Envoyer, gérer et suivre un ordre de service

Lorsqu’une urgence a lieu sur une copropriété, ou qu’une intervention a été décidée suite à la validation d’un devis, le gestionnaire mandate un prestataire via l’envoi d’un ordre de service (OS).

Depuis le dossier concerné :

• Cliquez sur le menu Réaliser une action

• Sélectionnez l’action Envoyer un ordre de service

Renseignez les champs du formulaire d’envoi d’OS :

• Prestataires

  Si le prestataire n’existe pas encore dans l’annuaire, cliquez sur “Créer un prestataire” pour renseigner l’entreprise et un contact référent
  ℹ️ uniquement 1 prestataire.

  

• Contacts

  Renseignez des contacts sur place si vous souhaitez que le gardien ou des copropriétaires soient présents pour accueillir le prestataire lorsqu’il se rendra sur place.

  

• Description de la prestation

  Ajustez le contenu du mail par défaut selon le type de prestation souhaitée.

  

• Urgent

  Indiquez si la demande est urgente en cliquant sur le bouton Marquer comme urgent (cela permet d’ajouter la mention “URGENT” dans l’objet du mail)

• Importer et signer

  Importez le document du devis validé pour le joindre à votre demande et signez-le directement depuis le formulaire d’envoi d’OS (via le module de signature).

• Ajouter une pièce jointe

• Envoyer l'attestation de TVA

  Vous avez le choix d’envoyer ou pas l’attestation de TVA réduite en même temps que votre demande d’intervention au prestataire (par défaut l’option est cochée).

  

• Envoyer une copie

  Cochez les cases si vous souhaitez mettre des personnes en copie du mail

  

Cliquez sur Envoyer l'ordre de service pour envoyer l’email.

⚠️ Une fois la demande envoyée, il n’est plus possible d’annuler l’envoi du mail.

ℹ️ Vous pouvez suivre tous les OS envoyés depuis le tableau des Ordres de services.

Une nouvelle activité apparaît dans le dossier : "Un ordre de service a été envoyée …”. À partir de cette activité, plusieurs actions sont ensuite possibles :

• Relancer le(s) prestataire(s)

• Annuler une demande

• Marquer comme réalisé

• Contacter les prestataires ou un autre prestataire

Au survol de l’activité, des actions sont proposées.

1. Cliquez sur l’icône correspondant à l’action Relancer

2. Sélectionnez les prestataires que vous souhaitez relancer.

3. Vous pouvez éditer le message. Il reprendra par défaut votre précédent email.

4. Cliquez sur Envoyer pour envoyer votre relance.

5. Une nouvelle activité apparaît dans le dossier : "Une relance a été envoyée … ”. Une notification est envoyée aux copropriétaires.

1. Cliquez sur l’icône X pour annuler la demande.

2. Vous pouvez modifier le corps du texte. Il reprendra par défaut votre demande initiale.

3. Cliquez sur Envoyer pour annuler la demande. Le fournisseur recevra un email. Une notification est envoyée aux copropriétaires.

1. Cliquez sur l’icône correspondant à Marquer l’OS comme réalisé.

2. Une nouvelle activité apparaît dans le dossier : ” La prestation a bien été réalisé.” Une notification est envoyée aux copropriétaires.

3. L’OS est marqué comme réalisé dans le tableau de suivi des OS

4. Vous pouvez annuler l’action en cliquant sur Marquer comme non réalisé.

• Contacter le prestataire

  1. Cliquez sur l’icône correspondant au option, puis sur Contacter le prestataire

  2. Éditez votre message et cliquez sur Envoyez.

• Contacter un autre prestataire

  1. Votre prestataire ne vous répond pas, vous pouvez envoyer une autre demande en cliquant sur l’icône correspondant au option, puis sur Contacter un autre prestataire

     Éditez votre message et cliquez sur Envoyez.

Depuis ce tableau, vous pouvez suivre la réalisation de vos ordres de service envoyés, relancer les prestataires ou les marquer comme réalisés.

Depuis le menu Ordres de services dans la navigation principale :

Retrouvez tous les ordres de services envoyés sur votre portefeuille de copropriétés :

• Cliquez sur l’icône correspondant à l’action Relancer

  

• Sélectionnez les prestataires que vous souhaitez relancer.

• Vous pouvez éditer le message. Il reprendra par défaut votre précédent email.

• Cliquez sur Envoyer pour envoyer votre relance.

Une nouvelle activité apparaît dans le dossier : "Une relance a été envoyée … ”. Une notification est envoyée aux copropriétaires.

Vous pouvez voir le nombre de relances réalisées dans le tableau, colonne "Statut" :

• Cliquez sur l’icône correspondant à Marquer l’OS comme réalisé.

Une nouvelle activité apparaît dans le dossier : ” La prestation a bien été réalisée.” Une notification est envoyée aux copropriétaires.

L’OS est marqué comme réalisé dans le tableau de suivi des OS.

ℹ️ Vous pouvez annuler l’action en cliquant sur Marquer comme non réalisé.