(#16) Vérifier et compléter les informations

Une fois que toutes les étapes de l’onboarding ont été validées, il est important de compléter Lobby avec le maximum d’informations dont vous disposez sur cette copropriété dès le début, afin de vous faciliter la reprise de la gestion.

Trouvez les contrats dans les archives, puis ajoutez ces contrats dans la page des Contrats.

1. Depuis une copropriété, cliquez sur le menu Contrats pour accéder à la page des Contrats

   

2. Ajoutez tous les contrats en cours sur la copropriété

Voici la liste des documents et informations qu’il est obligatoire selon la loi de renseigner dans la section Contrats :

• Contrat d’assurance d'immeuble

• Contrat de syndic en cours

• Contrats et marchés en cours conclus par le SDC

ℹ️ Les membres du Conseil Syndical peuvent vous aider à compléter ses informations.

1. Depuis une copropriété, cliquez sur le menu Infos pratiques pour accéder à la page des infos pratiques.

   

2. Renseignez un maximum d’informations dans cette page.

3. Ranger les documents de la copropriété à partir des archives :

   • Depuis la page d’une copropriété, rendez-vous dans le menu latéral Archives

   • Recherchez les documents réglementaires (RCP, diagnostics, immatriculation etc.) en cliquant sur le dossier Informations et documents

   • Ouvrez chaque document et associez-le au type de document correspondant

     • Carnet d’entretien

     • Règlement de copropriété

     • Plans

     • Attestation d’immatriculation

     • Diagnostics

   

Voici la liste des documents et informations qui sont obligatoires selon la loi de renseigner dans la section Infos pratiques :

• Règlement de copropriété et ses modificatifs

• État descriptif de division et ses modificatifs

• Carnet d’entretien de l’immeuble

• Diagnostics techniques de l’immeuble en cours de validité (ascenseur, sécurité, etc)

• Contact et horaires renseignés pour le gardien (si applicable)

• Attestation d’immatriculation : Registre de la copropriété avec numéro d’immatriculation et mise à jour du registre à expiration

1. Depuis une copropriété, cliquez sur le menu Archives.

2. Recherchez les PV d’AG en cliquant sur le dossier PV

3. Ouvrez chaque document et associez-le au type de document “Assemblée générale - Procès verbal original”.

Il est obligatoire selon la loi de renseigner dans la section Assemblées Générales : les PV d’AG des 3 dernières années et leurs annexes.

Il s’agit de faire le point avec le CS sur les chantiers importants à venir sur l’année afin de créer les dossiers correspondants dès le début du mandat.

Au départ, la vue Dossiers est vide et doit être complétée avec le CS :