Créer et gérer les prestataires

Un annuaire de prestataires est disponible afin de répertorier les entreprises spécialisées dans différents corps de métiers, que vous pouvez faire intervenir sur vos copropriétés.

La page Prestataires est accessible depuis le menu Gestion dans la navigation principale, entrée Prestataires.

A l’arrivée dans l’annuaire, par défaut ce sont les entreprises qui s’affichent.

Il est possible de retrouver un prestataire en utilisant le champ de recherche ou en utilisant les filtres par copropriété, corps de métier ou disponibilité.

Cliquez sur la carte d’une entreprise.

La fiche d’un prestataire se compose :

• des informations comptables : ce sont les informations qui ont été renseignées lors de la création du prestataire (adresse, IBAN, email, type de prestataire)

• des informations légales : SIRET, SIREN, Numéro de TVA

• des contacts : les contacts sont ajoutés une fois que l’entreprise a été créée dans Lobby, ils sont indispensables pour pouvoir communiquer avec l’entreprise.

1. Rendez sur la page des Prestataires depuis le menu principal dans Gestion

2. Cliquez sur Nouveau prestataire

L’ajout d’un nouveau prestataire dans l’annuaire se fait en deux temps :

• Ajout de l’entreprise

• Ajout des contacts à l’intérieur de cette entreprise

Pour créer un prestataire (entreprise), il est nécessaire de renseigner :

• l’adresse postale*

• l’IBAN*

• un email de référence (standard)*

• le type de prestataire*

Toutes ces informations doivent être obligatoirement renseignées dans le formulaire.

ℹ️ Pour modifier ce prestataire par la suite, il suffira de revenir sur la fiche du prestataire et de cliquer sur le bouton Modifier.

⚠️ Il n’est pas possible de modifier l’IBAN une fois le prestataire enregistré sur Lobby, seuls les comptables ont accès à l’édition des IBAN.

Un contact correspond ici à un prestataire, dans le sens d’une personne ou un service à qui l’on s’adresse pour demander un devis ou une intervention via un ordre de service.

Pour créer un contact, il est nécessaire de renseigner :

• un nom*

• un numéro de téléphone mobile*

• une adresse email*

• un corps de métier

• la disponibilité en astreinte 24/7

ℹ️ Pour modifier un contact par la suite, il suffira de revenir sur la fiche du prestataire et de cliquer sur le bouton Modifier au niveau du contact.

Vous pouvez fusionner un prestataire avec un autre prestataire, dans le cas où vous avez repéré un prestataire créé en doublon.

Pour cela, allez sur la fiche du prestataire "en trop" (à supprimer) et dans les options, cliquez sur Fusionner.

Puis sélectionnez le prestataire à conserver, écrivez le mot "Confirmation" et cliquer sur le bouton Fusionner.

⚠️ Il n'est pas possible de réaliser l'action de fusionner depuis la fiche du prestataire “principal” (celui à conserver), il faut aller sur la fiche de l'autre prestataire à fusionner avec celui-ci.

⚠️ L'action de fusionner deux prestataires est uniquement accessible à un profil comptable actuellement.

ℹ️ Si vous avez des factures, pour lesquelles le fournisseur automatiquement détecté est votre cabinet de syndic, cela veut dire que vous avez plusieurs fournisseurs avec le nom de votre cabinet.

Il faut en garder un seul, celui qui est "officiellement" le fournisseur de votre cabinet dans Lobby (= celui qui est rattaché à votre entreprise et vos contrat de syndic). Il faut donc fusionner les fournisseurs avec le même nom.

ℹ️ Si vous avez le message suivant : "Conformité indisponible" :

Il est nécessaire de mettre en place la collecte automatique de la conformité légale de vos prestataires :

1. Cliquez sur le bouton rouge en haut à droite "Modifier"

   

2. Renseignez les SIREN, SIRET et numéro de TVA

   

3. Inscrivez-vous sur Déclarations Légales afin d'obtenir vos codes d'API pour que nous puissions nous y connecter. Il faut les contacter pour obtenir ces codes.

4. ⚠️ Vous ne pouvez pas les saisir sur Lobby vous-même : envoyez-nous ces codes afin qu'on fasse la manipulation à votre place.

Lorsqu'un OS est envoyé et que l'OS est rattaché à la facture, il y a une mise à jour sur le dossier qui est ajoutée et on affiche un bloc permettant de noter l'intervention par le gestionnaire.

Note : c'est sur l'écran de facture qu'on peut rattacher la facture à l'OS en question.

Il n'est actuellement pas possible de supprimer un prestataire pour lequel vous avez déjà des lignes d'écritures, factures, OS, etc associés.