Pour accéder aux infos pratiques d'une copropriété, vous devez vous rendre dans le menu Infos pratiques du portail de la copropriété.

La page Infos pratiques affiche certaines informations provenant d’autres pages du portail de la copropriété (paramètres, contrat de syndic, dossiers, copropriétaires…), qui peuvent uniquement être éditées via ces pages en question.

Néanmoins, l’autre partie des informations reste éditable ici. Les administrateurs de la copropriété et les membres du Conseil Syndical peuvent ainsi mettre à jour les informations au fur et à mesure de la vie de la copropriété.

ℹ️ Il est important que les infos pratiques d’une copropriété soient renseignées de manière exhaustive, afin de faciliter la gestion et le traitement des dossiers. C’est une tâche à réaliser au plus tôt après le démarrage du mandat de syndic.

ℹ️ Les informations éditables dans la page se repèrent à l’aide de l’icône crayon qui s’affiche au survol de certains champs (année de construction, notes…).

L’onglet Général présente les principales informations d’une copropriété : son adresse, son ancienneté, le nombre de lots, ses documents type RCP etc.

ℹ️ Ces informations sont renseignées au niveau des paramètres de la copropriété. Pour les modifier, vous devez vous rendre dans la section “Informations de base” des paramètres.

Un tag s’affiche lorsque la copropriété est en cours d’onboarding (lorsque la copropriété vient d’être gagnée et ajoutée dans Lobby), en cours d’offboarding (lorsque la copropriété vient d’être perdue) ou que l’offboarding est terminé.

Cette information permet de connaître l’ancienneté de l’immeuble, et notamment de savoir s’il s’agit d’un immeuble neuf (dont la construction date de moins de 10 ans).

ℹ️ Si l’immeuble est coché comme “Neuf”, un onglet Ouvrage dédié aux informations de construction s’active dans la page Infos pratiques (en dernière position).

Cette information provient de l’import des lots réalisé lors de l’onboarding de la copropriété. Les lots et les tantièmes sont rattachés à chaque copropriétaire dans la page des copropriétaires.

ℹ️ Une matrice permet au moment de l’import des copropriétaires de définir le type de lot et en fonction de cette information, s’il s’agit d’un lot principal ou secondaire.

Voici les types de lots considérés comme principaux :

- Appartement
- Local commercial
- Studio
- Local professionnel
- Maison
- Ensemble de lots
- Bungalow

ℹ️ Le nombre de lots/l'affectation de lots ne peut changer que dans le cadre d’une modification du RCP.

cette information est enregistrée dans Lobby lors de l’onboarding de la copropriété. Vous pouvez l'indiquer dans les Paramètres de la copropriété > Registre des copros

Renseignez toute information utile sur la copropriété en complément, que ce soit par rapport à la construction ou aux spécificités du bâtiment.

Ces montants votés en Assemblée Générale doivent être repris du PV d’AG. Au survol de la souris sur les montants, cliquez sur le crayon pour modifier puis cliquez sur enregistrer pour conserver vos modifications.

Tous les contrats renseignés dans la page Contrats de la copropriété s’affichent dans le carnet d’entretien, avec à chaque fois le prestataire et les dates du contrat.

Cliquez sur le bouton Générer afin de générer automatiquement le carnet d'entretien à partir des informations renseignées dans Lobby.

Vous pouvez actualiser le carnet d’entretien dès que des informations sont ajoutées ou modifiées sur la copropriété, afin d’avoir une version à jour en cliquant sur le bouton Générer à nouveau.

Ajoutez ici le RCP ainsi que tous les modificatifs de RCP. Pour enregistrer un modificatif de RCP, vous devez vous rendre dans les paramètres de la copropriété.

ℹ️ La date de réalisation du diagnostic remonte automatiquement lorsqu’une date est renseignée dans le nom du document.

Par exemple, si le document se nomme “Diagnostic Amiante 31032015”, la date du 31/03/2015 est automatiquement reprise. Vous pouvez donc modifier le nom du document pour y intégrer la date et celle-ci s’affichera dans le carnet d’entretien.

ℹ️ Pour renommer un document, au survol de la souris, cliquez sur le crayon qui apparaît et sélectionnez le crayon correspondant au document que vous souhaitez renommer. Cliquez sur enregistrer pour conserver vos modifications.

ℹ️ Vous pouvez scanner et déposer vos documents en vrac dans le module d'archives. Vous pourrez ensuite, directement depuis le module d'archive, ranger les PDF en indiquant le type de document, pour qu'ils viennent se ranger au bon endroit sur Lobby.

Vous pourrez réaliser des simulations (exemple : simulation de répartition travaux) afin de visualiser la quote part de chaque copropriétaires, en fonction de leurs tantièmes et d'une clé de répartition.

• Cliquez sur le bouton Générer

• Un fichier Google Sheet (spreadsheet) s’ouvre dans un nouvel onglet du navigateur se composant de plusieurs onglets (copropriétaires, lots, clés de répartition, lots/clés de répartition, simulation)

• Accédez au dernier onglet Simulation afin de réaliser votre simulation en remplaçant les données directement dans le fichier.

