Codifier les factures

La codification d'une facture consiste à lui attribuer une clé de répartition avant de l'envoyer en comptabilisation.

Le gestionnaire doit également préciser une instruction de paiement avant d'envoyer la facture au comptable qui sera responsable de la payer.

Accédez au centre de traitement des factures depuis votre dashboard ou en cliquant sur le menu Comptabilité > Factures dans la navigation.
Vous arrivez sur la liste des factures à codifier (en tant que gestionnaire) :

• Cliquez sur une facture dans la liste pour y accéder.

• Une fois sur la page de détail de la facture, une partie des informations sont déjà saisies grâce à l'analyse et pré-codification automatique. Complétez ou modifiez ces informations si besoin.

• Cliquez dans le champ "Clé de répartition" et sélectionnez une clé de répartition dans la liste des clés disponibles.

  

  ℹ️ Vous pouvez sélectionner plusieurs clés de répartition si besoin.
  
  Vous pouvez sinon sélectionner un compte copropriétaire ou un compte travaux.

  

  ⚠️ En revanche, vous ne pouvez pas sélectionner une clé ET un copropriétaire, ou une clé ET un travaux depuis la facture.
  

• Indiquez une instruction de paiement pour le comptable : l’instruction de paiement par défaut est "À payer", elle peut être modifiée par "En attente"

  

• Vous pouvez ajouter un commentaire si besoin, dans la section "note privée", qui sera visible par votre comptable.

• Vous pouvez également rattacher la facture à un ordre de service, en sélectionnant le dossier concerné par l'intervention.

  

  ℹ️ La facture sera alors ajoutée dans le dossier en question, avec un formulaire de notation du prestataire.

  

• Cliquez sur le bouton Enregistrer : la facture passe au statut "A comptabiliser". Elle est alors transmise au comptable qui s'occupera de comptabiliser et de payer la facture.

• Sélectionnez une clé pour les charges imputables à la copropriété

  ⚠️ Vous ne pouvez pas sélectionner une clé de répartition ET un copropriétaire actuellement, c'est soit l'un soit l'autre.

  

• Puis allez dans l’onglet Commentaires pour laisser une indication à votre comptable sur la répartition souhaitée entre la copropriété et le copropriétaire

  

• Revenez sur l’onglet Facture et cliquez sur le bouton Enregistrer.
  La facture est envoyée à votre comptable qui se chargera d'imputer la facturer sur les bons comptes (via le plan comptable).

Si vous modifiez la codification, ça ne changera pas la comptabilité. Dans le cas d'une mauvaise codification après saisie, le gestionnaire informe le comptable et il fera la modification directement.