2. b) Retranscrire un grand livre manuellement

Afin de retranscrire le grand livre manuellement, vous pouvez cliquer sur le spreadsheet “Tableau grand livre comptable (à remplir)”

• Respecter la typographie : si en majuscule, écrire en majuscule, si en minuscule, écrire en minuscule.

• Respecter la ponctuation/caractères spéciaux : faire à l’identique

• Pour les montants, mettre des “,” pas des “.”

  • Exemple : écrire 2152,26 et non 2.152,26 , la virgule des milliers ne nous intéresse pas.

Le spreadsheet se compose de 3 onglets :

• Remplir le premier onglet Compta-Comptes

  

• Remplir le 2e onglet Compta-Ecritures

  

• L’onglet Vérifications se remplit tout seul :

  

ℹ️ Si dans votre spreadhseet “Fichier d’import des écritures” vous avez des écritures déséquilibrées, c’est que le 1er fichier spreadsheet qui a repris le grand livre de l’ancien syndic à l’identique a mal été repris.

Retourner dans le 1er spreadsheet, si dans l’onglet “anomalies” vous avez des cases rouges KO, Vérifier que les écritures reprises dans l’onglet “écritures” sont bien saisies à la bonne date pour que vos solde repris soient bons.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de grand livre à retranscrire, et un template du fichier qu’il faut remplir (l’exemple est au format Excel mais le vrai document est un Google Sheet).

Un grand livre est composé d’un enchainement de comptes : un compte pour chacun des types de dépenses effectuées durant une certaine période. Dans l’exemple ci-dessus : un compte pour l’ETUDE RESEAU EAU, un compte pour l’AVANCES CHARGES, un compte l’AVANCES TRAVAUX, etc.

Chaque compte est divisé en 2 catégories :

• les lignes d’écritures (en rouge sur l’image ci-dessous)

  • Une ligne d’écriture comporte : une date, un Journal, un Folio, un libellé, un débit OU un crédit (jamais les deux), et un solde

• les informations sur le compte (en bleu sur l’image ci-dessous)

  • ces informations sont : un code de compte (ex : 102005), un libellé (ex : ETUDE RESEAU EAU**************), un total débit ET/OU un total crédit, et un total solde (qui peut être vide comme sur l’image ci-dessous)

Dans le template à remplir pour les grands livres de compte, vous voyez deux onglets :

• Onglet “Compta - Comptes”

• Onglet “Compta - Écritures”

Dans l’onglet “Compta - Comptes” il faudra retranscrire les informations sur le compte, et dans l’onglet, il faudra retranscrire les lignes d’écritures.

Sur le template, les colonnes à remplir sont encadrées en rouge ci dessous :

Les colonnes grisées sont automatiques, il ne faut pas les toucher. 

• Code : Il s’agit des numéros de compte, ici 102005

• Libellé : colonne libellé, ici ETUDE RESEAU EAU*************

• Débit: colonne débit, ici 4437,82
  

• Crédit: colonne crédit, ici 4437,82

• Solde : Colonne Solde, dans notre exemple elle est vide, alors ne pas remplir la case. 

Après avoir terminé une ligne de l’onglet “Compta - Comptes”  il faut se rendre dans l’onglet “Compta - écriture”

Les écritures sont rangées de la plus ancienne à la plus récente, conserver cet ordre. 

Il s’agit en fait de retranscrire les écritures du compte :

• Compte : à sélectionner dans la liste déroulante.  

Et recopier les autres champs, les colonnes sont les mêmes que dans le template : 

Dans l’ordre :  Date | Journal | Folio | Libellé | Débit | Crédit 

Attention : la colonne SOLDE n’est pas à retranscrire. 

Exemple de la ligne précédente : 

Si vous avez mal fait quelque chose, vous verrez apparaître ce type d’erreur sur le premier onglet : 

Dans ce cas là, il faut retourner dans l’onglet “Compta - écriture” et vérifier qu’il n’y a pas d’erreur de retranscription des montants ! 

📖 Retranscription du grand livre par une entreprise partenaire