nécessaires :

• Montant annuel (TTC)

• Périodicité de facturation : annuelle, semestrielle, trimestrielle, mensuelle

• Prestataire (parmi les prestataires existants dans l'annuaire)

  ℹ️ Si vous n'arrivez pas à trouver un prestataire, il est possible que le prestataire que vous cherchez n’ait pas encore de contact enregistré sur sa fiche. Allez sur la page du prestataire et Ajouter un contact.

• Numéro de contrat / référence client

• Date de début

• Date de fin et préavis

  ℹ️ Si vous renseignez une date de fin de contrat et un préavis, vous recevrez une notification avant la fin du contrat via le logiciel, pour vous rappeler qu’il arrive bientôt à son terme.

  

• Reconduction tacite

  ⚠️ L'alerte de tacite reconduction est uniquement à titre indicatif, afin de vous alerter si vous souhaitez renégocier le contrat.

  Vous devez mettre à jour la date de fin, si vous souhaitez ne plus voir l'alerte et être alerté à nouveau l'année suivante.

  ℹ️ Si vous activez la reconduction tacite, le contrat restera "en cours" au-delà de la date de fin indiquée.

Vous pouvez aussi renseigner le nombre de passages contractuels (et vous pourrez renseigner par la suite dans le contrat, les interventions avec une date de passage et un compte-rendu).

Précisez un mode de facturation si vous le souhaitez : codification et paiement manuel ou bien automatique.

Cliquez enfin sur Enregistrer pour valider la création du contrat.

Une fois votre contrat créé, vous arrivez sur la page détail du contrat avec toutes les informations. Le montant facturé reprend le montant annuel et l’affiche en fonction de la périodicité de facturation qui a été renseignée.

Le contrat de syndic doit généralement être créé depuis la page d’onboarding d'une nouvelle copropriété ou via les actions post-AG lorsqu'il s'agit d'un renouvellement du contrat existant.

📖 Paramétrer le contrat et la facturation du syndic

Le contrat de syndic présente des spécificités par rapport aux autres contrats : il comporte un champ "Numéro de mandat" automatiquement complété par incrément chaque fois qu'un nouveau contrat de syndic est créé.

ℹ️ Vous pouvez modifier ce numéro manuellement par un autre numéro si vous le souhaitez (à condition que celui-ci ne soit pas encore attribué - le numéro de mandat est unique pour chaque contrat).

Depuis la page Contrats, recherchez un nom ou filtrer par une catégorie.
Par défaut, seuls les contrats en cours sont visibles. Vous pouvez supprimer le tag "En cours" pour voir tous les contrats.

Quand un contrat arrive à son terme, vous pouvez l’archiver en allant dans les options du contrat et en cliquant sur Archiver. Il sera alors masqué, mais toujours accessible en affichant les contrats sous le statut "Terminé".

Vous pouvez annuler votre action en cliquant sur Désarchiver au même endroit.

Cliquez sur le bouton Modifier depuis un contrat.

Cliquez sur Enregistrer pour valider vos modifications.

Afin de ventiler les factures automatiquement sur les bons comptes lorsque vous avez des contrats qui se comptabilisent toujours de la même manière, vous pouvez ajouter un paramétrage.

Au moment de comptabiliser une facture liée à ce contrat, vous pourrez simplement sélectionner ce paramétrage pour appliquer la répartition paramétrée.

ℹ️ Le paramétrage de la comptabilisation permet simplement de faciliter la saisie lorsqu'il y a des nouvelles factures sur cette copropriété pour ce fournisseur.

On ne comptabilise rien automatiquement sur Lobby sans qu'il y ait de facture, le paramétrage du prix par période sur les contrats est à titre informatif.