Consulter, organiser et importer des archives

La page Lobby Archives permet de consulter et d’organiser l’ensemble des documents qui ont été numérisés lors de l’onboarding de la copropriété.

Pour retrouver un document d’archives, rendez-vous sur la page Archives de la copropriété.

Tous les documents récupérés auprès de l’ancien syndic, puis numérisés, sont stockés dans cette page :

1. Cliquez sur Archives dans le menu latéral de la copropriété

2. Tapez le type de document recherché ou un mot-clé dans la barre de recherche

3. Vous pouvez également utiliser les filtres de recherche (à côté de la barre de recherche) pour filtrer les résultats : Type, Boîtes

4. Tous les documents qui contiennent la requête remontent dans les résultats (avec les termes surlignés en jaune)

ℹ️ La recherche d’un document dans les archives est facilitée grâce à une intelligence artificiel qui scanne l’ensemble des documents et remonte tous ceux qui contiennent le terme recherché dans leur titre ou leur contenu.

Une fois toutes les archives numérisées et disponibles dans Lobby, il s’agit de retrouver les documents importants pour la gestion courante et de les envoyer aux bons emplacements dans Lobby, afin d’y avoir accès plus facilement :

1. Cliquez sur Archives dans le menu latéral de la copropriété

2. Recherchez un document en utilisant la barre de recherche

3. Ouvrez le document

4. Renommez le document si besoin via le champ Nom du document

   

5. Définissez le type de document :

   Selon le type de document choisi, d’autres actions sont proposées pour pouvoir ranger le document au bon emplacement dans Lobby.

   • Dossier
     Sélectionnez le dossier ou créez un nouveau dossier

   • Contrat
     Sélectionnez un contrat existant ou créez un nouveau contrat

   • Assemblée générale
     Sélectionnez l’AG ou créer une nouvelle AG

   • Assemblée générale - PV original
     Sélectionnez l’AG ou créez une nouvelle AG (le document est envoyé dans la section Procès-verbal de l’AG)

   • Assemblée générale - Annexes au PV
     Sélectionnez l’AG ou créez une nouvelle AG (le document est envoyé dans la section Procès-verbal de l’AG)

   • Diagnostics
     Le document est rangé dans la page Infos pratiques (section Diagnostics).

   • Plans
     Le document est rangé dans la page Infos pratiques (section Plans).

   • Immatriculation
     Le document est rangé dans la page Infos pratiques (section Immatriculation).

   • Règlement de copropriété
     Le document est rangé dans la page Infos pratiques (section RCP).

   • Documents techniques
     Le document est rangé dans la page Infos pratiques.

     

6. Cliquez sur Enregistrer

ℹ️ Les documents qui doivent être classés en priorité sont les PV des dernières AG, les diagnostics, la fiche synthétique, le RCP etc.

Il est possible d’importer des documents dans les archives, même après l’onboarding :

1. Rangez les archives à importer dans un dossier sur votre ordinateur et compressez-le au format ZIP

2. Cliquez sur le bouton Importer une archive. Cela ouvre un formulaire à renseigner pour envoyer les documents à importer.

3. Remplissez le formulaire et sélectionnez votre dossier ZIP

• Tous les documents sont stockés directement sur Lobby. Les documents sur le drive ne sont que les Google Docs comme les courriers envoyés depuis les dossiers ou les états datés.

• Les cabinets peuvent exporter tous les documents stockés sur Lobby lors de l'offboarding de la copropriété (ça génère un ZIP bien rangé).

• Les preuves de LRAR / LRE sont stockées par Merci Facteur (ils peuvent être récupérés unitairement sur Lobby)

• Les dossiers (et documents rattachés) sont inclus dans l'export de l'offboarding.