Une fois la compta importée, on vérifie les comptes copropriétaires pour s'assurer que la position des copro est identique à la compta de l'ancien syndic.

Le plus simple est de vérifier sur lobby dans l’onglet “Balance” de l’immeuble car on a le compte global avec tous les comptes confondus (4501 à 4505).

Astuces :

Prenez en comparaison le “Tableau grand livre comptable” dans la page On-boarding de l’immeuble, qui est le miroir du grand livre de l’ancien syndic. Dans ce speadsheet vous avez la balance des comptes 45 dans l’onglet “Compta - Comptes”

Une fois que les soldes copropriétaires sont identiques. Tu peux calculer l'écriture de régularisation dans la page “Plan comptable” de l’immeuble.

Cette écriture de régularisation vérifie que les quotes parts des copropriétaires correspondent aux budgets prévus.

Il est possible d'avoir un écart sur des copropriétaires suite à une mutation non renseignée lors du travaille sur le spreadsheet, ou une clé de répartition fausse.

Cette écriture vous permet donc de retrouver les écarts et les erreurs faites par l’ancien syndic, au centime près.

Une fois l'écriture de régularisation créée > allez dans le plan comptable et cliquez sur "Recalculer l'écriture de régul ADF"

Cela corrigera les QP des copropriétaires des ADF déjà envoyés en fonction du nouveau budget. Cette écriture est comptabilisée à la date du prochain ADF afin d'apparaitre sur la position de compte. 

Une fois que la comptabilité est importée, on peut rattacher les factures aux écritures comptables de dépenses.

• Transparence

Cela permet de donner de la visibilité aux copropriétaires. Tout sera disponible sur Lobby la page “charges courantes”. Dès qu’une nouvelle facture est saisie, ils pourront la consulter. On rattache les factures de dépenses engagées par l’ancien syndic pour que les copropriétaires puissent déjà les vérifier sans attendre le rdv pour le contrôle des comptes.

• Coopération avec les membres du conseil syndical

Les copropriétaires peuvent consulter les dépenses de la copropriété, les commenter, les signaler et les valider. Plus le CS sera coopératif, plus la comptabilité sera clean.

Vous pouvez maintenant associer de manière automatique les factures présentes dans les archives avec les écritures importées de l’ancien syndic. Il vous faut un dossier sur google drive avec toutes les factures que vous souhaitez rattacher. Allez sur cette page

• Sélectionner la copropriété

• Renseigner l’URL du dossier google drive avec les factures

Ça va lancer un script qui va récupérer chaque facture, l’analyser automatiquement pour essayer de trouver la bonne écriture de dépense en comptabilité (à partir de la date et du montant). Le délai de traitement peut prendre un peu de temps en fonction du nombre de facture (5-10 minutes).

Pour voir ce qui a bien fonctionné, il y a un fichier spreadsheet qui est généré dans le dossier avec un onglet contenant la liste des documents et l’écriture qui a été associée.

Les factures qui ont bien été associées sont déplacées dans un sous-dossier pour retrouver facilement celles qui ne l’ont pas été. Ca marche généralement pour 50 à 70% des factures --> N’hésitez pas à nous faire part de vos retours

Si la copropriété a son compte bancaire dans la même banque que vous, cela ne change rien à la reprise, vous devez reprendre la compta comme d'habitude.

Mettez vos opérations en 462 (vu que ces opérations ont été traitées par l'ancien syndic.)

Dès que la synchronisation des comptes fonctionnera, vous saisissez une OD pour reporter le solde disponible 46>>512. 

Remarques :

• Faites attention aux potentiels doublons : Lors de la synchronisation des comptes, nous essayons de récupérer les opérations bancaires au plus loin. Avec le maintien de compte, vérifiez qu'il n'y a pas de doublon avec les écritures saisies dans le comptes 46. Si c'est le cas, supprimez les opérations manuelles saisies au moment de la reprise.

• Écriture 46/512 : Vérifiez bien les rapprochements bancaires de votre compte 46. Je préfère donner cette alerte également car nous avons déjà vu des comptables qui soldaient simplement compte 46 sans pointer les opérations manquantes au moment de la reprise comptable. Cela vous évitera de régulariser la comptabilité par la suite. 

• Paramétrage des rapprochements bancaires : Nous générons les rapprochements bancaires automatiquement à partir du premier mois où nous avons toutes les opérations bancaires synchronisées dans le mois. Il faudra alors faire le paramétrage du début de rapprochement. FAQ ici