Envoyer une communication via un dossier

Les communications de type courriers ou notes d’informations peuvent être envoyées aux copropriétaires, directement depuis un dossier Lobby.

Depuis un dossier :

• Cliquez sur le bouton Réaliser une action en bas du dossier

• Sélectionnez l’action Envoyer un courrier / email

Renseignez le formulaire :

1. Nom

2. Méthode d’envoi

   • Courrier / Email : les communications seront envoyées selon les préférences d’envoi définies dans le compte de chaque copropriétaire.

   • Lettre recommandée

   • Email uniquement : seuls les copropriétaires qui ont créé leur compte recevront l’email.

   ⚠️ Si vous souhaitez écrire à des copropriétaires qui n’ont pas encore créé leur compte sur le portail, passez par le plugin Front.

3. Destinataires

   • Certains copropriétaires

   • Un destinataire : vous pouvez contacter une personne en dehors de la copropriété

4. Courrier

   Ajoutez un ou plusieurs documents à envoyer :

   • Depuis un template : sélectionnez un modèle parmi ceux que vous avez à disposition dans le dossier “Templates de courriers” de votre Google Drive

     ℹ️ Vous devez au préalable avoir créé des templates sur votre Google Drive. Créer des templates de courriers sur Google Drive

   • Depuis un nouveau courrier : génère un nouveau courrier vierge que vous pouvez éditer avant l’envoi (via Google Doc)

   • Depuis votre ordinateur : importez le document que vous souhaitez envoyer

   ⚠️ Il est obligatoire de joindre un document à envoyer.

Cliquez sur le bouton Envoyer le courrier

Dans le cas ou vous souhaiteriez envoyer un PV pour une AG de transition (qui n’a pas été tenue sur Lobby donc), vous pouvez le faire via un dossier.

Ce formulaire fonctionne de manière assez similaire à celui pour envoyer un courrier, car il s’agit ici de diffuser une note d’information.

Depuis un dossier :

• Cliquez sur le bouton Réaliser une action en bas du dossier

• Sélectionnez l’action Partager une note d’information

Renseignez le formulaire :

1. Nom

2. Méthode d’envoi

   • À afficher par le CS : Un mail et une notification sont envoyés à tous les membres du CS pour qu’ils récupèrent la note d’information à l’intérieur du dossier et se chargent de l’afficher eux-mêmes dans l’immeuble.

   • À afficher par le gestionnaire : Le gestionnaire imprime lui-même la note d’information qu’il affichera ensuite dans l’immeuble.

3. Destinataires

   Un destinataire : Vous pouvez contacter une personne en dehors de la copropriété

4. Courrier

   • Depuis un template : Sélectionnez des modèles de lettre disponible depuis notre base de donnée

   • Depuis un nouveau courrier : Génère un nouveau courrier que vous pouvez éditer avant l’envoi

   • Depuis votre ordinateur : Importer le document que vous souhaitez envoyer

     ⚠️ Il est obligatoire de joindre un document à envoyer.

   Cliquez sur le bouton Partager la note d’information

   

⚠️ Lorsqu’une communication est envoyée depuis un dossier à tous les copropriétaires, cela n’inclut pas les éventuels mandataires. En effet les mandataires ne remontent pas dans le menu de sélection des destinataires “copropriétaires”.

• Convocations d'assemblée générale :

• PV d'assemblée générale :