Rapprochements bancaires

Les rapprochements bancaires sont automatisés sur chaque copropriété.
Ils se génèrent chaque fin de mois dès lors que toutes les opérations bancaires ont été synchronisées sur le mois.

ℹ️ Le solde du compte comptable 512 doit toujours être égal au solde de votre compte bancaire synchronisé avec Lobby.

Vous pouvez comparer le montant des fonds sur le compte bancaire de la copropriété avec le solde du compte 512, visible dans le plan comptable.

Néanmoins il arrive régulièrement que des écritures ne passent pas en banque.

On retrouve alors des écritures “à venir” (signalées par une icône Horloge dans le plan comptable), qu’il faut régulariser en fonction du relevé bancaire.

Sur la page des rapprochements d’une copropriété, des anomalies s’affichent pour expliquer la raison pour laquelle un rapprochement n’a pas pu être effectué automatiquement :

• “Mise à jour du compte bancaire manquante”

  • Problème avec la synchronisation de votre compte bancaire.

• “Dernière mise à jour du compte bancaire introuvable”

  • Le compte bancaire n’a pas encore été synchronisé avec Lobby.

• “Il existe des écritures A venir avant la date du rapprochement bancaire”

  

Plusieurs raisons expliquent que des écritures soient encore "A venir" :

• Chèque toujours pas encaissé en banque

  Vérifiez que le chèque a bien été encaissé sur votre espace bancaire.

  • Si c’est le cas, cela signifie qu’il s’agit d’un souci de synchronisation et nous vous invitons à écrire au support pour résoudre le problème.

  • Si ce n’est pas le cas, nous vous conseillons de cliquer sur l’écriture et de modifier la date car cela signifie que votre chèque n’a toujours pas été encaissé à la banque.

• Prélèvement rejeté

• Virement fournisseurs qui n’est pas passé en banque

  Dans ce cas, retrouvez la facture concernée et réinitialisez le paiement de votre facture. Puis revenez sur la page Rapprochement bancaire de la copropriété pour cliquer sur le bouton Générer les documents. Vos rapprochements seront régularisés.

⚠️ Dès que vous rencontrez l'une des erreurs citées ci-dessus, veuillez contacter le support via Lobby.

Le nombre de rapprochements à traiter s'affiche sur le dashboard des comptables et redirige vers une page qui liste les copropriétés concernées.

Ces rapprochements bancaires n'ont pas pu être générés automatiquement à cause d’écarts entre la comptabilité et le solde bancaire : ils doivent donc être traités manuellement.

• Cliquez sur Voir les rapprochements

Vous arrivez sur la page des rapprochements bancaires de la copropriété.

Cliquez sur le bouton Générer les documents : cette action permet de générer vos rapprochements bancaires pour vos comptes bancaires.

ℹ️ Les rapprochements sont visibles par les membres du Conseil Syndical.

Le Conseil Syndical demande rarement les rapprochements bancaires car ils ont accès à la page Banque qui est tous les jours synchronisée avec le compte bancaire.

Les rapprochements sont également utiles dans le cadre d’un contrôle de caisse de garantie.

Lorsque le compte bancaire de la copropriété reste dans la même banque que la vôtre, ou suite à une migration de logiciel, il vous faudra cliquer sur le lien Paramétrer l'état initial de chaque compte bancaire.

Sélectionnez le compte bancaire pour lequel vous voulez générer les rapprochements.

Indiquez la date à laquelle vous voulez que les transactions bancaires commencent à être synchronisés avec le logiciel. Cela doit être obligatoirement le mois qui suit la première synchronisation sur Lobby pour ce compte bancaire.
Par exemple, si la première synchronisation a eu lieu le 07/09/2023, les rapprochements doivent démarrer le 01/10/2023.

⚠️ Vous ne pouvez démarrer les rapprochements bancaires d'un compte qu'à partir du mois qui suit la première synchronisation bancaire.

Renseignez le montant du solde du compte bancaire à cette date.

Par exemple, si vous renseignez la date du 01/10/2023, le premier rapprochement sera celui du mois d'octobre, pour lequel le système vérifiera le solde bancaire au 31/10/2023 et le solde en comptabilité au 31/10/2023.

ℹ️ Le solde du compte bancaire doit être égal au compte 512 = solde sur votre relevé bancaire.

En cliquant sur l’icône crayon au niveau du rapprochement bancaire qui présente une erreur de balance, puis sur le bouton Modifier le solde bancaire

Cliquez sur le bouton Enregistrer
Vos rapprochements bancaires vont alors se générer ! 🥳

ℹ️ Si l’action précédente pour générer les rapprochements n’a pas fonctionné, vous devez cliquer sur le bouton Générer les documents.

Une fois le rapprochement bancaire initialisé, vos rapprochements bancaires sont générés automatiquement tous les mois. Vous trouvez les fichiers de rapprochement dans la page Rapprochement bancaire.

Cliquez sur l’icône “+” si vous souhaitez ajouter un relevé de banque en pièce jointe de chaque rapprochement.

Il peut y avoir plusieurs raisons à cela :

• Le rapprochement n'a pas été généré car il y a une écriture "A venir” : cela signifie qu'une écriture est enregistrée sur le compte 512, mais elle n'a pas encore été réconciliée avec une opération bancaire.

• Si la synchronisation bancaire a débuté pendant le mois en cours, il est normal qu'aucun rapprochement n'ait été généré, car le premier rapprochement se génère automatiquement à partir du moment où l'ensemble des opérations du mois ont été synchronisées.

• Cliquez sur Paramétrer l'état initial de chaque compte bancaire

• Indiquez ensuite le premier jour du mois pour lequel vous voulez commencer les rapprochements avec le solde de début de mois. 

• Vous pourrez ensuite mettre le solde bancaire manuellement. Le solde comptable est repris automatiquement. 

Exemple pour supprimer le mois d'octobre : établir les rapprochements bancaires à partir du 01/11, et ceux d'octobre se supprimeront.

Le solde qui s'affiche dans la page banque est le solde réel à la date indiquée. Ce n'est pas un calcul en fonction des opérations bancaires synchronisées.

-> Quand on synchronise les comptes pour la première fois, on récupère un maximum de transactions bancaires pour éviter de les saisir à la main. Pour les écritures manquantes, donc celles avant la date indiquée sur Lobby, il faudra les saisir manuellement.

Il faut que vous compariez ligne à ligne ce qu'elle y a en banque et ce qu'il y a dans le plan comptable pour vérifier si certaines sont fausses et s'il manque des écritures par rapport à ce que vous avez en banque.