3) Préparer le fichier d’import comptable

Afin d’importer la comptabilité, nous travaillons sur un fichier d’import comptable (qu’on appelle “spreadsheet”).

Le logiciel permet de reformer toutes les écritures du grand livre de l’ancien syndic et de reprendre l’ensemble de la comptabilité en une fois.

Une fois votre spreadsheet généré, cliquez dessus :

Vous arrivez alors dans un fichier spreadsheet qui se compose de plusieurs onglets qui sont reliés et connectés en eux.

Avant de comment à travailler sur le spreadsheet, nous vous invitons à lire :

🤓 Comment se compose le spreadsheet d’import comptable ?

Une fois que vous avez compris comment se composait le spreadsheet, vous allez maintenant retravailler ce fichier.

Avant de le retravailler, aller dans l’onglet “Ecritures” du spreadsheet, et tout en bas de la page vérifiez si vous avez des écritures déséquilibrées.

ℹ️ Si dans votre spreadsheet “Fichier d’import des écritures” vous avez des écritures déséquilibrées, c’est que le 1er fichier spreadsheet qui a repris le grand livre de l’ancien syndic à l’identique a mal été repris.

Comment traiter ces anomalies ?

Retourner dans le 1er spreadsheet, et si dans l’onglet “anomalies” vous avez des cases rouges KO. Vérifier que les écritures reprises dans l’onglet “écritures” sont bien saisies à la bonne date pour que vos solde repris soient bons.

Une fois que vous avez remis les bonnes dates sur les écritures vous ne devez plus avoir d’anomalies. Dans ce cas, retournez sur lobby et cliquez sur “Resynchroniser les écritures”. Cela va mettre à jour le 2e spreadsheet et vos écritures seront équilibrées.

Vous pouvez ensuite retourner sur le spreadsheet d’import comptable afin de le retravailler !

Le spreadsheet se compose des différents onglets dont certains sont à retravailler. Voici comment retravailler les onglets, dans l’ordre ci-dessous :

1. 🤓 Onglet Mapping

2. 🤓 Onglet Ecritures

3. 🤓 Onglet Mutations

4. 🤓 Onglet appels de fonds

5. 🤓 Onglet Budget

6. 🤓 Onglet travaux

Une fois que les différents onglets du spreadsheet ont été retravaillés, votre ficher d’import comptable est prêt à être importé dans Lobby !

• Renseignez la date de début de l’exercice

• cliquez sur Importer la compta

  

• Si vous avez une message d’erreur qui ne vous permet pas d’importer la comptabilité

Lors de l’import du spreadsheet il se peut que vous ayez oublier des choses, vous aurez donc un message d’erreur :

Dans ce cas, retournez dans votre spreadsheet, dans l’onglet “erreurs”, vous aurez les liens vers vos écritures d’erreurs :

Comment corriger les erreurs ? 🤓 Erreurs type sur les écritures

Notre fichier d'importation fonctionne par exercice. Il nous arrive également d'en importer plusieurs. Il faut demander à l'ancien syndic un grand livre par exercice comptable non approuvé.

S'il ne dispose que d'un seul grand livre, vous pouvez l'importer, mais il sera impératif de supprimer les opérations hors exercice à importer dans l'onglet "écritures" du fichier d'importation.

Vous pourrez ensuite importer un nouvel exercice avec le même extrait de grand livre et répéter la manipulation de suppression.