5. Onglet Ecritures (spreadsheet d'import)

⚠️ A partir du moment où vous retravaillez votre onglet Ecritures, faites attention à ne pas re-synchroniser vos écritures, sinon vous perdez tout l’historique de votre travail dessus :

Cet onglet reconstitue toutes les écritures du grand livre de l’exercice.

Une écriture comptable se compose de plusieurs colonnes dans le spreadsheet 👇

• Type : Ceci est le journal de votre écriture qui sera repris dans Lobby (banque, dépense, OD, appel de fonds…). Le type est repris automatiquement mais vous pouvez le changer

• Libellé : C’est le libellé qui sera repris dans votre comptabilité dans Lobby, vous pouvez le changer pour remettre vos libellé au propre si besoin (utile pour les appels de fonds par exemple pour que les libellés soient propres sur les extraits de comptes copropriétaires)

• Date : C’est la date de l’écriture qui sera reprise dans Lobby (vous pouvez également la changer (par exemple pour un appel de fonds du 1er trimestre envoyé le 5 du mois par l’ancien syndic, vous remettez la date au 1er si vous le souhaitez)

• TVA : vous pouvez rajouter la TVA directement dans les colonnes pour les écritures de dépenses, pour qu’elles soient bien reprises dans le RGDD.

• Code comptable : Ce sont les codes comptables existants sur Lobby correspondants à vos écritures. Si vous avez une erreur sur un code comptable, c’est que le code n’existe pas dans Lobby. Il ne sera donc pas associé à un ID

  

👉 Vous devez donc remettre le bon code comptable existant dans Lobby :

• Fournisseur / Copropriétaire / Clé de répartition / Travaux / Compte bancaire

  C’est là où vous rentrez la bonne clé de répartition existante, le bon copropriétaire, le bon compte travaux… Si vous avez une erreur sur une de ces lignes c’est que le compte n’existe pas dans lobby.

  

Tout comme les codes comptables, à vous de remettre le bon compte :

ℹ️ Les colonnes en gris à droite de l’onglet correspondent aux libellés repris dans le grand livre de l’ancien syndic, ils servent uniquement à titre informatif, pour vous éviter de retourner voir à quoi correspond l’écriture dans le grand livre de l’ancien syndic.

Pour les avances de trésorerie 1031/1032/1033/105 : Mettre "REPARTITION". Ça va automatiquement repartir l’avance de trésorerie par copropriétaire sur la clé générale

• Débit : Montant de la ligne

• Crédit : Montant de la ligne

⚠️ Le montant total de l’écriture (dans la ligne verte) doit être équilibré. Si ce n’est pas le cas, le logiciel vous fera un message d’erreur à côté de l’écriture.

• ID : C’est la colonne de l’ID correspondant à l’”objet Bellman” Si c’est ID est nul : #N/A, c’est que l’objet n’existe pas dans Lobby, vous devez donc vérifier les autres colonnes

• Les colonnes grisées (code compte, libellé compte, libellé écriture…) sont les écritures existantes dans le grand livre de l’ancien syndic, ces colonnes sont informatives et ne sont pas à changer. Cela vous permet de voir le libellé ou le compte mis dans le grand livre de l’ancien syndic.

Règles sur les écritures :

• Pour les avances de trésorerie 1031/1032/1033/105 : Mettre "REPARTITION" dans la colonne “fournisseur/copropriétaire”. Ça va automatiquement repartir l’avance de trésorerie par copropriétaire sur la clé générale.

• Vérifier les mutations éventuelles au cours de l'année : Cela permet de mettre les quotes parts d'appels de fonds au copropriétaire partis

  • ATTENTION : si l'ancien syndic a fait l'écriture de vente 103/45 entre le copropriétaire parti et arrivant il faut en tenir compte dans notre compta

    • La répartition des comptes 103 se faisant automatiquement avec les copropriétaires actuels, il faut remettre le compte 103 au copropriétaire parti pour éviter les doublons

    • sur l'écriture de régularisation, il est possible qu'il régularise les QP de vente car il ne détecte pas les OD de vente 450XX

• Pour les comptes bancaires de l'ancien syndic : Utilisez le compte 462 pour le compte courant et compte travaux/Livret A

• Pour les travaux non terminés :

  • Sur le solde antérieur : bien répartir le compte 12 par travaux

  • Ne pas oublier l'écriture de reprise de travaux qui remets transfère le compte 12 vers les comptes de charges et produits

• Si tu rajoutes une ligne pour retraiter ton grand livre, n'oublie pas de copier vers le bas les formules

• Pour les appels de fonds Alur : Bien mettre la contrepartie du 105 dans les comptes 4505

• Pour les appels de fonds travaux : Bien mettre la contrepartie du 702 dans les comptes 4502

• Pour les appels de fonds charges courantes : Bien séparer les 701 dans les bonnes clés de répartition

• Mettre les rompus directement en 473 au lieu du 471

• Sur certain GL, les comptes 6 et 7 apparaissent sur le RaN :

  • Pour les comptes (charges courantes + travaux) approuvés, met les en 471. Idem sur l’écriture d’apurement, tu les balances en 471.

  • Pour les travaux en cours >> à mettre sur les comptes 12. ATTENTION, ne pas oublier de faire l’écriture de reprise de travaux avec une écriture par travaux

Pour l'onglet travaux : Bien remplir les champs

• Retirer les écritures de clôtures travaux et charges courantes s'ils existent. Si vous souhaitez approuver les comptes sur notre logiciel, nous devons générer les écritures de clôtures pour récupérer les soldes restants sur les annexes.

On a l'opportunité de travailler sur un Google sheet, autant profiter des fonctionnalités !

• Filtrez les colonnes pour rechercher des écritures plus facilement

  • Vous pouvez chercher le nom d'un tiers pour récupérer toutes ses écritures

  • Vous pouvez visualiser un ou plusieurs comptes

  • Vous pouvez visualiser que les N/A dans la colonne "ID" pour récupérer les écritures à retraiter

  • Vous pouvez créer des filtres pour modifier en masse les comptes comptables :

    

  Par exemple :

  • Vous cherchez les lignes d'écritures qui n'ont pas d'ID (colonne L) >> donc prendre les #N/A

    

  • Vous sélectionnez par compte comptable pour ensuite faire vos modifications en masse.

  • Attention : ne triez pas les lignes d'écritures. Cela désorganise votre spreadsheet.

    

• Pour les mutations :
  On reprend seulement les copropriétaires partis au cours de la période de l'import. S'il reste des soldes on met dans un 467 "copropriétaires partis"

  • Si la vente concerne plusieurs lots, il faut séparer avec des virgules (ex : 4,78)

  • Pour le copropriétaire parti, généralement il n'est pas en base. A toi de le créer.

  • Une fois le copropriétaire créé, il faut ajouter l'ID

• si le compte 4501 n'a pas été détecté, il faut alors le retraiter et synchroniser les écritures.

🤓 Erreurs type sur les écritures