Envoyer une convocation à l'AG

Une fois que l’ordre du jour de votre assemblée générale est prêt, vous pouvez le partager aux membres du conseil syndical et aux copropriétaires.

Sur la page d’accueil de l'assemblée générale concernée :

• Cliquez sur le bouton Montrer le brouillon au CS pour rendre l'ordre du jour visible aux membres du conseil syndical

  

• Cliquez sur le bouton Publier l'AG pour rendre l'ordre du jour visible par tous les copropriétaires

  

Pour générer la convocation et ses documents annexes, vous devez vous rendre dans la section "Convocations" de l'assemblée générale :

• Cliquez sur le bouton Générer

  ⚠️ Le bouton Générer s’affiche uniquement si l’AG a été publiée au préalable.

  

La convocation à l'AG est générée, ainsi que les documents suivants :

• Lettre de convocation à l'assemblée générale

• Pouvoir de représentation

• Formulaire de vote par correspondance

ℹ️ Les formulaires de VPC et de pouvoirs sont générés et joints à la convocation. Il n'est pas possible de modifier le contenu des courriers et PDF types générés automatiquement par le logiciel.

Une fois la convocation générée, vous pouvez l’envoyer :

• au Conseil Syndical, en cliquant sur le bouton Envoyer par mail au CS

• aux copropriétaires, en cliquant sur Envoyer les convocations

  • au clic sur Envoyer les convocations, les convocations ainsi que les annexes sont envoyées en même temps.

ℹ️ Les convocations sont envoyées par lettre recommandée (LRAR ou LRE selon les préférences de contact) aux copropriétaires.

ℹ️ Si les convocations sont remises en main propre contre émargement à tous les copropriétaires, il faudra les marquer comme envoyées :

⚠️ ATTENTION : la limite maximal de Merci Facteur est de 500 pages (incluant convocation + annexes + courriers + VPC + pouvoir).

Au cas où vous avez fait une erreur et que vous souhaitez annuler l'envoi de votre convocation, vous avez la possibilité de demander l'annulation de l'envoi des courriers en cliquant sur le bouton Demander l'annulation de l'envoi.

Une demande est alors transmise à Merci Facteur pour arrêter le processus d'envoi des courriers. Si vous réagissez assez rapidement, les envois postaux peuvent tous être annulés ; mais si l'ordre est donné trop tard, tout ou partie des courriers seront imprimés et envoyés malgré tout.

Un statut Echec annulation dans la section "Courriers" vous permet de voir les courriers pour lesquels l'annulation n'a pas fonctionné.

⚠️ Les courriers de convocation envoyés par LRE ne pourront pas être annulés, car les mails partent immédiatement.

Une fois les convocations envoyées, la liste des courriers s'affichent dans la section "Courriers" avec un statut d'envoi au niveau de chaque courrier.

ℹ️ Vous obtenez plus de détail sur le suivi de l'envoi au survol du tag "Envoyé".

ℹ️ Vous pouvez également télécharger une preuve d'envoi du recommandé, en cliquant sur le tag "Envoyé" : le document se télécharge sans avoir besoin d'aller dans votre compte Merci Facteur. Si cela ne fonctionne pas, allez sur votre compte Merci Facteur pour récupérer la preuve.

En cliquant sur chaque copropriétaire dans la liste, vous accédez aux différents documents envoyés (au clic sur l'icône PDF du fichier, celui s'ouvre dans un nouvel onglet de votre navigateur).

Dans l'onglet Convocations, cliquez sur le bouton Générer dans la section "Générer la feuille de présence", à compléter en séance.

Si vous avez fait une erreur et que vous souhaitez annuler l'envoi des convocations, vous devez le faire dès que possible après avoir déclenché l'envoi, en cliquant sur le bouton Demander l'annulation de l'envoi.

Si cette action est réalisée trop tard (par ex. le lendemain), les convocations seront tout de même envoyées et vous devrez refaire un envoi.

Il n’est pas possible de générer à nouveau la convocation, lorsque celle-ci a déjà été envoyée. Néanmoins si la convocation vient juste d'être envoyée, vous pouvez demander l'annulation de l'envoi, ce qui vous permettra ensuite de générer à nouveau les convocations.

S'il n'est plus possible d'annuler les envois de convocations, vous devrez vous adresser au support pour débloquer la situation.

Oui, il est possible de supprimer une AG, même lorsque la convocation a déjà été envoyée. Mais vous devez pour cela repasser votre AG en brouillon (ce qui va supprimer les communications envoyées) et ensuite cliquez sur le bouton Supprimer dans le menu de la page d'accueil de l'AG.

Il faut repasser l'assemblée générale en brouillon, faire les modifications nécessaires et vous pourrez renvoyer la convocation.

Vous pouvez télécharger une preuve d'envoi du recommandé, en cliquant sur le tag "Envoyé" à côté du copropriétaire : le document se télécharge sans avoir besoin d'aller dans votre compte Merci Facteur. Si cela ne fonctionne pas, allez sur votre compte Merci Facteur pour récupérer la preuve.

📖 Consulter et gérer les envois de courriers via le compte Merci Facteur

• Il faut "marquer comme envoyées" les convocations en cliquant sur les trois petits points à droite de "Convocations" :

• L'envoi des convocations va afficher la date et l'heure à laquelle vous avez cliqué.

• Retournez sur l'accueil de votre assemblée générale et cliquez sur "Présenter" :