1. Importer la comptabilité

L’import de la comptabilité représente une étape très importante de l’onboarding de la copropriété et certainement la plus complexe.

Vous avez deux possibilités pour reprendre la comptabilité d'une copropriété :

• La reprise de l'ensemble des écritures comptables depuis le début de l'exercice non approuvé

• Le reprise des soldes à la date de votre nomination

Pourquoi nous préconisons la reprise complète de la comptabilité sur notre logiciel

• Gain de temps : Cela vous évite de retourner dans les archives de l'ancien syndic au moment de la préparation des comptes.

• Clarté et transparence auprès des CS : Les membres de CS pourront consulter l'ensemble de la comptabilité directement sur leur espace copropriétaire avec à disposition les factures et le grand livre.

Comment cela fonctionne

L'équipe technique a développé un outil qui permet de récupérer toutes les écritures comptables à partir du grand livre. Pas besoin de les ressaisir à la main !

L'import comptable se fait via un spreadsheet. Nous l'avons développé de sorte à reprendre toute la comptabilité c'est à dire :

• Les écritures comptables

• Le budget et calendrier d'appel de fonds

• Les travaux

Ainsi, vous pouvez débuter la gestion courante de votre immeuble dès que votre spreadsheet est importé.

ℹ️ Avant de reprendre la comptabilité, l’étape d’onboarding Importer les lots et les copropriétaires doit être validée.

Avant toute chose, récupérez les documents auprès de l’ancien syndic.

⚠️ L’import de la comptabilité doit être réalisé étape par étape, en respectant un ordre bien précis !

• Générer le spreadsheet d’import

• Préparer le fichier d’import comptable (étape la plus longue)

• Importer le spreadsheet d’import dans Lobby

• Contrôles après import comptable

En amont, il faut vous assurer de récupérer auprès de l’ancien syndic :

• Un “beau” grand livre

🚨 Le format du Grand Livre est déterminant pour la suite de l’import comptable. Il faut absolument demander à votre ancien syndic de vous envoyer un grand livre en format PDF propre (PDF digitalisé qui sort de leur logiciel de préférence).

• Le dernier PV d'AG avec les annexes comptables :

  • Permet de préparer ton budget N et voir si un réajustement a été fait

  • Permet de préparer ton budget N+1

  • Permet de préparer les budgets pour les travaux votés

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Cliquez sur "Créer un exercice vierge" > renseignez la date de début d'exercice > Cliquez sur "Valider".

Vous devez ensuite accéder à la copropriété en remontant la page > Accéder à la copro.

L'exercice a été créé dans le plan comptable et il vous suffira de remplir les informations manuellement directement depuis cette page.