#8 Import des lots et copropriétaires

Cette étape consiste à paramétrer la copropriété dans Lobby avec toutes les informations relatives aux lots et aux copropriétaires.

On récupère ces informations à partir des documents suivants :

• La feuille de présence de la dernière AG

• Le RCP et les modificatifs de RCP

• Si le RCP n’est pas à jour (il arrive que l’ancien syndic n’ait pas correctement traité les modificatifs de RCP ou communiqué les bonnes informations), l’extrait de matrice cadastrale, l’annexe 3 de la dernière convocation ou la liste des lots et clés

1. Allez sur Immeuble > Onboarding, et sur la section Import des lots et copropriétaires

2. Ajoutez la feuille de présence, l’extrait RCP, les documents annexes (optionnel) et la liste des clés de répartition dans les zones prévues.

   ⚠️ Assurez-vous que la liste des clés de répartition comprend toutes les clés séparées par une virgule et en commençant par la clé principale.

   

3. Une fois les documents ajoutés par le gestionnaire, le comptable reçoit une notification lui indiquant d'aller vérifier et retranscrire les documents.

4. Le comptable peut alors commencer la tâche de vérification et de retranscription.

   

Une fois les documents importés, cliquez sur bouton Générer le spreadsheet afin de commencer le travail de complétion :

🤓 Comment Compléter le spreadsheet d’import des lots ?

1. Dès réception de la notification, le gestionnaire peut aller lancer l’import des lots via la page d’onboarding

2. Cliquez sur le bouton Importer maintenant

3. Les données du spreadsheet sont importées dans Lobby et l’étape passe au statut Fait

ℹ️ La validation de cette étape permet de débloquer la diffusion du PV d’AG et l’envoi des kits de bienvenue aux copropriétaires.

💡 Une fois les lots importés dans Lobby, vous pouvez envoyer les PV d’AG et les kits de bienvenue aux copropriétaires. Vous pouvez également démarrer l’import de la comptabilité.

Pour regrouper des lots sur un même compte copropriétaire, ou séparer des lots sur des comptes copropriétaires distincts, il est possible d’utiliser la fonctionnalité “Mutation virtuelle” accessible dans la page d’une mutation, qui se présente sous la forme d’une case à cocher.