A renseigner pour une expérience complète

Renseigner le numéro d’immatriculation

S’affiche automatiquement si le numéro d’immatriculation n’est pas enregistré dans les paramètres de la copropriété.

ℹ️ Les copropriétés ont l’obligation d’être immatriculées au Registre National des copropriétés. L'absence d’immatriculation ou la non mise à jour des données entraîne des sanctions.

Renseignez le numéro à 9 chiffres dans le champ, puis cliquez sur Enregistrer

Ajouter les précédents PV des assemblées générales

Cette information est utile pour accéder rapidement aux derniers PV et pour les partager sur demande d’un notaire dans le cadre d’une vente par exemple (via l’action Partager les documents pour une vente dans le plugin Lobby).

• Vous êtes redirigé vers la page des assemblées générales

• Cliquez sur Nouvelle Assemblée, renseignez les informations en précisant qu’il s’agit d’une AG d’archive et ajouter le document de PV en pièce jointe

ℹ️ Vous pouvez aussi vous rendre dans les archives de la copropriété, retrouver les PV des précédentes AG et les classer comme “PV d’AG”, qui permettra de créer en même temps les assemblées générales et d’y joindre ces documents.

Ajouter tous les documents (diagnostics, plans…)

Ces informations sont utiles pour accéder rapidement aux documents de la copropriété et pour les partager sur demande d’un notaire dans le cadre d’une vente par exemple.

• Au clic sur chaque tâche, vous êtes redirigé vers la page des infos pratiques

• Ajoutez chaque document dans la zone prévue, ou importez-les depuis les archives en spécifiant le type de document à chaque fois.

ℹ️ Ces documents sont indispensables pour la bonne gestion de la copropriété. Ce sont les documents réglementaires qui dressent l’identité légale de la copropriété, sa composition, le détail des parties communes vs. privatives, etc.

Renseigner le contact du gardien

Ces informations sont utiles pour partager facilement les accès à l’immeuble dans le cadre de l’intervention d’un prestataire par exemple, au moment d’envoyer un OS.

• Au clic, vous êtes redirigé vers l’onglet Parties communes de la page infos pratiques

• Renseignez les informations du gardien et les codes d’accès à l’immeuble dans chacune des sections dédiées de la page

Ajouter les contrats divers (énergie, maintenance…)

Ces informations sont utiles pour retrouver facilement tous les contrats de la copropriété et pouvoir les gérer correctement : renouvellement, résiliation, etc.

• Au clic sur chaque tâche, vous êtes redirigé vers la page des contrats

Cliquez sur Nouveau contrat et renseignez les principaux contrats avec les bonnes informations de dates, les contacts, le contrat signé, etc.

Ajouter les contrats divers (énergie, maintenance…)

Ces informations sont utiles pour retrouver facilement tous les contrats de la copropriété et pouvoir les gérer correctement : renouvellement, résiliation etc.

• Au clic sur chaque tâche, vous êtes redirigé vers la page des contrats

• Cliquez sur Nouveau contrat et renseignez les principaux contrats avec les bonnes informations de dates, les contacts, le contrat signé, etc.

  

Renseigner les membres du Conseil Syndical

Cette information est utile, car elle permet de contacter facilement les membres du Conseil Syndical, de leur partager des dossiers etc. grâce à des raccourcis dans le logiciel.

• Vous êtes redirigé vers la page des copropriétaires

• Accédez à la fiche copropriétaire de différentes personnes concernées et indiquez lorsque celles-ci font partie du CS, soit en tant que président ou membre.

Onboarder les copropriétaires

Cette tâche permet de déclencher l’action d’envoi des kits de bienvenue aux copropriétaires de la copropriété, pour qu’ils puissent activer leur compte sur le portail en ligne.

• Au clic sur le bloc, vous êtes redirigé vers la page des copropriétaires

• Il vous suffit de cliquer sur le lien Envoyer les codes d’activation par email / courrier et les kits de bienvenue sont envoyés aux copropriétaires !