Créer et paramétrer votre cabinet (2/2)

Vous êtes arrivés sur la 2e étape de votre onboarding dans Lobby 🥳

Cette étape consiste à paramétrer votre cabinet avec toutes les informations nécessaires pour que le logiciel fonctionne correctement.

⚠️ Vous devez compléter et sauvegarder chaque section de la page l'une après l'autre.

Cette section est déjà complétée, car elle reprend les informations que vous avez renseignées à l’étape précédente (informations de contact, informations légales etc.) lorsque vous avez créé votre cabinet.

Il est néanmoins toujours possible de modifier ces informations en ouvrant la section pour dévoiler et éditer les champs de formulaire.

Un premier utilisateur est déjà renseigné dans cette section, il s’agit de l’administrateur dont vous avez créé le compte à l’étape précédente.

Vous pouvez ajouter les autres personnes de votre cabinet qui utiliseront le logiciel et qui doivent disposer d’un compte personnel.

ℹ️ Il n'est pas possible de modifier ou supprimer les utilisateurs lors de l'onboarding.
En cas d'erreur, il suffit de créer un nouvel utilisateur (puis vous pourrez demander la suppression de l’utilisateur erroné au support).

Renseignez ici l'adresse mail générique du cabinet qui sera utilisée pour envoyer toutes les communications automatiques depuis Lobby.

ℹ️ Le fait d’avoir une adresse mail unique partagée au sein de votre cabinet permet de faciliter la collaboration entre les collaborateurs, qui pourront alors accéder et traiter tous les emails de votre cabinet.

En cochant cette case, vous choisissez de retirer le coupon de paiement par chèque sur les appels de fonds.

Cette section vous permet d'ajouter les éléments d'identité de votre cabinet, qui seront utilisés dans l’interface, les documents et les emails :

• Logo : logo standard de votre cabinet affiché dans les bas de page ou haut de page des emails et des documents générés (le ratio hauteur / largeur doit être compris entre 25% et 30%, par exemple pour une largeur de 1000px, la hauteur doit être comprise entre 250px et 300px)

• Pictogramme : version taille réduite du logo, affiché sur votre portail (en haut à gauche), ainsi que sur certains documents.

• Tampon : automatiquement ajouté sur certains documents clefs (ex : état daté), il peut aussi être ajouté lors de la signature des devis depuis les dossiers.

⚠️ Ces éléments doivent obligatoirement respecter certaines spécifications en termes de dimensions et format.

Le numéro de remettant TLMC est obligatoire selon les banques.
Veuillez vérifier auprès de votre banque si un numéro doit être indiqué dans les remises de fichier TLMC (pour les remises de chèques).

Dans ce cas où ce n’est pas nécessaire, cochez la case "Je déclare que ma banque n'a pas besoin de n° TLMC pour la remise de chèques."

Le paramétrage bancaire EBICS permet de sécuriser les échanges de données bancaires entre le compte bancaire et Lobby.

⚠️ Afin que la synchronisation se fasse avec Lobby, il est indispensable de souscrire à un contrat EBICS T (ou TS si votre banque ne propose que ce contrat) auprès de votre banque, avec les flux suivants :

• Relevé journalier des opérations bancaires (camt.xxx.cfonb120.stm)

• Remise de prélèvement SEPA (pain.008.001.02.sdd)

• Remise de chèque TLMC (pain.xxx.cfonb320.tch)

• Remise de virement SEPA (pain.001.001.02.sct)

Lobby synchronisera avec ce contrat EBICS les transactions bancaires directement en comptabilité pour chaque copropriété.

Les fichiers de remises (prélèvement, chèque et virement) sont à télécharger sur Lobby et à transmettre à votre banque via votre espace client (à voir avec votre banque)

Pré-requis obligatoire :

Vérifiez auprès de votre banque que les remises de virements et prélèvements sont bien paramétrées pour une comptabilisation unitaire sur votre contrat EBICS.

Cela permet d'avoir pour chaque virement ou prélèvement une opération bancaire distincte sur le relevé d'opération, ainsi qu'un libellé clair. Sinon, Lobby ne pourra pas réconcilier automatiquement les prélèvements et virements.

• Renseignez les informations demandées telles qu’inscrites dans votre contrat.

• Cliquez sur Créez le paramétrage EBICS : une lettre d’initialisation est alors générée et le statut passe à "Initialisé".

• Téléchargez la lettre, signez-la et renvoyez-la à votre banque qui va initialiser le paramétrage.

• Une fois que votre banque vous a confirmé le paramétrage, retournez dans les paramètres de votre cabinet > onglet Banque et cliquez sur Valider la connexion.

  

  Le statut du paramétrage passe alors de "Initialisé" à "Actif" 🥳

ℹ️ Si la synchronisation ne se fait pas automatiquement, pour réconcilier correctement la transaction bancaire avec un virement ou un prélèvement en attente : 

• Repassez l'écriture sur le compte 471 pour que la transaction bancaire soit à nouveau à réconcilier

• Rendez-vous dans la page des réconciliations bancaires pour retrouver cette transaction. Ouvrez-la, puis cliquez sur l'onglet "Virement SEPA" (ou Prélèvement ou Chèque selon la transaction)

Si vous avez ce message d'erreur, envoyez-nous un mail à l'adresse suivante : help@bellman.immo

⚠️ Uniquement si vous n'avez pas mis en place la synchronisation EBICS

Pour intégrer les écritures bancaires automatiquement en comptabilité, vous pouvez importer le fichier de relevé des opérations bancaires (format CFONB).

ℹ️ Vous devez le faire à partir de la date où les écritures comptables n'existent pas encore dans votre comptabilité. Si vous avez déjà créé des écritures à la main, il faudra le faire à partir de la date de la dernière écriture créée.

Ce paramétrage permet d'améliorer la réconciliation automatique des transactions bancaires avec vos fournisseurs

Seules les intégrations obligatoires sont à compléter dès l’onboarding :

• Merci Facteur : renseigner les deux champs "Service ID" et "Secret key" tels qu'ils sont présents dans le compte Merci Facteur que vous avez créé au préalable.

  🏤 Intégration Merci Facteur

• FrontApp : renseigner les champs "App secret", "API Token", "Auth secret" et "Email inbox partagée" tels qu'ils sont présents dans les paramètres de la messagerie.

  📩 Intégration FrontApp

• DNS Sendgrid : cela nous permettra d'obtenir l’autorisation d'envoyer des emails automatiques de la part de votre nom de domaine depuis le logiciel.

  📤 Intégration DNS Sendgrid

• Pennylane : toutes les factures générées par le cabinet arrivent directement sur votre compte Pennylane, à raison d'une fois par semaine.

Lorsque les informations sont correctement renseignées, après avoir cliqué sur le bouton Enregistrer, un tag "Connecté" vert s'affiche pour indiquer que la synchronisation est effectuée.

Si les informations sont incorrectes, un tag "Connexion impossible" s'affiche pour indiquer qu'il y a des erreurs à rectifier avant de réessayer.

Au clic sur le bouton Terminer la création de votre compte entreprise en bas de page, vous êtes redirigé vers la page des paramètres de votre cabinet.

L’entreprise existe désormais dans Lobby ! Vous pouvez commencer à naviguer et découvrir le logiciel, même si à cette étape, les données des copropriétés n’ont pas encore été importées.