Gérer les factures

Un syndic réceptionne tous les jours des factures de la part des prestataires qui s'occupent de l'entretien et des interventions sur les copropriétés.

Les factures sont reçues par courrier ou par email :

Les factures reçues par courrier sont scannées en même temps que les autres courriers. La personne en charge du tri du courrier les qualifie de factures et celles-ci sont envoyées dans Lobby Factures.
Les factures reçues par email sont importées dans Lobby depuis Front à l’aide du plugin (🤓 Comment importer une facture depuis Front ?) ou directement depuis Lobby.

Accéder aux factures

Depuis le menu Comptabilité, puis Factures

Utilisez la barre de recherche et les filtres pour retrouver une facture en particulier ou voir toutes les factures sur l'une de vos copropriétés par exemple.

ℹ️ Par défaut, vous ne verrez que celles :

À codifier (si vous avez un rôle Gestionnaire)
À comptabiliser et à payer (si vous avez un rôle Comptable)

Depuis votre dashboard

En tant que gestionnaire ou comptable, vous avez un aperçu du nombre de factures en attente de traitement sur votre dashboard, et vous pouvez accéder directement à la liste filtrée sur ces factures.

À envoyer en compta : factures à codifier par le gestionnaire
En attente de paiement : factures qui n’ont pas encore eu l’ordre de paiement
Prêtes à être traitées : factures à comptabiliser et à payer

Comprendre les différents statuts d'une facture

Statut	Description
À pré-codifier	Renseigner les informations générales (date, montant, TVA, prestataire, ...)
À codifier	Renseigner le compte comptable (clé de répartition)
À comptabiliser	Vérifier les informations avant de la comptabiliser
À payer	Payer la facture
Paiement en cours	La facture sera payée au prochain envoi d’ordre de prélèvement.
Prélèvement en cours	L’ordre de paiement a été envoyé.
Payée	La facture a été payée.

Statut annexe	Description
Paiement suspendu	Le gestionnaire a demandé la mise en attente du paiement de la facture.
Paiement autorisé	Le gestionnaire a autorisé le paiement de la facture.
Archivée	La facture est un reliquat ou une mise en demeure.
Dupliquée	Une facture similaire a déjà été comptabilisé.

Traiter vos factures par étapes

Le traitement d'une facture se déroule en plusieurs étapes, depuis l’import de la facture dans Lobby jusqu’à sa comptabilisation et à son règlement :

🤔 Questions fréquentes

Est-il possible de supprimer une facture ?

Si vous souhaitez définitivement supprimer une facture, cela est possible tant que la facture n'a pas été comptabilisée.

Sinon vous serez obligé d'archiver cette facture.

Comment trouver une facture de mise en demeure ?

Utilisez le filtre et sélectionnez "Afficher les mises en demeure"

Comment traiter les avoirs ?

Sur la facture de remise commerciale, le bouton "payer" est grisé comme il s'agit de l'avoir.

En allant sur la facture d'honoraire initiale, le bouton "payer" est disponible. Il faut, dans un premier temps, lettrer l'avoir avec les factures afin de payer le reliquat sur une facture.

Il restera la facture lettrée partiellement sur votre dashboard et le montant restant apparaitra.

Comment remplacer le PDF d'une facture ?

Il faut le faire sur les écritures comptables directement :

Cliquer sur l'écriture de dépense de la facture
Supprimer l'ancien PDF et le remplacer par le nouveau PDF

Note : cela va remplacer le PDF au niveau de la comptabilité / RGDD, mais pas dans le module facture (ça n'a pas d'importance, car ce qui compte c'est la comptabilité).

Comment supprimer une facture qui est sous le statut "Paiement en cours" ?

Il faut cliquer sur "réinitialiser" -> cela va basculer la facture en statut "A payer".