La page Copropriétaires dresse la liste de tous les copropriétaires faisant partie d’une copropriété.

La liste des copropriétaires comporte les informations suivantes :

• Nom du copropriétaire

• Lots (type de lot, bâtiment, escalier, étage, porte)

• Rôle dans la copropriété - président ou membre du Conseil syndical

• Statut - compte actif ou à onboarder

Vous pouvez chercher un copropriétaire dans la liste, en tapant son nom dans la barre de recherche et en utilisant les filtres “Statut” (à onboarder / compte actif) et “Rôle” (membre CS).

En cliquant sur l’icône de téléchargement en haut à droite de la page, vous avez la possibilité de télécharger :

• la liste des copropriétaires en format Excel

• les coordonnées des contacts copropriétaires en format Excel

• la liste des lots et/ou tantièmes et/ou copropriétaires en format PDF et Excel

Au clic sur l’un des copropriétaires, vous arrivez sur sa fiche détaillée avec plus d’informations. Vous pouvez consulter et modifier ses informations.

L’onglet Informations comprend les informations suivantes :

• Compte copropriétaire

• Balance copropriétaire - état du solde

• Contacts liés au compte (copropriétaire, mandataire, locataire…)

• Lots actifs/vendus

Vous pouvez modifier ou compléter ces informations au clic sur l’icône Crayon qui s'affiche au niveau de chaque section.

Vous pouvez modifier les infos du compte copropriétaire, mais les copropriétaires ne peuvent pas le faire eux-même (ce sont des informations sensibles - le nom et l'adresse doivent obligatoirement être vérifiés).

Le premier contact correspond habituellement à la personne qui a activé le compte sur le portail copropriétaire. Vous pouvez réinitialiser son mot de passe si besoin, en cliquant sur le bouton Réinitialiser le mot de passe.

Les autres contacts peuvent être d'autres copropriétaires (conjoint, indivisaires), des mandataires ou des locataires.

📖 Ajouter ou modifier un contact

Les lots ont été importés en même temps que les copropriétaires lors de l'onboarding de la copropriété. Vous pouvez néanmoins modifier les informations (type de lot, bâtiment, escalier, étage, porte) comme vous le souhaitez pour corriger si besoin.

📖 Consulter, créer et modifier les lots de la copropriété

L’onglet Paiements permet de consulter et gérer les préférences de paiement du copropriétaire.

On peut voir si le copropriétaire a activé le prélèvement automatique, et s’il l’a activé, les échéances de prélèvement qui sont planifiées sur les prochains mois.

ℹ️ Dans le cas où un copropriétaire n’est pas en capacité d’activer son compte, vous pouvez activer le prélèvement à sa place et renseigner ses informations bancaires.

L’onglet Envoi des courriers permet d’activer les envois de courriers vers les différents contacts liés à un copropriétaire.

Le compte copropriétaire s'affiche en premier dans la liste et les envois à cette adresse postale sont activés par défaut.

Vous pouvez modifier ce paramétrage et activer les envois vers les autres contacts qui s'affichent en-dessous : il vous suffit d'activer / désactiver le bouton au niveau de chaque contact pour faire en sorte qu'il reçoive les courriers simples, ou les courriers recommandés, ou les deux.

ℹ️ Les courriers sont classés par type : Recommandés (convocations, PV d'AG) vs Courriers simples (appels de fonds, soldes de charges, relances etc.).

⚠️ Les contacts doivent au préalable être enregistrés avec leurs coordonnées et leurs préférences de contact dans l’onglet Informations. Même si les envois de courriers ne sont pas activés sur ce contact.

Ajouter ou modifier un contact sur un copropriétaire

L’onglet Activités permet de voir des informations supplémentaires sur le compte du copropriétaire :

• si le copropriétaire a activé son compte / son code d’onboarding

• l’accès à son compte personnel

• des actions réalisées sur son compte (modification de coordonnées, mise à jour des préférences de communication etc.)

Pour regrouper des lots sur un même compte copropriétaire, ou séparer des lots sur des comptes copropriétaires distincts, il est possible d’utiliser la fonctionnalité “Mutation virtuelle” accessible dans la page d’une mutation, qui se présente sous la forme d’une case à cocher.

Si vous souhaiter distinguer plusieurs lots d'un même copropriétaire, il vous suffit de les renommer différemment (exemple : Monsieur Dupont lot 1 / Monsieur Dupont lot 2 / etc.)

Le code d’onboarding d’un copropriétaire qui n’a pas encore activé son compte sur le portail en ligne se trouve dans l’onglet “Activités” de son profil.

Si vous constatez des erreurs au niveau des lots d'un copropriétaire, par exemple si l'étage indiqué n'est pas le bon, vous pouvez toujours faire des modifications en cliquant sur l'icône Crayon à côté du lot concerné.

Depuis le profil du copropriétaire > cliquez sur "Voir les appels de fonds" puis, à la date correspondant, cliquez sur l'icône pour télécharger le document.

⚠️ Si il ne s'agit pas d'une approbation des comptes effectués sur Lobby, il est donc normal que vous n'ayez pas la possibilité de télécharger le document. 

Vous avez la possibilité de télécharger l'extrait de compte, avec la ligne d'écriture.