⚠️ sélectionnez la clef de répartition que vous souhaitez utiliser pour le calcul.

ℹ️ Vous pouvez le joindre au format PDF à vos convocations d'assemblée générale en cliquant sur Ficher > Télécharger > Format PDF et le rajouter dans la partie "Documents" de la résolution concernée.

Les informations proviennent du contrat de syndic renseigné dans la page Contrats, elles ne sont pas éditables dans les infos pratiques.

Ces informations sont reprises des comptes utilisateur liés aux paramètres de la copropriété (gestionnaire, comptable, CX).

ℹ️ Le numéro de téléphone du gestionnaire n’est visible que pour les membres du Conseil Syndical. Les copropriétaires ont accès au formulaire de contact et au numéro de téléphone du standard uniquement.

Les informations de la section Conseil Syndical sont reprises de la page Copropriétaires et affichées ici pour en faciliter l’accès.

Elles ne sont pas éditables depuis la page des Infos pratiques, uniquement depuis la page Copropriétaires. Ainsi, si besoin de mettre à jour la liste des membres du CS, il faudra passer par la page Copropriétaires.

Un champ “Email général” permet de renseigner une adresse email commune pour le Conseil Syndical, s’il en possède une.

ℹ️ Cette adresse est renseignée ici à titre indicatif, mais elle n’est pas réutilisée dans le logiciel pour envoyer des communications à tout le Conseil Syndical.

ℹ️ L’équipe de gestion et les membres du conseil syndical peuvent renseigner ces informations.

• Contact du gardien : Renseignez son prénom, nom, numéro de téléphone pro, éventuellement son numéro perso, son adresse mail (Le numéro de tél perso est masqué pour les copropriétaires, y compris le CS).

• Informations : Renseignez des informations supplémentaires (horaires, vacances etc.) dès lors qu’un contact a été ajouté.

  ℹ️ Les informations du gardien renseignées dans cette section sont automatiquement partagées dans les emails d'ordre de services envoyés aux prestataires.

• Code d’accès : Renseignez les codes d’entrée (digicode) et interphones des différents accès aux bâtiments.

• Clés et badges : Renseignez la procédure de création et remise de clés, l’emplacement de certaines clés spécifique, etc.

Cette fonctionnalité permet de facturer à un copropriétaire :

• Le rachat du badge à la copropriété

• Les frais postaux s'il y en a (ex : si le cabinet a envoyé le badge par la poste)

Une facture pour les frais postaux est générée + une mise en paiement automatique.

• Organigramme des clés : Ajoutez le document qui hiérarchise les clés ouvrant l'ensemble des portes d'un ou plusieurs bâtiments.

  ℹ️ Les accès à l'immeuble renseignés dans cette section sont automatiquement partagées dans les emails d'ordre de services envoyés aux prestataires.

• Renseignez le maximum d’informations utiles sur les systèmes et équipements en place pour gérer l’énergie et l’eau.

• Les parties communes peuvent être répertoriées de manière exhaustive, en ajoutant des nouvelles parties ou en supprimant des parties affichées par défaut.

• Des champs libres permettent de spécifier toute information utile à connaître sur chacune des parties répertoriées.

• Les équipements de la copropriété peuvent également être inventoriés de manière exacte en ajoutant/supprimant des éléments dans la liste.

• Les champs libres permettent de renseigner des indications supplémentaires.

  ℹ️ Les deux sections Parties intérieures & extérieures et Equipements doivent être renseignées de manière exhaustive et précise, afin de faciliter toute intervention ou dépannage sur l’immeuble.

Retrouvez les prestataires déjà intervenus sur l’immeuble. Si cette liste est vide, c'est qu'il n'y a aucun prestataire qui n'est encore intervenu :

• Les contacts remontent automatiquement dans cette section à chaque fois qu’un ordre de service est réalisé pour la copropriété.

• Vous pouvez voir le détail de l’intervention en cliquant sur OS - Voir

Cette section est accessible, uniquement si votre immeuble est un "immeuble neuf", c'est-à-dire dont la construction date d'il y a moins de 10 ans (selon l'année de construction renseignée dans les informations générales).

• Ajoutez les coordonnées du constructeur et du promoteur.

• Ajoutez les dates de réception des travaux et de livraison des parties communes.

Renseignez les échéances au niveau de chacune des garanties.

Renseignez les prestataires liés à la construction, à partir des prestataires présents dans l'annuaire.

Ajoutez les documents liés à l’ouvrage (PV de livraison, documents techniques…).

Non, il n’existe pas encore de système pour notifier le gestionnaire lorsqu’un membre du CS édite une information dans la page. C’est pourquoi le gestionnaire et le CS doivent rester vigilants lorsqu’ils mettent à jour la page et s’assurer qu’elle comporte toujours des informations exactes.

Il faut vérifier la date du contrat de syndic. S'il a une date de début dans le futur, le carnet d'entretien ne se génèrera pas