Envoyer les PV d’AG

Le procès-verbal d'assemblée générale est généré à la clôture de l'AG, avant d'être signé et envoyé aux copropriétaires.

À la fin de l’assemblée générale, le procès-verbal se génère simplement.

Sur l'écran de clôture :

• Indiquez l’heure de fin de l'AG

• Cliquez sur le bouton Terminer

Votre PV d’AG est alors automatiquement généré ! 🥳

ℹ️ Pour générer un PV d’AG dans le mode “Votes par correspondance”, assurez-vous d'abord que tous les votes ont bien été saisis en cliquant sur le bouton Play pour lancer l’AG et voter toutes les résolutions.

Dans la page Procès-Verbal de l'assemblée générale, retrouvez les documents créés automatiquement à la suite de l’AG :

• Procès-verbal

• Feuille de présence complétée

• Attestation de non-recours

Vous aurez également la possibilité d'ajouter des annexes.

Les votes qui s'affichent dans le PV d'AG sont uniquement ceux à l'inverse du résultat du vote de la résolution et les abstentions. Par exemple, si une résolution est rejetée, seuls les votes "Pour" et les abstentions s'affichent dans le PV.

Vous pouvez ajouter des annexes supplémentaires dans la section "Annexes", les documents téléchargés seront automatiquement joints au PV de l'AG.

⚠️ On ne peut ajouter qu'un seul PDF en annexe. Vous devez fusionner vos documents en un seul PDF, puis l'ajouter ensuite sur Lobby (par exemple avec cet outil en ligne).

L’attestation est générée automatiquement, en même temps que le PV.

ℹ️ L’attestation de non-recours permet d’indiquer lorsque les décisions d’AG ne peuvent plus être contestées.

Un recours peut être formulé par un copropriétaire 2 mois après la notification du PV, cf. https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F35288

De ce fait, nous prenons la date d'envoi du PV + 2 mois + 1 semaine (pour le délai de réception).

⚠️ La zone prévue pour ajouter la feuille de présence signée est pré-remplie avec la feuille de présence vierge actuellement ; il est nécessaire de supprimer ce document pour le remplacer par celui signé.

Une fois le PV d’AG généré, vous avez toujours la possibilité de le modifier si vous avez oublié des informations ou fait des erreurs.

Pour cela, vous devez revenir sur la page d’accueil de l’AG et cliquer sur le bouton Rouvrir l’AG. Puis cliquez sur Continuer l’AG, revenez sur la ou les résolution(s) que vous souhaitez modifier, et enregistrez vos modifications.

ℹ️ Un message d’alerte s’affiche chaque fois que vous modifiez une résolution pour prévenir que cela risque de rendre votre AG caduque. Vous pouvez ignorer ce message.

Enfin, revenez sur l’écran de fin de votre AG pour générer à nouveau le PV, qui se met alors à jour dans la page Procès-verbal.

Une fois le procès-verbal d’AG généré, vous devez le faire signer par le président, le secrétaire et les scrutateurs de l’AG (via une signature électronique) :

• Renseignez les contacts des personnes

• Cliquez sur le bouton Demander la signature électronique

Vous pouvez ajouter un deuxième scrutateur.

Le document à signer est alors envoyé aux personnes concernées via Yousign ! 🥳

Les personnes concernées recevront 2 relances de signature sur 2 semaines uniquement.

ℹ️ La signature électronique garantit l'intégralité des documents, les paraphes ne sont pas nécessaires, cf. cet article.

⚠️ Vérifiez que les noms des contacts sont correctement renseignés et qu’ils ne comportent pas de caractères spéciaux et ; sinon cela pourra poser problème pour l’envoi des documents via Yousign.

Dès que ces personnes ont signé le PV, celui-ci revient signé dans Lobby et il est alors possible de l’envoyer à tous les copropriétaires.

⚠️ Il n’est pas possible de modifier un signataire lorsque la demande de signature a été envoyée. Vous êtes obligés d’annuler la signature, de modifier les signataires puis de renvoyer une nouvelle demande de signature.

ℹ️ Si vos interlocuteurs ne sont pas à l’aise de signer en ligne via Yousign, vous pouvez annuler la signature électronique, puis ajouter un document directement dans Lobby (en cliquant sur le lien Ajouter un document signé).

Dans la section "Envoi du procès-verbal” de la page Procès-verbal, cliquez sur le bouton Envoyer les PV d'AG.

