Importer et pré-codifier les factures

Pour pouvoir traiter une facture via le logiciel Lobby, la première étape consiste à importer cette facture dans le logiciel, puis de la pré-codifier.

Vous pouvez importer une facture dans le centre de gestion des factures de différentes manières, selon si vous l'avez reçue par courrier ou par email :

• Cliquez sur l'action Importer une facture dans le plugin

• Sélectionnez la pièce jointe concernée et cliquez sur le lien Importer

ℹ️ Rattachez d'abord la copropriété à l'email si celle-ci n'a pas été automatiquement détectée et rattachée via le plugin.

📖 Comment importer une facture depuis Front ?

• Triez le courrier en sélectionnant la catégorie "Facture"

• Cliquez sur le bouton Enregistrer

  Le document de facture est alors automatiquement envoyé dans le centre de gestion des factures Lobby !

• Cliquez sur le bouton Importer tout en haut à droite

• Sélectionnez les documents PDF que vous souhaitez importer depuis votre ordinateur

ℹ️ Lors de l’import de la facture, celle-ci est analysée grâce à un système d’extraction et de détection automatique des données dans les documents.

Tant que l’analyse est en cours, la facture affiche le statut Analyse en cours (cela peut prendre un peu de temps, parfois quelques minutes).

Une fois l’import et l’analyse terminés, la facture passe au statut "A pré-codifier" et on peut alors reporter ses informations dans le formulaire Lobby.

La pré-codification consiste à reporter les informations de la facture (copropriété, libellé, n° de facture, montant, prestataire, date, etc.) dans Lobby.

ℹ️ Ce travail est pré-mâché par le logiciel qui analyse les données du document PDF lors de l’import pour pré-remplir automatiquement une partie des champs.

Le gestionnaire ou son assistant accède aux factures à traiter depuis son dashboard ou depuis le menu principal Gestion > Courriers :

• Pour chaque facture, il vérifie les informations pré-remplies et les complète si besoin (en dehors de la clé de répartition qui doit être ajoutée par le gestionnaire à l'étape de codification).

• Au clic sur le bouton Enregistrer, la facture passe au statut "À codifier".

Au moment d’importer une facture dans Lobby, celle-ci est d’abord analysée pour détecter un maximum d’informations qui serviront à pré-codifier la facture. Cela peut prendre un peu de temps, parfois quelques minutes.

Lorsque l’analyse est terminée, le statut change de “Analyse en cours” à “A pré-codifier”. Vous avez alors la main pour terminer la pré-codification de la facture.

• Ajoutez tous les PDF dans un dossier Google Drive du cabinet (ex : dans le dossier archive de la copropriété)

• Sélectionnez la copropriété sur cette interface https://lobby.bellman.immo/scripts/rattachement-factures et copier / coller le lien vers le dossier contenant les factures de la copro

Cela va permettre d'analyser chacune des factures pour la rattacher en fonction de la date et du montant.

Vous avez plusieurs manières de traiter les avoirs dans le logiciel.

Le plus souvent, vous recevez vos factures d’avoirs et vous les scannez dans le tas avec vos factures classiques. Elles arrivent donc dans votre module de facture.

Vous n’avez pas la possibilité pour le moment depuis le module de facture de la mettre en statut d’avoir.

Vous pouvez donc :

• Lorsque vous êtes sur la facture à payer, vous sélectionnez la case "facture déjà payée", puis vous saisissez l'avoir (soit comme une écriture d'OD, soit en passant par le module de facture en saisissant l'avoir en négatif puis en sélectionnant "facture déjà payée")

• Si la facture est en cours de paiement ou déjà payée, tu saisi l'avoir (soit comme une écriture d'OD, soit en passant par le module de facture en saisissant l'avoir en négatif puis en sélectionnant "facture déjà payée")