Envoyer les appels de fonds

Vous avez deux possibilités pour envoyer les appels de fonds :

• les envoyer un par un, depuis la page Appels de fonds dans le portail de chaque copropriété

• les envoyer en masse depuis le tableau de bord comptable en cliquant sur Appels de fonds - Voir les copropriétés

ℹ️ Vous pouvez filtrer l'affichage des appels de fonds par statut ou par type.

Depuis la page des appels de fonds :

• Sélectionnez les appels de fonds en cochant chaque ligne d’appel de fonds concernée.

• Cliquez sur Envoyer les ADF sélectionnés

  

  ⚠️ Veuillez traiter les anomalies comptables avant d’ajouter en comptabilité.

  • Certaines anomalies ne sont pas bloquantes pour l’envoi des appels de fonds (par exemple, chèques en cours d’encaissement, PV non traité…).

  • Il ne doit pas y avoir d’écriture sur le compte 471 (compte d’attente qui réceptionne les règlements en attente d’être identifiés).

    

    

• Cliquez sur le bouton Ajouter en comptabilité

  

ℹ️ Il n’est pas possible d’envoyer un appel de fonds prévu dans plus de 30 jours.

Lobby créé automatiquement l’écriture qui permet de voir l’appels de fonds sur les comptes copropriétaires, sans générer de courrier.

Après avoir ajouté les appels de fonds en comptabilité, cliquez sur le bouton Générer les courriers

Les courriers d’appels de fonds trimestriels sont alors générés pour chaque copropriétaire au format PDF. Vous pouvez les consulter en cliquant sur Afficher les courriers : sélectionnez un copropriétaire puis accédez au document juste en-dessous de son nom.

ℹ️ Vous pouvez personnaliser l’envoi de l’appel de fonds en ajoutant un message et/ou document ou en ajoutant les kits de bienvenue.

Autres fonctionnalités disponibles :

• Annuler l’envoi (pour revenir au statut précédent)

• Télécharger les PDF

• Envoyer sans PDF

Une fois les courriers générés, il ne vous reste plus qu’à envoyer les appels de fonds.

• Cliquez sur Envoyer les courriers

  

  Les courriers sont alors envoyés par courrier ou par email selon la préférence d’envoi du copropriétaire. Un statut “Envoyé” s’affiche au niveau de chaque courrier dans la liste.

  

Dans le cas où des adresses postales de copropriétaires n’étaient pas valides, un erreur s’affiche pour demander à corriger ces erreurs avant de renouveler l’envoi.

ℹ️ Tant qu’il subsiste des erreurs dans les adresses de certains copropriétaires, l’envoi des appels de fonds restera bloqué pour tous les copropriétaires.

Depuis le dashboard comptable :

• Cliquez sur le lien Voir les copropriétés dans la section Appels de fonds

• Accédez à l’ensemble des appels de fonds à envoyer, avec pour chacun le type d’appel de fonds (charges courantes, fonds ALUR, travaux et autre).

• Sélectionnez les appels de fonds

• Contrôlez les anomalies (survolez l’indicateur dans la colonne Contrôle)

• Cliquez sur Envoyer les appels de fonds

ℹ️ En cas d’échec d’envoi, vous avez la possibilité de réessayer l’envoi via la page d’appels de fonds de la copropriété concernée.

Dans la page d’appels de fonds de la copropriété :

• Allez sur le détail de l’appel de fonds

• Cliquez sur le bouton “Annuler l’appel de fonds”

Il n'est pas possible d'annuler qu'un seul des ADF car ils sont envoyés par "groupe" : l'annulation concernera donc tous les ADF.

ℹ️ si les courriers d'ADF ont été envoyés, les écritures d'ADF se contrepassent automatiquement.