Le PV d’AG est alors envoyé à tous les copropriétaires :

• Par courrier recommandé LRAR / LRE, à ceux qui n’étaient pas présents à l’AG (défaillant) ou qui ont voté contre des résolutions adoptées à la majorité (opposant)

• Par courrier / email simple, pour les autres copropriétaires

ℹ️ L’envoi par voie postale ou par voie électronique dépend des préférences de communication définies par chaque utilisateur dans son compte.

Si vous voulez envoyer le PV à certains copropriétaires par courrier simple / email et d'autres par courrier recommandé, vous devrez réaliser deux envois distincts en sélectionnant les copropriétaires concernés à chaque fois.

Si une AG n’a pas été tenue sur Lobby, vous pouvez passer par un dossier et utiliser la fonctionnalité “Envoi de courrier” pour envoyer le PV :

• Créez un dossier ou allez sur un dossier existant

• Cliquez sur Réaliser une action et sélectionnez Envoyer un courrier / email

• Sélectionnez le mode d'envoi du courrier, le ou les copropriétaires concernés, et ajoutez votre courrier.

• Cliquez sur le bouton Publier / Envoyer

ℹ️ Vous pouvez le faire en plusieurs fois depuis le même dossier (en faisant plusieurs envois) si jamais vous avez besoin d'envoyer le PV par recommandé à certains copropriétaires et par courrier simple / email à d'autres.

Une fois les PV d'AG envoyés, la liste des courriers s'affichent dans la section "Courriers" de la page Procès-Verbal avec un statut d'envoi pour chaque courrier.

Vous obtenez plus de détail sur le suivi de l'envoi au survol du tag "Envoyé".

Envoi du PV par email simple :

Envoi du PV par LRE :

Envoi du PV par LRAR :

ℹ️ Pour les PV envoyés par LRAR/LRE, vous pouvez télécharger une preuve d'envoi du recommandé, simplement en cliquant sur le tag "Envoyé".

Il n’est pas possible de modifier un signataire lorsque la demande de signature a été envoyée, vous êtes obligés d’annuler la signature et de renvoyer une nouvelle demande de signature.

Si vos interlocuteurs ne sont pas à l’aise de signer un document en ligne, vous pouvez annuler la signature électronique et ajouter un document scanné et signé directement dans Lobby (en cliquant sur le lien Ajouter un document signé).

Les adresses email disponibles pour la signature électronique du PV (et du contrat) correspondent à ceux renseignés sur les contacts des copropriétaires.

Vous devez au préalable créer un nouveau contact sur le compte du copropriétaire concerné avec une adresse mail, pour pouvoir ensuite le sélectionner comme destinataire pour signature électronique du document.

Courrier simple : copropriétaire présent / représenté et non-opposant.

LRAR :

• Le copropriétaire est absent

• Le copropriétaire est défaillant ou s'est abstenu sur au moins une résolution

• Le copropriétaire s'est opposé au vote de la résolution (ex : Il a voté POUR et la résolution a été rejetée, ou il a voté CONTRE et la résolution a été approuvée)

Note : Si la résolution fait l'objet d'un second vote (passerelle 25.1 et 26.1), si le copropriétaire a voté POUR en premier vote, alors il est considéré comme opposant lors de ce vote, même si elle est Acceptée en second vote.

Il faut annuler la signature du document sur Lobby et relancer une nouvelle signature sans cette personne.

Il faut donc prévenir ceux qui ont signé qu'il va falloir re-signer.

Il faut cliquer sur "Continuer le vote", puis soit valider le vote, soit l'annuler.

Il faut faire ça pour toutes les résolutions marquées comme "Vote en cours" avant de pouvoir reprendre.

⚠️ vérifiez que les tantièmes du lot du copropriétaire concerné sont bien rattachés à la clé qui à été appelée sur la résolution votée où se situe l'erreur.

Vous pouvez le vérifier en cliquant sur la résolution de votre AG, ex.

Et faire le comparatif avec votre RCP en vigueur (prendre la dernière modification, si modification il y a eu).

Dans notre exemple, une modification RCP a été effectuée et la nouvelle clé s'appelle "Nouvelle charges des services[...]"

Les copropriétaires sont marqués "opposants" lors du 1er vote de la résolution, car le vote initial n'a pas obtenu la majorité absolue requise.

Exemple : article 25 - techniquement ils sont considérés comme "opposants" car la résolution n'a pas passé le 1er vote. Mais comme il y a bien eu 1/3 des voix, la résolution repasse sous le vote de l'article 24.

Vous devez cliquer ici, puis sur "supprimer" et vous pourrez effectuer vos éventuelles modifications dans votre AG et relancer la signature.