Créer, gérer et clôturer des dossiers

Lorsque le gestionnaire est informé d’un nouveau sujet sur sa copropriété, il doit systématiquement créer un dossier afin d’y consigner toutes les informations à sa disposition et si besoin réaliser une première action.

ll existe différentes manières de créer un dossier :

• Sur la page Dossiers de votre immeuble, cliquez en haut sur le bouton Ajouter un dossier

• En cliquant sur la petite icône "+" correspondant à la catégorie du dossier

Un formulaire s’ouvre alors à l’intérieur d’un volet pour renseigner toutes les informations du nouveau dossier :

• Renseignez le nom du dossier :

  ℹ️ Le nom du dossier doit être au maximum explicite et concis. Evitez les majuscules et utilisez le tag "🚨Urgent" au lieu de l’écrire dans le nom du dossier.

• Sélectionnez une catégorie pour le dossier :

  Catégorie de dossiers	Descriptif
  Assemblée générale	- Travaux/projet à voter en assemblée générale - Location de salle - CR réunion CS
  Comptabilité	- Demande de bouclier tarifaire - Information comptable - Courrier envoyé par le comptable - Litige facturation prestataire
  Contrat	- Changement/mise en concurrence d’un prestataire - Appel d’offre pour mise en place d’un nouveau contrat
  Divers	- Changement de code et non interphone - Note d’information encombrants - Autre qui ne concerne aucune catégorie
  Entretien / Réparation	- OS de gestion courante (panne équipement, remplacement bacs, panne électricité…)
  Gardien	- Congés des gardiens - Contrat si remplacement en CDD - Dossier mutuelle - Formation
  Procédures	- Procédures impayés - Procédures suite à des travaux - Procédure contre une entreprise
  Sinistre	- Fuite - Engorgement - Infiltration - Vandalisme - DO
  Travaux	- Remplacement d’équipement - Réfection des toitures, façade, parking - Dossier gros travaux

1. Cliquez sur votre dossier afin de le faire apparaître sur la page latérale.

2. Cochez la case grise ☑️ à côté de l'intitulé de votre dossier.

3. Le dossier est clôturé lorsque case devient verte ✅.

À l’aide du champ de recherche, simplement en saisissant le nom d’un dossier, cela filtre les dossiers pour n’afficher que ceux qui correspondent à la requête.

⚠️ La recherche est sensible à la casse et à l’orthographe des termes tels que rédigés dans les dossiers existants.

Des filtres permettent de moduler l’affichage des dossiers, pour retrouver plus facilement certains dossiers en fonction du besoin :

• le filtre Urgents permet d’afficher uniquement les dossiers urgents

• le filtre Brouillon permet d’afficher les dossiers restés en mode brouillon

• le filtre Sans activité récente permet d’afficher tous les dossiers qui n’ont pas été mis à jour dans les 14 derniers jours

Par défaut, seuls les dossiers ouverts sont affichés, mais il est possible d’afficher tous les dossiers de l’exercice en cours (ouverts et fermés) et aussi de retrouver les dossiers clôturés sur les exercices précédents.

Il est possible de cocher et décocher un dossier ✅ afin de le faire réapparaître dans votre page immeuble.

Il est également possible de trier l’affichage des dossiers par :

• Niveau de priorité (dates de rappel + caractère urgent des dossiers)

• Date de mise à jour

• Date de création

Il est possible de déplacer un dossier d’une catégorie à une autre, facilement en attrapant ce dossier et en le déposant dans une autre colonne (drag & drop).

Un dossier est assigné par défaut à la personne qui l’a créé.

Si cette personne, en général le gestionnaire, souhaite déléguer le traitement du dossier à une autre personne de son équipe, il peut le faire simplement en cliquant sur le bouton d’assignation situé en haut du dossier :

1. Cliquez sur le bouton Assigner

2. Sélectionnez une personne dans la liste des collaborateurs

3. Le dossier est alors assigné à cette personne, qui est notifiée via Lobby

Dès qu’un nouvel élément entre en jeu sur un dossier, le gestionnaire met à jour le dossier Lobby avec une note, éventuellement une pièce jointe etc.

Par exemple, lorsqu’un prestataire communique la date prévue pour son intervention, le gestionnaire précise dans le dossier “Le prestataire X annonce qu’il interviendra le jj mois pour réparer la porte d’entrée”.

1. Cliquez dans le champ libre Ajouter une mise à jour

2. Un encart s’ouvre pour saisir un texte (et ajouter une pièce jointe si besoin)

3. Validez la mise à jour en cliquant sur le bouton Commenter