#12 Envoyer les kits de bienvenue

Cette étape consiste à envoyer les kits de bienvenue aux copropriétaires avec leur code d’activation personnel pour accéder au portail en ligne.

Une fois l’import des lots et copropriétaires terminé, le gestionnaire est notifié qu’il peut aller compléter cette étape dans la page d’onboarding :

1. Cliquez sur le bouton Générer les kits de bienvenue

   Les kits sont alors créés et il est possible de les consulter pour vérifier qu’il n’y a pas d’erreur dans les codes d’onboarding associés

2. Cliquez sur le bouton Envoyer les kits de bienvenue

   Les kits de bienvenue sont alors envoyés par le prestataire d’envoi de courriers en lettre simple aux copropriétaires.

   ℹ️ Les lots et copropriétaires doivent avoir été importés au préalable pour débloquer l’envoi des kits de bienvenue.

   

   ℹ️ L’envoi des kits de bienvenue se fait en deux étapes : d’abord générer les kits, puis les envoyer.

   

3. Une fois les kits envoyés, il est possible d’avoir un statut sur chacun des envois.

   

Exemple de kit de bienvenue :

Lorsqu’une mutation a lieu et qu’un nouveau copropriétaire rejoint la copropriété, il a besoin de recevoir un code d’activation personnel pour se connecter au portail du syndic.

En savoir plus 🤓 Créer une mutation.

Les kits de bienvenue sont envoyés depuis la page des copropriétaires dans ce cas.

Une tâche "Onboarder les copropriétaires" s'affiche en haut de la page avec un lien Envoyer les codes d'activation par email / courrier :

• Au clic sur ce lien, les kits de bienvenue sont envoyés à tous les copropriétaires

  • Selon les informations de contact et les préférences de communication renseignées pour chaque copropriétaire, les kits de bienvenue sont envoyés par email ou par courrier : si l'email d'un copropriétaire est renseigné, il recevra son kit par email.

• Lorsque tous les kits de bienvenue ont été envoyés, la tâche d’onboarding des copropriétaires disparaît.

Dans la liste des copropriétaires, un tag s'affiche pour indiquer le statut d'onboarding :

• Le code d’activation n’a pas encore été envoyé au copropriétaire ⇒ “A onboarder”

• Le code d’activation a été envoyé, mais le copropriétaire n’a pas encore activé son compte sur le portail copropriétaires ⇒ “Code envoyé”

• Le copropriétaire a activé son compte en ligne sur le portail en ligne ⇒ “Compte actif”

ℹ️ Il est également possible d’envoyer le kit de bienvenue des copropriétaires en même temps que leur premier appel de fonds (via la page d’envoi des ADF).

Cela se fait en fait directement depuis la mutation elle-même, via le bouton Envoyer le kit