Paramétrer le contrat et la facturation du syndic

Vous devez paramétrer votre contrat de syndic dans le logiciel, dès lors que vous commencez à gérer une nouvelle copropriété ou que vous renouvelez votre mandat de syndic pour une copropriété :

• Nouvelle copropriété : depuis la page d’onboarding

• Copropriété déjà sous mandat : depuis la page des actions post-AG

⚠️ Vous devez obligatoirement passer par l'une de ces deux pages pour paramétrer votre contrat de syndic et la facturation de vos honoraires. Il n'est pas possible de créer un contrat de syndic depuis la page Contrats.

Une fois que la copropriété a été ajoutée dans Lobby, vous devez paramétrer votre contrat de syndic au niveau de la page d’onboarding de la copropriété, dans la section “Contrat de syndic” (étape n°4) :

• Renseignez les informations du contrat : montant forfaitaire, modèle de contrat, début du contrat et si la facturation se fait à terme échu

• Ajoutez le contrat vierge

• Cliquez sur le bouton Demander la signature électronique

• OU cliquez sur Ajouter un document signé pour ajouter le contrat scanné sans passer par une signature électronique

ℹ️ Le document de contrat en lui-même (PDF) ne peut pas être créé ou édité depuis le logiciel. Il doit être créé par vos soins en-dehors du logiciel, puis ajouté comme pièce jointe dans la zone prévue à cet effet.

Puis dans la section suivante “Facturation des honoraires” (étape n°5) :

• Renseignez le mode et la fréquence de facturation, les dates du contrat et le montant des honoraires

• Cliquez sur le bouton Simuler pour générer les factures d’honoraires à venir

  ℹ️ Vous pouvez simuler autant de fois que vous le souhaitez pour voir les impacts sur les factures à générer, avant lancer la facturation.

• Cliquez sur le bouton Démarrer la facturation

1ère étape : Renseigner les informations de facturation

2e étape : Simuler les factures d’honoraires afin d'avoir un aperçu des factures qui seront générées (avant de démarrer vraiment la facturation)

3e étape : Démarrer la facturation automatique

La facturation des honoraires est alors lancée de manière automatique sur la copropriété. Aucune action manuelle n’est nécessaire, les factures d’honoraires seront générées automatiquement chaque mois.

📖 En savoir plus

Initialiser la facturation des honoraires de syndic

Si vous souhaitez renouveler le contrat de syndic d’une copropriété suite à une assemblée générale avec désignation du syndic, vous devez réaliser cette action au niveau de la page des actions post-AG.

Traiter les actions post-AG

Dans la section “Renouveler le contrat de syndic” :

• Renseignez le mode et la fréquence de facturation, les dates du contrat et le montant des honoraires

• Cliquez sur le bouton Simuler pour avoir un aperçu des factures d’honoraires qui vont être générées

• Cliquez sur le bouton Démarrer la facturation

La facturation des honoraires est alors lancée de manière automatique sur la copropriété. Aucune action manuelle n’est nécessaire, les factures d’honoraires seront générées automatiquement chaque mois.

Une fois la facturation lancée, vous pouvez cliquer sur le bouton Demander la signature électronique ou bien ajouter le document signé directement.

Après avoir paramétré la facturation de votre contrat, vous pouvez si besoin la modifier, en allant sur le contrat de syndic dans la page Contrats, et en cliquant sur le bouton Simuler un changement de facturation.

Modifiez les informations de facturation, par exemple si vous souhaitez augmenter le montant des honoraires, puis cliquer sur le bouton Simuler.

Si la simulation correspond bien aux changements qui vous souhaitiez apporter, il ne vous reste plus qu'à cliquer sur Modifier la facturation.

La facturation du contrat est alors mise à jour : les factures précédemment émises sont annulées pour recréer les nouvelles.

⚠️ Il ne peut y avoir qu'une seule facturation pour un contrat de syndic !

Si la tarification change entre deux contrats, vous ne devez pas modifier le montant du contrat en cours. Vous devez créer un nouveau contrat et lancer la facturation sur ce nouveau contrat, avec le montant et les dates correspondantes, en passant par l'action post-AG de renouvellement de contrat.

Vous avez la possibilité de facturer une prestation supplémentaire (en plus du forfait) chaque fois que cela est nécessaire.

Pour cela, vous devez aller sur le contrat de syndic dans la page Contrats : une section “Facturation” vous permet de facturer des vacations et prestations particulières, d’après la grille des tarifs du modèle de facturation activé sur le contrat.

Facturer des prestations supplémentaires

Le paramétrage de la comptabilisation permet de faciliter la saisie lorsqu'il y a des nouvelles factures sur cette copropriété pour un fournisseur.

On ne comptabilise rien automatiquement sur Lobby sans qu'il y ait de facture, le paramétrage du prix par période sur les contrats est à titre informatif.

Pour le moment, il n'a un pas de moyen de désactiver la facturation depuis la page des contrats -> contactez-nous en postant un bug, nous désactiverons et supprimerons la facturation pour vous.