Sélectionnez des ADF à transmettre > Envoyer les ADF sélectionnés > Ajoutez en comptabilité > Clic sur les ... Verticaux > Marquer comme envoyé

Vous pouvez agrémenter les appels de fonds d’un courrier ou d’un commentaire qui sera ajouté sur la page de garde avant de générer les courriers depuis la fenêtre Envoi des appels de fond. ⚠️ uniquement via l'envoi copro par copro et non l'envoi en masse.

Cochez la case Ajouter le kit de bienvenue aux courriers depuis la fenêtre Envoi des appels de fond pour envoyer les kits d’onboarding aux nouveaux copropriétaires.

Assurez-vous que l’adresse du compte de votre copropriétaire est correctement remplie dans l’onglet "Informations.

Pas faisable à date sur Lobby.

Afin de générer un seul document pour tous les ADF "comptabilisés", vous devez annuler la comptabilisation et les sélectionner tous d'un coup pour recomptabiliser. De cette façon, ils seront traités en un seul envoi.

Vous pouvez agir directement en comptabilité :

• Supprimer l'écriture directement

• Ou bien contrepasser l'écriture si vous souhaitez garder une trace, exemple : "Annulation doublon ADF T4 2023"

Le fait de marquer les appels de fonds comme "Envoyé par l'ancien syndic" permet uniquement de marquer l'ADF comme déjà envoyé précédemment - avant que les données soient importées sur Lobby.

Pour comptabiliser les appels de fonds sans les envoyer aux copropriétaires :

Comptabilisez l'ADF, générez les courriers, puis appuyez sur "..." et cliquez sur "Marquer comme déjà appelé".

Le statut "envoyé" succède au statut "comptabilisé" pour un ADF (lorsqu'il est indiqué comptabilisé, cela signifie que l'ADF n'a pas été envoyé via Lobby), on affiche le statut le plus à jour.

Le calcul des ADF au prorata est réalisé de telle manière dans Lobby qu'il peut y avoir des centimes d'écart, ajoutés sur les comptes des copropriétaires (et non sur un compte de rompus).

Il faut lui transmettre l'appel de fond qui a été généré sur l'ancien copropriétaire.

Via Travaux > Nouveau travaux > indiquer une date fictive d'AG :

Attention : sur les documents, il sera indiqué "Travaux votés en AG"

Il faut l'annuler, cf. https://help.bellman.immo/en/articles/294402#annuler_un_appel_de_fonds puis, refaire les étapes d'envois.

Depuis la page Entreprise de votre cabinet, section "Personnalisation", vous avez la possibilité de le faire. En cochant cette case, vous choisissez de retirer le coupon de paiement par chèque sur les appels de fonds.

Lorsqu'on valide un budget avec des ADF, Lobby pré-calcul les montants d'ADF à appeler pour chaque copropriétaire, en se basant à la fois sur le paramétrage du budget et sur ce qui a déjà été comptabilisé en comptabilité.

Lorsqu'on lance la comptabilisation de l'ADF, on ne fait que réutiliser ce montant qui a été pré-calculé pour chaque copropriétaire. Mais avant de créer l'écriture, on vérifie que la somme de ce montant pré-calculé est bien égal au montant de l'ADF qui avait été paramétré dans le budget.

Le problème est que lorsque le budget avait été validé, les montants en comptabilité n'étaient probablement pas correctes. Ce qui fait que les montants d'ADF par copropriétaire que l'on a pré-calculé ne sont pas bons.

Ce qu'il faut faire pour débloquer la situation :

1. Le montant sur le compte 701 des ADF CC correspondent-ils globalement aux ADF qui sont considérés comme comptabilisés ? → Oui

2. Je créer une nouvelle version de budget que je valide pour m'assurer que le pré-calcul des ADF est à jour

3. Je comptabilise l'ADF pour vérifier si ça a corrigé

Pour les travaux sur Lobby, il faut les mettre sur le compte 702. Les écritures de revenu (ADF) de travaux doivent être sur le compte 702 car Lobby n'utilise pas le compte 102.