Trier, typer et gérer les courriers

Lors de l'onboarding de votre cabinet, un dossier Google Drive est créé.

Configurez votre scanner pour que les documents scannés soient automatiquement envoyés dans ce dossier Drive : ils sont alors automatiquement envoyés dans le centre de tri des courriers Lobby.

⚠️ Format PDF

Retrouvez tous vos courriers dans l'onglet Gestion > Courriers

Vous arrivez alors dans le centre de courriers :

Depuis cette vue, vous pourrez trier, qualifier, traiter, rechercher et consulter le statut de vos courriers.

La première étape consiste à trier les courriers dans le centre de courriers, afin de qualifier les courriers et les distribuer aux bonnes personnes dans le cabinet.

1. Accédez à votre centre de tri de courriers

2. Cliquez sur le courrier

3. Sélectionnez le type de courrier : celui-ci sera distribué à la personne la mieux placée pour le traiter (cette personne y accède depuis sa tâche Courriers dans son dashboard).

ℹ️ En cliquant sur le bouton Urgent d’un courrier, la personne à qui est destiné le courrier sera alerté sur son Dashboard 🚨

Il est possible à tout moment de retrouver un courrier qui a été réceptionné par le cabinet, même si celui-ci a été distribué à une autre personne, en utilisant les filtres à disposition.

1. Accéder à la page courrier en cliquant sur Gestion puis Courriers depuis le menu principal.

2. Il est toujours possible de retrouver tous les courriers rattachés à une copropriété, voire même tous les courriers reçus par le cabinet, en utilisant les filtres à disposition :

• Collaborateur

• Date

• Copropriété

• Type

• Statut

• Urgents

Les filtres activés peuvent facilement être supprimés au clic sur la petite croix à l’intérieur des tags, ou en cliquant sur Effacer les filtres.

Si le courrier concerne un dossier en particulier, ou qu’il nécessite de créer un nouveau dossier, la première étape est de sélectionner le dossier.

De cette manière, le courrier sera rattaché au dossier et apparaîtra dans le fil des activités avec le commentaire et la pièce jointe.

Si le dossier n’existe pas encore, il est nécessaire de le créer au préalable via la page Dossiers de la copropriété, puis de le sélectionner dans la liste déroulante.

📖 En savoir plus : Les dossiers

On ne peut pas répondre à un courrier directement depuis la page du courrier. Ainsi, il y a plusieurs manières de faire, selon la nature et l’importance du courrier :

• Rattacher le courrier à un dossier, puis répondre depuis le dossier en utilisant l’action Envoyer un courrier / email

• Télécharger le courrier sur son ordinateur, puis le mettre en pièce jointe d’un mail directement envoyé depuis Front

💡 Certains courriers ne nécessitent pas de réponse, mais doivent être partagés avec d’autres personnes. Il suffit alors d’associer le courrier à un dossier pour en informer les copropriétaires ou bien de le transmettre à un autre service.

Lorsqu’un courrier est traité, il peut être archivé au clic sur le bouton Archiver. Un statut Archivé lui est alors attribué et il disparaît du centre des courriers à traiter.

ℹ️ Il est toujours possible de retrouver des courriers archivés en utilisant les filtres de recherche.

Pour consulter les statuts des courriers envoyés via Merci Facteurs, rendez-vous sur Merci Facteur. Sur Merci Facteur, vous pouvez accéder aux statuts des LRAR / LRE également pour les courriers simples.

Il est aussi possible d’accéder aux statuts des LRAR envoyés via des dossiers.