2) Retranscription du grand livre

Nous avons développé des robots qui retranscrivent vos grand livres automatiquement s’ils sont bien dans les formats ci-dessous :

🤓 Les grands livres acceptés pour import automatique

Si vous n’avez pas de grand livre digitalisé, il faut le retranscrire à la main :

🤓 Retranscrire un grand livre manuellement

Si vous avez réussi à récupérer le grand livre digitalisé, les données du grand livre vont être extraites et compilées dans un spreadsheet via une action automatique.

1. Rendez-vous sur la page d'onboarding de la copropriété sur Lobby

2. Accédez à la section “Import de la comptabilité” et ajoutez le grand livre au format PDF (dématérialisé) dans la zone d’upload

   

   Notification

   Une fois le Grand Livre ajouté, le comptable est notifié qu’il peut aller vérifier le document et préparer le fichier d’import de la comptabilité.

3. Sélectionnez le type de grand livre dans la liste déroulante

   Voici la liste des types de grand livres : 🤓 Les grands livres acceptés pour import automatique

   

4. Renseignez la date de début de l’exercice

5. Renseignez le montant total du grand livre (à la décimale près)

6. Cliquez sur le bouton Extraire les données

Cela génère un 1er spreadsheet formaté avec les informations extraites à l’intérieur, c’est une retranscription à l’identique du grand livre.

Ensuite, cliquez sur générer le spreadsheet d’import. Cela va vous générer un 2e spreadsheet qui va venir re former automatiquement toutes vos écritures comptables. C’est depuis ce spreadsheet que vous allez travailler.

7. Cliquez sur “Fichier d’import des écritures comptables et du budget” puis commencer votre import comptable 🤓 Préparer le fichier d’import comptable

ℹ️ Vous avez la possibilité de reprendre plusieurs exercice (un import par exercice).

Pour importer un 2ème GL, cliquez sur "extraire un autre grand livre".

-🚨 Si vous n’avez pas réussi à récupérer auprès de l’ancien syndic un grand livre en PDF digitalisé, il va falloir reprendre les lignes du grand livre manuellement, avant de générer le spreadsheet d’import. 🤓 Retranscrire un grand livre manuellement

1. Cliquez sur le bouton “Générer le spreadsheet d’import”

   Cela va vous générer un 2e spreadsheet qui va venir re former automatiquement toutes vos écritures comptables. C’est depuis ce spreadsheet que vous allez travailler.

2. Cliquez sur “Fichier d’import des écritures comptables et du budget” puis commencer votre import comptable 🤓 Préparer le fichier d’import comptable

La période est à renseigner lors de votre import comptable. Si vous avez besoin d'effectuer un changement à posteriori, postez une demande depuis Lobby pour que nous fassions le changement pour vous.

📖 Retranscription du grand livre par une entreprise partenaire

Lobby ne permet d'importer que sur 12 mois. 

La manipulation à faire est la suivante  :

• Faire en sorte que toutes les écritures soient sur 12 mois (par exemple : au lieu de mettre une écriture au 01/12/2023, mettre au : 01/01/2024)

• Importer l'exercice

• Modifier les dates de l'exercice directement depuis les paramètres de la copropriété > Exercices comptables pour passer à 15 mois

• Modifier les dates des écritures concernées directement depuis le plan comptable