Paramétrer les appels de fonds travaux

Les comptes travaux doivent être créés dès qu’un nouveau travaux est voté en assemblée générale. Il existe deux manières de créer un travaux dans Lobby.

Sur la page des travaux de la copropriété :

• Cliquez sur le bouton Nouveau travaux

• Renseignez les informations du nouveau travaux :

  • Type de travaux

  • Date du vote en AG

  • Clé de répartition

  • Dossier de travaux associé (optionnel)

Allez modifier le budget (via la section Budget alloué) :

• Renseignez le montant du budget à côté de la clé de répartition

• Indiquez le montant à utiliser du fonds ALUR si besoin

Puis cliquez sur l’icône calendrier pour accéder au planning des appels de fonds :

• Ajoutez autant de lignes que nécessaire pour chaque appel de fonds

  • Libellé de l’appel de fonds

  • Date d’échéance

  • Montant

• Indiquez un montant financé par le fonds ALUR si besoin

• Une fois le planning défini, cliquez sur Valider

ℹ️ Le bouton Répartir les ADF sert à répartir automatiquement le budget du travaux dans les cases des montants des appels de fonds.

Enfin validez votre échéancier, et cliquez sur Approuver pour approuver votre budget.

Vos appels de fonds sont automatiquement créés : ils sont planifiés et visibles dans la page des appels de fonds, prêts à être envoyés (de préférence 10 jours avant la date d’échéance).

ℹ️ Vous pouvez créer autant de versions de budget que vous le voulez sur un compte travaux (si vous modifiez le budget), nous garderons en mémoire les différentes versions de budget.

Si vous avez une utilisation du fonds ALUR, le logiciel le gère, et passe les écritures extra comptables automatiquement. Il vous suffit d’indiquer le montant que vous utilisez du fonds ALUR, lorsque vous paramétrer votre budget pour le travaux.

⚠️ Les travaux financés par le fonds ALUR ne sont pas forcément votés en charges communes générales. Ne pas oublier de sélectionner la clé de répartition votée à l’assemblée générale.

Puis lors du paramétrage de votre échéancier d’appels de fonds, ajouter le montant utilisé par le fonds ALUR en face des deux sections :

• Travaux financés par le fonds ALUR (écriture qui créditera le 705 pour débiter le copropriétaire)

• Utilisation du fonds ALUR (écriture qui débitera le compte 105 pour venir créditer les copropriétaires)

Les comptes travaux peuvent être créés depuis les actions post-AG, dans la section “Paramétrer les budget”, au moment où le comptable traite le PV d’AG.

Pour chaque travaux voté en AG, une ligne apparaît avec le libellé du travaux et un bouton Créer le travaux pour créer le travaux avec toutes les informations récupérées automatiquement depuis les champs de la résolution travaux concernée.

Le comptable n’a pas besoin de reporter manuellement les informations et de réaliser toutes les étapes décrites ci-dessus ; il doit simplement vérifier et approuver le budget.

Exemple : budget voté de 30 000 €, dont 20 000 € sont une indemnité d'assurance, vous souhaitez appeler la différence.

Il est faut créer une échéance pour les 20 000€, puis :

• aller dans le menu “Appels de fonds” 

• sélectionner et cliquer sur “Marquer comme appelé par l’ancien syndic”

Cela permet que l'information apparaisse sur le carnet d'entretien.

Quand vous faites la régularisation du montant sur le compte du fond ALUR, vous pouvez télécharger le fichier directement.

Il ne faut pas fermer la fenêtre popup qui vous permet de récupérer le document, sinon écrivez-nous pour que nous puissions vous transmettre le document.

Il faut que vous vérifiez si les travaux sont en statut "À clôturer". Si c'est le cas, il faut que vous annuliez la clôture afin de pouvoir modifier le budget.

Deux options : 

1. Créer une OD (en utilisant la répartition par clef de répartition pour éviter de la saisir manuellement) → Cela ne sera dans l'ADF que via une écriture dans le relevé de compte

2. Augmenter l'avance de trésorerie pour créer ensuite un ADF d'avance de trésorerie, que vous basculerez ensuite du 1031 au 1032

1. Repasser le budget du travaux à 0

2. Puis créer les ADF négatif

3. Puis appeler ces ADF négatifs

4. Puis forcer la clôture du travaux à "Approuvé" pour le clôturer

5. Et enfin, refaire un autre travaux avec la bonne clef

Lobby génère une écriture d’équilibrage Fonds travaux Loi ALUR quand celui-ci est utilisé pour des travaux pour un montant supérieur à celui du 105.

La répartition se fait sur la clé principale, car le fond ALUR est appelé sur cette même clé.

Lobby filtre uniquement les copropriétaires liés à la clé spécifique des travaux.

Lobby ne permet pas actuellement de répartir la somme sur une autre clé, vous devez créer une écriture manuelle du type Opération Diverse.

Ce n'est pas possible, vous devez donc créer 2 travaux pour les 2 clefs de répartition.

1. Mettez le budget total de vos travaux et reprenez le calendrier d'appel de fonds.
   ll faudra éventuellement penser à créer une nouvelle version de budget si besoin. Approuvez ensuite le budget. (FAQ ici)

2. L'ensemble des appels travaux vont apparaitre sur la page "Appel de fonds". Sélectionnez les ADF déjà envoyés et cliquez sur "marquer comme appelé par l'ancien syndic". Il vous restera les ADF à envoyer. 

Vérifiez que l'utilisation du fonds Alur était sur le compte 702 et nom 705.

Créez ensuite une nouvelle version du budget pour recalculer les ADF, vous pourrez ensuite envoyer les ADF.